Freigabeformulare

Employment release forms are essential legal documents used by employers and employees to formally acknowledge the release of certain rights, claims, or obligations related to employment. These forms are commonly utilized during employee offboarding, such as resignations, terminations, or layoffs, to confirm that both parties agree to the terms of separation and that the employee waives any future claims against the employer. Employment release forms can also be used for specific scenarios like releasing confidential information, authorizing background checks, or granting permission for reference checks. Their primary purpose is to protect both the employer and the employee by clearly outlining the terms of release and ensuring mutual understanding.

With Jotform, creating and managing employment release forms becomes a seamless, efficient process. Jotform’s no-code Form Builder allows HR professionals, managers, and business owners to quickly customize release forms to fit their organization’s needs. Users can drag and drop fields, add digital signature widgets, and set up conditional logic to ensure all necessary information is collected. Submissions are securely stored and easily accessible, streamlining the documentation process and reducing administrative burden. By leveraging Jotform’s integrations and automation features, organizations can ensure compliance, maintain accurate records, and provide a smooth experience for departing employees.

Anwendungsfälle von Arbeitsfreistellungserklärungen

Arbeitsfreistellungserklärungen dienen verschiedenen Zwecken am Arbeitsplatz und behandeln unterschiedliche Szenarien und Bedürfnisse. Hier erfahren Sie, wie sie eingesetzt werden können, wer von ihnen profitiert und wie sich ihre Inhalte unterscheiden können:

1. Mögliche Anwendungsfälle:

• Mitarbeiterauflösung: Wird bei Kündigungen, Entlassungen oder Beendigungen verwendet, um den Verzicht auf Ansprüche zu bestätigen und die endgültigen Bedingungen festzulegen.
• Referenzgenehmigung: Ermöglicht es ehemaligen Mitarbeitern, die Erlaubnis für Referenzprüfungen durch zukünftige Arbeitgeber zu erteilen.
• Einverständniserklärung für Background-Check: Wird während des Einstellungsprozesses verwendet, um die Zustimmung für Background- oder Bonitätsprüfungen einzuholen.
• Vertraulichkeitsfreigabe: Erlaubt die Weitergabe bestimmter vertraulicher Informationen unter festgelegten Bedingungen.
• Vergleichsvereinbarungen: Werden verwendet, um die Beilegung von Arbeitsplatzstreitigkeiten oder -ansprüchen zu formalisieren.

2. Lösungsansätze:

• Reduziert rechtliche Risiken durch die Dokumentation gegenseitiger Vereinbarungen.
• Gewährleistet die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien.
• Klärt die Erwartungen und Rechte für beide Parteien.
• Optimiert HR-Prozesse und Dokumentenverwaltung.

3. Mögliche Anwender und Nutzer:

• HR Manager und Abteilungen
• Geschäftsinhaber und Führungskräfte
• Rechtsteams
• Mitarbeiter (aktuelle oder ehemalige)
• Externe Background-Check-Agenturen

4. Unterschiede in der Erstellung:

• Mitarbeiterauflösung: Kann Felder für die letzte Gehaltszahlung, Leistungen und den Trennungsgrund erfordern.
• Referenzfreigabe: Konzentriert sich auf Kontaktdaten und spezifische Berechtigungen.
• Einwilligung zur Background-Check: Enthält persönliche Identifikation und Einverständnis-Checkboxen.
• Vertraulichkeitsfreigabe: Beschreibt den Umfang und die Einschränkungen der Informationsweitergabe.
• Vergleichsvereinbarungen: Können detaillierte Beschreibungen des Streitfalls und der Vergleichsbedingungen erfordern.

Zusammenfassend sind Arbeitsfreistellungserklärungen vielseitige Werkzeuge, die auf verschiedene HR-Szenarien zugeschnitten werden können, wobei sich Inhalt und Struktur an den spezifischen Anwendungsfall anpassen.

Wie man ein Arbeitsfreistellungsformular erstellt

Die Erstellung eines Arbeitsfreistellungserklärung mit Jotform ist ein unkomplizierter Prozess, der sicherstellt, dass Sie alle notwendigen Informationen erfassen und dabei Compliance und Professionalität gewährleisten. Ob Sie eine einfache Aufhebungsvereinbarung oder eine komplexere Freigabe für Background-Checks oder Vergleiche benötigen - die intuitive Plattform von Jotform macht es einfach, Ihre Formulare zu erstellen, anzupassen und zu verwalten.

Um ein Arbeitsfreistellungsformular zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Starten Sie Ihr Formular:

• Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf Ihrer Seite „Mein Workspace“ auf „Erstellen“.
• Wählen Sie "Formular" und entscheiden Sie, ob Sie ganz neu beginnen oder eine der Arbeitsfreistellungserklärung-Vorlagen von Jotform verwenden möchten.

2. Wählen Sie das entsprechende Layout:

• Für ein umfassendes Freigabeformular ist das klassische Formularlayout (alle Fragen auf einer Seite) oft ideal.
• Für schrittweise Einwilligungen oder mehrteilige Freigaben empfiehlt sich das Kartenlayout (eine Frage pro Seite).

3. Wesentliche Formularelemente hinzufügen:

• Verwenden Sie das Menü „Element hinzufügen“, um Felder per Drag & Drop hinzuzufügen, wie z. B.:
• Name und Kontaktinformationen des Mitarbeiters
• Arbeitgeber-/Organisationsdetails
• Freigabedatum
• Grund für die Freigabe (z.B. Kündigung, Beendigung, Background-Check)
• Ausführlicher Haftungsausschlusstext
• Checkbox für Einverständniserklärung
• Digitales Unterschriftenfeld für beide Parteien
• Zusätzliche Felder für Endabrechnung, Leistungen oder Abfindungskonditionen (falls zutreffend)

4. Anpassen für Ihren Anwendungsfall:

• Für Aufhebungsverträge fügen Sie Felder für die endgültige Vergütung, die Fortführung der Sozialleistungen und die Rückgabe von Firmeneigentum ein.
• Für Referenz- oder Background-Check-Freigaben spezifische Autorisierungsformulierungen und Kontaktdaten für Dritte hinzufügen.
• Für Vertraulichkeitsfreigaben klar definieren, welche Informationen unter welchen Bedingungen freigegeben werden.

5. Design und Branding:

• Klicken Sie auf das Symbol Farbroller, um den Formulardesigner aufzurufen.
• Passen Sie Farben und Schriftarten an und fügen Sie Ihr Firmenlogo hinzu, damit das Formular zu Ihrer Markenidentität passt.

6. Benachrichtigungen und Workflow einrichten:

• Konfigurieren Sie im Einstellungsmenü E-Mail-Benachrichtigungen, um HR- oder Rechtsteams bei Formulareinreichungen zu informieren.
• Richten Sie automatische Antwort-E-Mails ein, um dem Mitarbeiter eine Kopie der unterzeichneten Freigabe zuzusenden.

7. Veröffentlichen und teilen:

• Klicken Sie auf „Veröffentlichen", um den Formularlink zu kopieren oder ihn in das Intranet oder HR-Portal Ihres Unternehmens einzubetten.
• Teilen Sie das Formular direkt mit Mitarbeitern per E-Mail oder sicherer Nachricht.

8. Testen und Verwalten von Antworten:

• Verwenden Sie die Vorschaufunktion, um das Formular zu testen und sicherzustellen, dass alle Felder korrekt funktionieren.
• Überwachen Sie Antworten in Jotform Tabellen, wo Sie Datensätze nach Bedarf organisieren, durchsuchen und exportieren können.

Durch Befolgen dieser Schritte können Sie maßgeschneiderte Arbeitsfreistellungserklärungen erstellen, die den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen, HR-Prozesse optimieren und die rechtliche Compliance unterstützen.