What is a time-off request form?

Online time-off request forms allow employees to submit their requests to take time off of work electronically. These forms consolidate all the necessary information for human resources (HR) to approve or deny a time-off request onto one form, eliminating the need for back-and-forth communication. Electronic time-off request forms offer employees and HR a quick and easy way to streamline the PTO process while still tracking each request. These forms allow employees to submit requests easily, accurately, and in a timely manner, and they open up communication between HR, management, and employees.

Why do employees need to use a time-off request form?

Employees use time-off request forms to create an official record of their requests. When employees take time off, it often impacts their teammates as well as timelines and workflows. Giving employees the ability to submit a formal request helps HR track requests and update payroll, scheduling, and resource allocation information accordingly. These forms also eliminate word-of-mouth agreements that lead to misunderstandings or miscommunication by formalizing and documenting each request. Having a trackable form helps HR calculate the remaining time off an employee has — keeping both employees and managers informed and accountable.

What are the key components of a time-off request form?

Every time-off request form requires some key components to ensure accuracy and consistency. Most time-off request forms include the following fields: Employee name Employee contact information (e.g., email, phone number) Requested days/hours off Total number of hours off requested Reason for request Request type (e.g., PTO, sick time, jury duty, etc.) Approval/denial date Approval/denial checkboxes Signature box The main purpose of time-off requests is to keep track of how many work hours an employee will be off work. However, including these key details also allows HR and management to make informed decisions on whether to approve such a request.

Who should use a time-off request form?

Time-off request forms are useful for anyone working for a business or organization and needs time away from work. These forms apply to any time-off request, regardless of the individual’s position. Even the CEO of a company should submit an official time-off request for tracking and scheduling purposes. In a business, the key users of these forms include Employees who are requesting time off Managers who need to approve the requests HR team members These categories will overlap if an HR employee or manager requests time off. Essentially, anyone who needs time off should use one of these request forms.

What types of information should employees include in a time-off request form?

Filling out all the required information on your time-off request form is crucial for ensuring your manager and HR department have an accurate understanding of your time off. But the most important information revolves around the exact details of your leave, specifically How long you plan to be gone (days, hours, etc.) What type of time-off request you’re submitting Why you need the time off Your employee information, potentially including your department and your manager’s name This information will alert HR and your manager(s) to the urgency of your request and the exact details of your absence. This allows your team to adjust schedules, resources, and workflows to accommodate your time off.

How do you respectfully request time off?

Respectfully asking for time off involves considering the impact of your absence on your team. Be sure to do the following to ensure your time-off request doesn’t create any frustration: Check your company calendar to ensure you’re not leaving your team without the help they need. Consider providing a plan for how you’ll set your team up for success before you leave or provide reassurance that everything will be taken care of, preventing any disruption of workflows. Ask, don’t tell. Don’t seem forceful in your request. You’re asking others to accommodate your schedule, so be considerate of how it will impact them. Ask early, not last minute. Loop your manager in earlier to make sure your request doesn’t catch them off guard. The more lead time you give your team, the more likely your manager will accept your request. Make sure your request aligns with your company’s time-off policy. Ensure you have enough available PTO, rather than asking to borrow time. Taking these points into consideration will set you up for success and ensure others will view your request as respectful and reasonable.

Formulare für Urlaubsanträge

4 Vorlagen

Urlaubsantragsformular Für Mitarbeiter

Ein Urlaubsantragsformular für Mitarbeiter wird von Unternehmen verwendet, um die Angaben zu Urlaubsanträgen von Mitarbeitern zu erfassen. Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen klein oder groß ist oder irgendwo dazwischen liegt, verwenden Sie ein Urlaubsantragsformular, um die Urlaubsdaten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen - wir haben sprach- und länderspezifische Vorlagen, die Ihren Anforderungen entsprechen! Passen Sie die Fragen einfach an und verwenden Sie die mobile App, um die Antworten sofort zu erfassen und zu verfolgen - und wenn Sie die Daten sicher aufbewahren möchten, bietet Jotform die Einhaltung des HIPAA.Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter das Formular direkt über ihr mobiles Gerät ausfüllen, laden Sie die kostenlose Jotform Mobile Formulare App herunter. Sie können sogar den Formulargenerator verwenden, um das Urlaubsantragsformular an Ihr Corporate Branding anzupassen. Integrieren Sie die erfassten Antworten in Ihre anderen Konten - wir haben mehr als 100 Apps zur Auswahl - und verfolgen Sie die Abgänge Ihrer Mitarbeiter ganz einfach online.

Formulare für Urlaubsanträge

Formular Für Freizeitausgleich

Das Urlaubsantragsformular ermöglicht es, die Urlaubsanträge von Mitarbeitern täglich zu verfolgen, wo die Mitarbeiter ihre Kontaktinformationen, das Start- und Enddatum ihres Urlaubs, Zeitintervallinformationen und gegebenenfalls weitere Kommentare eingeben. Sie können diese Vorlage als Grundlage verwenden und Ihr eigenes Formular mit vielen weiteren anpassbaren Tools und Widgets erstellen.

Formulare für Urlaubsanträge

Formular Für Den Urlaub Beim Militär

Ein Formular für den Urlaub beim Militär ist ein Dokument, das vom Arbeitnehmer verwendet wird, wenn er einen Urlaub beantragt. Bei der Beantragung von Urlaub muss der Arbeitnehmer keinen Brief verfassen, sondern kann einfach dieses Formular ausfüllen.Dieses Formular für den Urlaub beim Militär enthält Formularfelder, in denen nach dem Namen des Mitarbeiters, seinem Titel oder Rang, seiner Abteilung, seiner Personalnummer, der Anzahl der Dienstjahre beim Militär und seinen Kontaktdaten gefragt wird. Außerdem wird nach der Anzahl der Tage, an denen der Mitarbeiter beurlaubt sein wird, sowie nach dem Anfangs- und Enddatum gefragt. Dieses Formular verfügt über ein Feld zum Hochladen von Dateien, in das der Mitarbeiter ein Dokument als Nachweis hochladen kann, z. B. ein ärztliches Attest, eine Teilnahmebescheinigung und vieles mehr. Dieses Formular erfasst die digitale Unterschrift des Mitarbeiters und des Genehmigers mit Hilfe von Jotform Signatur. Geben Sie Anweisungen oder Erinnerungen, indem Sie das Absatz-Tool verwenden, das statische Inhalte anzeigt.

Formulare für Urlaubsanträge

Formular Zur Beantragung Von Minusstunden

Mit dem Formular zur Beantragung von Minusstunden können Ihre Mitarbeiter eine Freistellung von der Arbeit beantragen. Mit dem Antragsformular für Minusstunden erhalten Sie die Details zu den Minusstundenanträgen Ihrer Mitarbeiter. Ganz gleich, ob Sie ein Büro oder eine Fabrik leiten, mit dem Antragsformular für Minusstunden können Ihre Mitarbeiter auf sichere und bequeme Weise Freizeit beantragen. Sie können es sogar so einrichten, dass genehmigte Anträge direkt in Ihren Kalender übernommen werden! Sie können dieses Formular in Sekundenschnelle einbetten und loslegen.Mit unserem kostenlosen Online-Formular für die Beantragung von Minusstunden können Sie ganz einfach Ihr Firmenlogo hinzufügen oder Schriftarten und Farben ändern, um es an Ihre Marke anzupassen. Wenn Sie zusätzliche Informationen erfassen möchten, fügen Sie dem Formular weitere Felder hinzu. Und wenn Sie das Formular auf Ihrem Handy oder Tablet verwenden möchten, nutzen Sie Jotform Mobile Formulare, um auch unterwegs Antworten zu erfassen! Wenn Sie das Formular selbst gestalten möchten, verwenden Sie unseren kostenlosen Formulargenerator, um die Formularfelder anzupassen, bedingte Logik hinzuzufügen oder den richtigen Auslöser zu wählen, damit das Formular erscheint. Sie können das Formular auch mit Ihren anderen Konten integrieren, um es optimal zu nutzen. Speichern Sie die Antworten in Ihrer bevorzugten Speicherplattform oder senden Sie sie sogar direkt an Ihren Kalender

Formulare für Urlaubsanträge

Über Formulare für Urlaubsanträge

Eliminieren Sie die Papierflut und optimieren Sie Ihren Workflow mit einem der Jotform Urlaubsantragsformulare. Mitarbeiter können mit nur einem Klick bezahlten Urlaub oder Krankheitstage beantragen und Sie können alle Urlaubsanträge von jedem Gerät aus einsehen. Verwenden Sie unseren Formulargenerator, um unsere kostenlosen Vorlagen anzupassen — Sie können sogar Ihr Logo hinzufügen, um den Formularen eine persönliche Note zu verleihen. Warum integrieren Sie nicht Google Tabellen, um alle Antworten in einer Tabelle zu sehen? Wenn Sie wissen, wann Ihre Mitarbeiter frei haben, können Sie ihre Abwesenheit besser planen. Sparen Sie Zeit und organisieren Sie sich mit den Vorlagen für Urlaubsanträge von Jotform.

Häufig gestellte Fragen

1) Was ist ein Urlaubsantrag?

Online-Formulare für Urlaubsanträge ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Urlaubsanträge elektronisch einzureichen. Diese Formulare enthalten alle Informationen, die die Personalabteilung benötigt, um einen Urlaubsantrag zu genehmigen oder abzulehnen.

Elektronische Formulare für Urlaubsanträge bieten den Mitarbeitern und der Personalabteilung eine schnelle und einfache Möglichkeit, den Urlaubsantragsprozess zu optimieren und gleichzeitig jeden Antrag nachzuverfolgen. Die Formulare ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Anträge einfach, präzise und rechtzeitig einzureichen, und erleichtern die Kommunikation zwischen der Personalabteilung, dem Management und den Mitarbeitern.

2) Warum müssen Beschäftigte einen Urlaubsantrag stellen?

Mitarbeiter verwenden Urlaubsantragsformulare, um einen offiziellen Nachweis über ihre Anträge zu erhalten. Wenn Mitarbeiter Urlaub nehmen, hat dies oft Auswirkungen auf ihre Arbeitskollegen sowie auf Zeitpläne und Arbeitsabläufe. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, einen formellen Antrag zu stellen, kann die Personalabteilung die Anträge nachverfolgen und die Informationen für die Gehaltsabrechnung, die Terminplanung und die Ressourcenzuweisung entsprechend aktualisieren.

Diese Formulare verhindern auch mündliche Absprachen, die zu Missverständnissen oder Fehlkommunikation führen können, indem sie jeden Antrag formalisieren und dokumentieren. Ein verständliches Formular hilft der Personalabteilung, die verbleibende Freizeit eines Mitarbeiters zu berechnen, so dass sowohl Mitarbeiter als auch Manager informiert und verantwortlich bleiben.

3) Welches sind die wichtigsten Bestandteile eines Urlaubsantrags?

Jeder Urlaubsantrag benötigt einige grundlegende Angaben, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. Die meisten Urlaubsantragsformulare enthalten die folgenden Felder

Name des Mitarbeiters
Kontaktinformationen des Mitarbeiters (z. B. E-Mail, Telefonnummer)
Gewünschte freie Tage/Stunden
Gesamtzahl der gewünschten freien Stunden
Grund für den Antrag
Art der Anfrage (z. B. Urlaubsanspruch, Krankheitszeiten, Geschworenenpflichten usw.)
Datum der Genehmigung/Ablehnung
Checkboxen für die Genehmigung/Ablehnung
Unterschriftsfeld

Der Hauptzweck von Urlaubsanträgen besteht darin, die Anzahl der Arbeitsstunden zu erfassen, die ein Mitarbeiter von der Arbeit abwesend sein wird. Die Angabe dieser wichtigen Details ermöglicht es der Personalabteilung und dem Management jedoch auch, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, ob ein solcher Antrag genehmigt werden sollte.

4) Wer sollte Urlaubsanträge verwenden?

Die Urlaubsanträge sind für alle Personen nützlich, die in einem Unternehmen oder einer Organisation arbeiten und Urlaub benötigen. Diese Formulare gelten für jeden Urlaubsantrag, unabhängig von der Position der Person. Sogar der Geschäftsführer eines Unternehmens sollte einen offiziellen Urlaubsantrag einreichen, um den Bedarf zu überwachen und zu planen.

Die Hauptnutzer dieser Formulare in einem Unternehmen sind

Mitarbeiter, die einen Urlaubsantrag stellen
Manager, die die Anträge genehmigen müssen
HR-Mitarbeiter

Diese Kategorien überschneiden sich, wenn ein Mitarbeiter der Personalabteilung oder ein Manager eine Freistellung beantragt. Grundsätzlich sollte jeder, der eine Freistellung benötigt, eines dieser Antragsformulare verwenden.

5) Welche Informationen sollten Arbeitnehmer in einem Urlaubsantrag angeben?

Es ist wichtig, dass der Urlaubsantrag alle erforderlichen Angaben enthält, damit sich Ihr Vorgesetzter und die Personalabteilung ein genaues Bild von Ihrer Abwesenheit machen können. Die wichtigsten Informationen betreffen jedoch die genauen Einzelheiten Ihres Urlaubs, insbesondere

Wie lange Sie abwesend sein werden (Tage, Stunden, etc.)
Welche Art von Urlaubsantrag Sie einreichen
Warum Sie die Auszeit brauchen
Ihre Personaldaten, einschließlich Ihrer Abteilung und des Namens Ihres Vorgesetzten, falls zutreffend

Mit diesen Informationen werden die Personalabteilung und Ihr(e) Vorgesetzte(r) über die Dringlichkeit Ihres Antrags und die genauen Einzelheiten Ihrer Abwesenheit informiert. Auf diese Weise kann Ihr Team Zeitpläne, Ressourcen und Arbeitsabläufe so anpassen, dass Ihre Abwesenheit berücksichtigt wird.

6) Wie bittet man respektvoll um eine Auszeit?

Wenn Sie respektvoll um Urlaub bitten, sollten Sie die Auswirkungen Ihrer Abwesenheit auf Ihr Team bedenken. Beachten Sie die folgenden Punkte, um sicherzustellen, dass Ihr Urlaubsantrag nicht zu Frustration führt:

Prüfen Sie Ihren Terminkalender, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Team nicht ohne die Unterstützung zurücklassen, die es benötigt. Überlegen Sie, wie Sie Ihr Team vor Ihrer Abreise auf Ihre Aufgabe vorbereiten können, oder stellen Sie sicher, dass alles geregelt ist, um eine Unterbrechung des Arbeitsablaufs zu vermeiden.
Bitten Sie, anstatt zu erklären. Seien Sie nicht aufdringlich, wenn Sie um etwas bitten. Sie bitten andere, sich an Ihren Zeitplan anzupassen, also bedenken Sie, wie sich das auf sie auswirken wird.
Fragen Sie frühzeitig an, nicht erst in letzter Minute. Beziehen Sie Ihren Vorgesetzten frühzeitig ein, um sicherzustellen, dass Ihre Anfrage ihn nicht unvorbereitet trifft. Je mehr Zeit Sie Ihrem Team geben, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihr Vorgesetzter Ihre Anfrage akzeptiert.
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Urlaubsantrag den Richtlinien Ihres Unternehmens entspricht. Vergewissern Sie sich, dass Sie genügend Urlaubstage zur Verfügung haben, anstatt um Urlaub zu bitten.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, werden Sie erfolgreich sein und sicherstellen, dass andere Ihren Antrag als respektvoll und vernünftig ansehen.