Formular zur Anforderung von Softwareverbesserungen

Anfrageformulare sind unverzichtbare Tools, um Informationen zu sammeln und zu organisieren, wenn jemand etwas benötigt — sei es eine Dienstleistung, eine Ressource, eine Genehmigung oder Support. Sie optimieren den Prozess der Einreichung und Verwaltung von Anfragen in einer Vielzahl von Szenarien, z. B. bei Geräteanfragen, Wartungsanfragen, Urlaubsanträgen, Anfragen an den IT-Support, Bestellaufträgen, Raumreservierungen und vielem mehr. Durch die Bereitstellung einer standardisierten Methode zur Erfassung aller erforderlichen Details tragen sie dazu bei, dass alle Anfragen klar, nachvollziehbar und umsetzbar sind. Dadurch werden Missverständnisse und Verzögerungen reduziert.

Mit Jotform erstellen, passen und stellen Sie Anfrageformulare mühelos bereit — ganz ohne Programmierkenntnisse. Der Drag-and-Drop-Formulargenerator ermöglicht es Ihnen, Felder hinzuzufügen, bedingte Logik einzurichten, Zahlungsportale zu integrieren und Benachrichtigungen zu automatisieren. Alle Antworten werden automatisch in Jotform Tabellen organisiert, sodass Sie Anfragen leicht nachverfolgen, verwalten und effizient beantworten können. Ob Unternehmen, Schule, gemeinnützige Organisation oder Behörde — mit den Anfrageformularen von Jotform erfassen und bearbeiten Sie Anfragen problemlos.

Anwendungsfälle von Antragsformularen

Anfrageformulare sind äußerst vielseitig und können an eine Vielzahl organisatorischer Anforderungen angepasst werden. Sie lösen das Problem inkonsistenter oder unvollständiger Anfragen, indem sie die erfassten Informationen standardisieren und dafür sorgen, dass jede Antwort die für eine prompte Bearbeitung erforderlichen Details enthält. So können Anfrageformulare verwendet und angepasst werden:

1. Mögliche Anwendungsfälle:

• Ausstattungs- oder Materialanfragen in Büros, Schulen oder Krankenhäusern
• Wartungs- oder Reparaturanfragen für Einrichtungen oder IT-Systeme
• Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge für Mitarbeiter
• Kauf- oder Beschaffungsanfragen für Waren und Dienstleistungen
• Raum- oder Einrichtungsreservierungen für Meetings oder Veranstaltungen
• Serviceanfragen für Kundenbetreuung oder technische Unterstützung
• Inhalts- oder Kreativanfragen in Marketing-Teams

2. Lösungsansätze:

• Stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen von Anfang an erfasst werden und reduziert so die Kommunikation hin und her
• Zentralisiert die Anfragenverfolgung und -verwaltung für eine bessere Organisation
• Automatisiert Benachrichtigungen und Genehmigungen für schnellere Reaktionszeiten
• Bietet einen transparenten Audit-Trail für Verantwortlichkeit und Berichterstattung

3. Mögliche Anwender und Nutzer:

• HR-Manager, Büroadministratoren, IT-Abteilungen, Facility Manager, Lehrkräfte, Eventkoordinatoren und Kundenservice-Teams
• Mitarbeiter, Studenten, Kunden oder externe Partner, die Anfragen einreichen

4. Unterschiede in der Erstellung:

• Inhalt und Felder variieren je nach Anwendungsfall: Ein Formular für Ausrüstungsanfragen kann Artikeldetails und Begründung enthalten, während ein Wartungsanfrageformular Standort und Problembeschreibung erfordern kann
• Einige Formulare erfordern möglicherweise Datei-Uploads (z.B. Fotos eines beschädigten Artikels), während andere Genehmigungsprozesse oder Zahlungsintegration benötigen
• Bedingte Logik kann verwendet werden, um Felder basierend auf der ausgewählten Anfrageform ein- oder auszublenden

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Antragsformulare an jedes Szenario angepasst werden können, bei dem strukturierte Informationen zur Bearbeitung einer Anfrage benötigt werden, was sie für effiziente Abläufe unverzichtbar macht.

Wie man ein Antragsformular erstellt

Das Erstellen eines Antragsformulars mit Jotform ist ein unkomplizierter Prozess, der sich für jedes Szenario anpassen lässt - von Materialanfragen bis hin zu Raumbuchungen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines effektiven Antragsformulars, das alle notwendigen Informationen erfasst und Ihren Workflow optimiert:

1. Definieren Sie Ihren Anwendungsfall und Ihre Anforderungen

• Identifizieren Sie die Art der Anfrage, die Sie verwalten möchten (z. B. IT-Support, Bestellauftrag, Abwesenheitsantrag).
• Listen Sie die Informationen auf, die Sie sammeln müssen, wie Antragstellerdaten, Beschreibung der Anfrage, Prioritätsstufe, Begleitdokumente und Genehmigungsunterschriften.

2. Beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Formulars

• Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf Ihrer Seite „Mein Workspace“ auf „Erstellen“.
• Entscheiden Sie sich für einen Neustart oder wählen Sie eine passende Vorlage aus der Jotform-Bibliothek mit über 10.000 Formularen.
• Wählen Sie Ihr bevorzugtes Layout: Klassisches Formular (alle Fragen auf einer Seite) oder Kartenformular (eine Frage pro Seite).

3. Hinzufügen und Anpassen von Formularfeldern

• Verwenden Sie den Drag & Drop Formulargenerator, um wichtige Felder hinzuzufügen:
• Name, E-Mail und Kontaktinformationen
• Anfragetyp (Dropdown oder Multiple Choice)
• Detaillierte Beschreibung oder Begründung
• Datums- und Zeitauswahl (für Terminplanung oder Fristen)
• Datei-Upload (für unterstützende Dokumente oder Bilder)
• Prioritäts- oder Dringlichkeitsstufe
• Verwenden Sie bedingte Logik, um Felder basierend auf der Anfragetyp oder Benutzerantworten ein- oder auszublenden.
• Für Anfragen, die eine Zahlung erfordern (z. B. Einrichtungsbuchungen), integrieren Sie ein Zahlungsportal wie PayPal oder Stripe.

4. Personalisieren Sie das Formulardesign

• Klicken Sie auf das Symbol Farbroller, um den Formulardesigner zu öffnen.
• Passen Sie Farben, Schriftarten und Layout an das Branding Ihrer Organisation an.
• Fügen Sie Ihr Logo hinzu und passen Sie die URL des Formulars an, um ihm einen professionellen Touch zu verleihen.

5. Benachrichtigungen und Genehmigungen einrichten

• Konfigurieren Sie im Einstellungsmenü E-Mail-Benachrichtigungen, um die entsprechenden Teammitglieder bei neuen Anfragen zu informieren.
• Richten Sie Autoresponder-E-Mails ein, um dem Antragsteller den Empfang zu bestätigen.
• Nutzen Sie für mehrstufige Genehmigungen die Workflow-Funktionen von Jotform, um Anfragen an Manager oder Vorgesetzte weiterzuleiten.

6. Veröffentlichen und Teilen Ihres Formulars

• Klicken Sie auf "Veröffentlichen", um einen teilbaren Link zu erhalten oder das Formular auf Ihrer Website oder Ihrem Intranet einzubetten.
• Teilen Sie das Formular per E-Mail, Social Media oder QR Code, um Ihre Zielgruppe zu erreichen.

7. Testen und Verwalten von Antworten

• Überprüfen und testen Sie Ihr Formular, um sicherzustellen, dass alle Felder und Workflows wie vorgesehen funktionieren.
• Überwachen Sie eingehende Anfragen in Jotform Tabellen, wo Sie den Status jeder Antwort sortieren, filtern und verfolgen können.
• Verwenden Sie die erweiterte Suche und Filterung, um große Mengen an Anfragen effizient zu verwalten.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie ein Antragsformular erstellen, das nicht nur alle erforderlichen Informationen sammelt, sondern auch Ihren Antragsverwaltungsprozess automatisiert und organisiert, wodurch Sie Zeit sparen und Fehler reduzieren.