Templates für Exit-Interviews

Vorlagen für Kündigungsgespräche sind strukturierte Formulare, mit denen Feedback von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, gesammelt werden kann. Mithilfe dieser Vorlagen können Personalabteilungen und Führungskräfte die Gründe für das Ausscheiden eines Mitarbeiters verstehen, Einblicke in die Arbeitskultur gewinnen, Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und einen reibungslosen Übergang gewährleisten. In Kündigungsgesprächen können Themen wie Arbeitszufriedenheit, Managementeffektivität, das Arbeitsumfeld und Vorschläge für das Unternehmenswachstum besprochen werden. Durch die Standardisierung des Prozesses für Kündigungsgespräche können Unternehmen Trends systematisch analysieren, wiederkehrende Probleme angehen und letztendlich die Mitarbeiterbindung und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz verbessern.

Mit Jotform können Benutzer ganz einfach auf eine große Auswahl an Austrittsbefragungsvorlagen zugreifen und diese an die individuellen Bedürfnisse ihrer Organisation anpassen. Der intuitive Drag-and-Drop Formulargenerator von Jotform ermöglicht es HR-Fachleuten, Fragen anzupassen, Branding hinzuzufügen und die Integration mit anderen Tools für eine nahtlose Datenerfassung und -analyse vorzunehmen. Der No-Code-Ansatz der Plattform bedeutet, dass jeder in wenigen Minuten Austrittsbefragungen erstellen, ändern und einsetzen kann, was einen einheitlichen und effizienten Prozess gewährleistet. Automatische Datenspeicherung, Echtzeit-Benachrichtigungen und erweiterte Filterfunktionen machen es einfach, Feedback zu verwalten und zu überprüfen, sodass Organisationen fundierte Entscheidungen auf Basis verwertbarer Erkenntnisse treffen können.

Anwendungsfälle von Austrittsbefragungs-Vorlagen

Vorlagen für Kündigungsgespräche lassen sich an verschiedene Szenarien und organisatorische Anforderungen anpassen. Im Folgenden erfahren Sie, wie sie eingesetzt werden können, wer sie verwenden könnte und wie sich ihr Inhalt unterscheiden kann.

1. Mögliche Anwendungsfälle:

• Standardisierte Austrittsgespräche für Vollzeitmitarbeiter
• Austrittsgespräche für Praktikanten, Auftragnehmer oder Zeitarbeitskräfte
• Abteilungsspezifische Austrittsgespräche (z.B. Vertrieb, IT, Kundenservice)
• Fernbefragungen oder Austrittsgespräche für Mitarbeiter, die aufgrund von Umzug oder Änderungen der Remote-Arbeit kündigen
• Austrittsbefragungen mit Fokus auf bestimmte Themen wie Unternehmenskultur oder Führungskräftefeedback

2. Lösungsansätze:

• Identifizierung von Mustern in der Mitarbeiterfluktuation
• Aufdeckung von Arbeitsplatzproblemen oder Managementherausforderungen
• Verbesserung von Onboarding- und Mitarbeiterbindungsstrategien
• Gewährleistung der Compliance und ordnungsgemäßen Dokumentation während des Offboardings
• Wissenstransfer und Übergangsplanung erleichtern

3. Mögliche Anwender und Nutzer:

• HR-Manager und HR-Abteilungen
• Teamleiter und Abteilungsleiter
• Organisationsentwicklungsspezialisten
• Kleinunternehmer
• Externe HR-Berater

4. Unterschiede in der Erstellung:

• Inhalt und Felder können je nach Position, Abteilung oder Kündigungsgrund des Mitarbeiters variieren
• Vorlagen für Praktikanten können sich auf Lernerfahrungen konzentrieren, während die für leitende Mitarbeiter Führungsfeedback beinhalten können
• Fernaustrittsgespräche könnten Fragen zu virtuellen Kollaborationstools und Richtlinien für Remote-Arbeit beinhalten
• Einige Formulare können zusätzliche Vertraulichkeitsvereinbarungen oder rechtliche Hinweise erfordern

Zusammenfassend bieten Austrittsbefragungs-Vorlagen die Flexibilität, verschiedene Offboarding-Szenarien zu behandeln, sodass Organisationen relevantes Feedback sammeln und eine positive Arbeitgebermarke aufrechterhalten können.

Wie man eine Vorlage für Austrittsbefragungen erstellt

Die Erstellung einer effektiven Austrittsbefragungsvorlage mit Jotform stellt sicher, dass Sie wertvolles Feedback sammeln und gleichzeitig ausscheidenden Mitarbeitern eine professionelle und reibungslose Erfahrung bieten. Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung zum Aufbau und zur Verwaltung Ihres Austrittsbefragungsprozesses mit Jotform, zugeschnitten auf die spezifischen Anforderungen und Szenarien Ihrer Organisation:

1. Beginnen Sie mit der richtigen Vorlage oder von Grund auf neu:

• Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf Ihrer Seite „Mein Workspace“ auf „Erstellen“.
• Wählen Sie "Formular" und entscheiden Sie sich entweder für eine vorgefertigte Austrittsbefragung aus der umfangreichen Jotform Bibliothek oder beginnen Sie ganz neu.
• Entscheiden Sie sich für das Layout: Klassisches Formular (alle Fragen auf einer Seite) für eine umfassende Übersicht oder Kartenformular (eine Frage pro Seite) für ein geführtes, dialogorientiertes Erlebnis.

2. Passen Sie das Formular für Ihren Anwendungsfall an:

• Fügen Sie das Logo Ihrer Organisation hinzu und aktualisieren Sie den Formulartitel, um das spezifische Exit-Interview-Szenario widerzuspiegeln (z. B. „Exit-Interview der Vertriebsabteilung" oder „Exit-Umfrage für Remote-Mitarbeiter").
• Nutzen Sie den Drag-and-Drop Formulargenerator, um Felder hinzuzufügen oder zu ändern. Häufig verwendete Felder sind:
• Name und Position des Mitarbeiters
• Abteilung und Manager
• Kündigungsgrund (Mehrfachauswahl oder Freitext)
• Mitarbeiterzufriedenheitsbewertungen
• Feedback zu Management und Unternehmenskultur
• Verbesserungsvorschläge
• Abschließende Anmerkungen und Kontaktdaten
• Fügen Sie für spezielle Anwendungsfälle Felder hinzu, die für die Rolle des Mitarbeiters oder den Grund des Ausscheidens relevant sind (z. B. Fragen zu Remote-Work-Tools, Projektübergabe oder Schulungserfahrungen).

3. Verbessern Sie das Formular mit Widgets und Integrationen:

• Fügen Sie Widgets wie Bewertungsskalen, Langtextfelder oder E-Signaturfelder für Vertraulichkeitsvereinbarungen hinzu.
• Integrieren Sie HR-Management-Tools, Cloud-Speicher oder E-Mail-Plattformen, um die Datenerfassung und das Follow-up zu automatisieren.

4. Benachrichtigungen und Datenverwaltung einrichten:

• Konfigurieren Sie automatische Antwort-E-Mails, um dem ausscheidenden Mitarbeiter den Erhalt des Austrittsgespräches zu bestätigen.
• Richten Sie Benachrichtigungs-E-Mails für HR oder zuständige Manager ein, um Einsendungen zeitnah zu prüfen.
• Nutzen Sie Jotform Tabellen, um Antworten zu organisieren, zu filtern und zu analysieren und daraus umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen.

5. Veröffentlichen und teilen Sie das Formular:

• Klicken Sie auf "Veröffentlichen" und teilen Sie den Formularlink per E-Mail, über interne HR-Portale oder als direkte Nachricht.
• Stellen Sie für Remote- oder Außendienstmitarbeiter sicher, dass das Formular mobilfreundlich und von jedem Gerät aus zugänglich ist.

6. Testen und optimieren:

• Sehen Sie sich das Formular in der Vorschau an und senden Sie einen Testeintrag, um sicherzustellen, dass alle Felder korrekt funktionieren und Benachrichtigungen empfangen werden.
• Passen Sie die Fragen oder Einstellungen basierend auf dem Feedback der Personalabteilung oder kürzlich ausgeschiedener Mitarbeiter an.

Mit diesen Schritten können Sie eine maßgeschneiderte Vorlage für Austrittsbefragungen erstellen, die den Offboarding-Prozess optimiert, aussagekräftiges Feedback erfasst und die kontinuierliche Verbesserung der Organisation unterstützt.