Audit Formulare

Auditformulare sind spezielle Tools, die dazu dienen, Prozesse, Abläufe, Compliance oder Assets innerhalb einer Organisation systematisch zu bewerten, zu prüfen oder zu überprüfen. Sie werden häufig in Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen, Fertigung, Bildung und Gastgewerbe eingesetzt, um Standards zu überprüfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln und Ergebnisse zu dokumentieren. Sie können eine Vielzahl von Szenarien abdecken, darunter Sicherheitsinspektionen, Qualitätskontrollen, Compliance-Audits, interne Prozessüberprüfungen und Anlagenbewertungen. Durch die Bereitstellung eines strukturierten Formats für die Datenerfassung helfen sie Unternehmen dabei, die Verantwortlichkeit zu wahren, Korrekturmaßnahmen zu verfolgen und Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung zu unterstützen.

Mit Jotform können Benutzer ganz einfach Audit-Formulare erstellen, anpassen und einsetzen, die auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind - ohne jegliche Programmierkenntnisse. Der intuitive Drag-and-Drop Formulargenerator von Jotform, die umfangreiche Vorlagenbibliothek und die leistungsstarken Integrationen machen es einfach, Audit-Formulare zu erstellen, die die richtigen Informationen erfassen, automatisierte Workflows auslösen und Antworten sicher speichern. Egal ob Sie Vor-Ort-Inspektionen mit mobilen Geräten durchführen oder Audit-Daten aus der Ferne erfassen möchten, Jotform optimiert den gesamten Prozess von der Formularerstellung bis zur Datenanalyse und hilft Organisationen dabei, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Compliance zu verbessern.

Anwendungsfälle von Audit Formularen

Auditformulare sind vielseitig und können an verschiedene organisatorische Anforderungen angepasst werden. Hier erfahren Sie, wie sie eingesetzt werden können, wer sie nutzen könnte und wie sich ihre Inhalte unterscheiden können:

1. Mögliche Anwendungsfälle:

• Sicherheitsinspektionen: Werden zur Bewertung der Arbeitsplatzsicherheit, des Gerätezustands oder der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften verwendet.
• Qualitätskontroll-Audits: Bewertung der Produktqualität, Fertigungsprozesse oder Dienstleistungsstandards.
• Compliance-Audits: Stellen Sie die Einhaltung rechtlicher, regulatorischer oder interner Richtlinienanforderungen sicher.
• Einrichtungs- oder Standortinspektionen: Überprüfung des Zustands von Gebäuden, Ausrüstung oder Infrastruktur.
• Interne Prozessüberprüfungen: Analysieren Sie die Workflow-Effizienz, die Einhaltung von Verfahren oder Risikomanagement-Praktiken.

2. Lösungsansätze:

• Standardisiert die Datenerfassung für einheitliche Berichte.
• Identifiziert Verstöße oder verbesserungsbedürftige Bereiche.
• Ermöglicht die Verfolgung und Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen.
• Reduziert Schreibarbeit und manuelle Fehler.

3. Mögliche Anwender und Nutzer:

• Sicherheitsbeauftragte, Qualitätsmanager, Compliance-Teams, Auditoren, Facility Manager, HR-Fachkräfte und Abteilungsleiter.

4. Unterschiede in der Erstellung:

• Sicherheitsinspektionen: Kann Checklisten für Gefahren, Notfallausrüstung und Felder für Vorfallsmeldungen enthalten.
• Qualitätsprüfungen: Fokus auf Produktspezifikationen, Fehlerverfolgung und Prozesseinhaltung.
• Compliance-Audits: Erfordern Felder für regulatorische Referenzen, Beweissammlung und Abzeichnungsbereiche.
• Anlagenprüfungen: Enthält Bewertungen des Anlagenzustands, Wartungsbedarf und Foto-Uploads.
• Interne Bewertungen: Können offene Fragen, Bewertungssysteme und Workflow-Genehmigungsfelder verwenden.

Zusammenfassend können Audit-Formulare an eine Vielzahl von Szenarien angepasst werden, wobei Inhalt und Struktur je nach spezifischen Prüfungszielen und Branchenanforderungen variieren.

Wie erstellt man ein Audit Formular

Die Erstellung eines effektiven Audit-Formulars mit Jotform ist unkompliziert und sehr anpassungsfähig, sodass Sie verschiedene Audit-Szenarien wie Sicherheitsinspektionen, Compliance-Prüfungen oder Qualitätskontrollen abdecken können. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Audit-Formulars, das den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht:

1. Beginnen Sie mit der richtigen Grundlage:

• Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf Ihrer Seite „Mein Workspace“ auf „Erstellen“.
• Wählen Sie "Formular" und entscheiden Sie, ob Sie ganz neu beginnen oder eine der über 10.000 Jotform-Vorlagen verwenden möchten. Für Audit-Formulare finden Sie Vorlagen für Sicherheitsaudits, Compliance-Prüfungen, Anlagenprüfungen und mehr.

2. Wählen Sie das entsprechende Layout:

• Wählen Sie zwischen dem klassischen Formular (alle Fragen auf einer Seite) oder dem Kartenformular (eine Frage pro Seite). Für detaillierte Audits wird das klassische Formular oft bevorzugt, da es eine einfachere Navigation und Überprüfung ermöglicht.

3. Wesentliche Formularelemente hinzufügen:

• Klicken Sie auf das Menü „Element hinzufügen“ fügen Sie Felder per Drag & Drop hinzu wie z. B.:
• Textfelder für Prüfername, Datum und Standort.
• Mehrfachauswahl- oder Checkbox-Felder für Compliance-Prüfungen.
• Dropdown-Menüs zur Auswahl von Audit-Kategorien oder Abteilungen.
• Datei-Upload-Felder zum Anhängen von Fotos oder Dokumenten.
• Unterschriftenfelder für die Freigabe durch Prüfer und Vorgesetzte.
• Bewertungsskalen oder Punktefelder für quantitative Beurteilungen.
• Passen Sie die Felder an Ihren Audittyp an (z.B. Sicherheit, Qualität, Compliance).

4. Bedingte Logik einbauen:

• Nutzen Sie die bedingte Logik von Jotform, um Felder basierend auf vorherigen Antworten ein- oder auszublenden. Wenn zum Beispiel eine Nichteinhaltung festgestellt wird, zeigen Sie eine Folgefrage für Korrekturmaßnahmen an.

5. Personalisiere das Formulardesign:

• Klicken Sie auf das Symbol Farbroller, um den Formulardesigner aufzurufen.
• Passen Sie Farben, Schriftarten und Layout an das Branding Ihrer Organisation an.
• Fügen Sie Ihr Firmenlogo für einen professionellen Look hinzu.

6. Benachrichtigungen und Workflow einrichten:

• Im Einstellungsmenü können Sie E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren, um relevante Teammitglieder zu informieren, wenn ein Audit eingereicht wird.
• Richten Sie automatische Antworten ein, um den Eingang beim Prüfer oder Geprüften zu bestätigen.

7. Veröffentlichen und Teilen Sie Ihr Audit Formular:

• Klicken Sie auf "Veröffentlichen", um den Formularlink zu kopieren oder ihn in Ihrem Intranet einzubetten.
• Teilen Sie das Formular mit Prüfern per E-Mail, QR Code oder mobilen Geräten für die Nutzung vor Ort.

8. Testen und Optimieren:

• Verwenden Sie die Vorschaufunktion, um Ihr Formular zu testen und sicherzustellen, dass alle Felder und die Logik wie vorgesehen funktionieren.
• Senden Sie einen Testeintrag und überprüfen Sie, ob Benachrichtigungen und Datenspeicherung korrekt funktionieren.

9. Verwalten und analysieren Sie Antworten:

• Greifen Sie auf Audit-Antworten in Jotform Tabellen zu, um diese einfach zu überprüfen, zu filtern und zu exportieren.
• Nutzen Sie erweiterte Such- und Filterfunktionen, um Trends zu verfolgen, wiederkehrende Probleme zu identifizieren und Berichte zu erstellen.

Durch diese Schritte können Sie Audit-Formulare erstellen, die die Datenerfassung optimieren, die Genauigkeit verbessern und die Compliance- und Qualitätsziele Ihrer Organisation unterstützen.