Bedarfsanforderungsformular

Bestellaufträge sind wichtige Geschäftsdokumente, die zur formellen Anforderung von Waren oder Dienstleistungen bei einem Lieferanten verwendet werden. Sie dienen als schriftliche Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer und beschreiben die spezifischen Artikel, Mengen, Preise und Kaufbedingungen. Diese Formulare helfen Organisationen bei der Verwaltung von Beschaffungsprozessen, der Nachverfolgung von Bestellungen und der Führung genauer Aufzeichnungen für Buchhaltungs- und Bestandszwecke. Bestellaufträge werden von Unternehmen aller Größen, Bildungseinrichtungen, gemeinnützigen Organisationen und Behörden verwendet, um den Einkauf zu optimieren, nicht autorisierte Ausgaben zu verhindern und eine klare Kommunikation mit Lieferanten sicherzustellen.

Mit Jotform wird das Erstellen und Verwalten von Bestellaufträgen mühelos und individuell anpassbar. Mit dem No-Code Formulargenerator von Jotform können Benutzer professionelle Bestellaufträge erstellen, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind — sei es für interne Anforderungen, Lieferantenbestellungen oder wiederkehrende Materialanfragen. Benutzer können ganz einfach Produktlisten hinzufügen, Zahlungsportale integrieren, Genehmigungsprozesse einrichten und Benachrichtigungen automatisieren. Alle Antworten werden sicher in Jotform Tabellen gespeichert und organisiert, wodurch es einfach ist, Bestellungen zu verfolgen, Budgets zu verwalten und mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Durch die Nutzung der umfangreichen Funktionen von Jotform können Unternehmen ihren Beschaffungsprozess optimieren und Schreibarbeit reduzieren.

Anwendungsfälle von Bestellaufträgen

Bestellaufträge können an verschiedene geschäftliche Szenarien angepasst werden, jedes mit eigenen Anforderungen und Vorteilen. Hier erfahren Sie, wie sie unterschiedliche Bedürfnisse erfüllen und wie sich ihre Struktur unterscheiden kann:

1. Mögliche Anwendungsfälle:

• Interne Bestellanfragen: Mitarbeiter reichen Anfragen für Büromaterial, Ausrüstung oder Dienstleistungen ein, die dann vom Management geprüft und genehmigt werden.
• Lieferantenbestellungen: Unternehmen platzieren formelle Bestellungen bei externen Lieferanten für Lagerbestände, Rohmaterialien oder Produkte zum Weiterverkauf.
• Wiederkehrende Einkäufe: Organisationen automatisieren regelmäßige Bestellungen für Verbrauchsmaterialien oder Wartungsdienstleistungen.
• Projektbezogene Beschaffung: Teams fragen Materialien oder Dienstleistungen für bestimmte Projekte an, um Budgetkontrolle und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
• Gemeinnützige oder Bildungszuschüsse: Schulen oder gemeinnützige Organisationen dokumentieren Einkäufe, die mit Fördermitteln getätigt wurden, für Compliance und Berichterstattung.

2. Lösungsansätze:

• Verhindert unberechtigte oder doppelte Käufe.
• Gewährleistet eine klare Kommunikation der Bestelldetails.
• Ermöglicht die Budgetverfolgung und Genehmigungsabläufe.
• Bietet einen Audit-Trail für Finanz- und Bestandsmanagement.

3. Mögliche Anwender und Nutzer:

• Beschaffungsmanager, Finanzteams, Abteilungsleiter, Projektmanager, Schulverwaltungen und Non-Profit-Koordinatoren.

4. Unterschiede in der Erstellung:

• Interne Anfragen: Können Felder für Mitarbeitername, Abteilung, Begründung und Genehmigung durch Vorgesetzte enthalten.
• Lieferantenbestellungen: Konzentrieren Sie sich auf Lieferantendetails, detaillierte Produktlisten, Versandinformationen und Zahlungsbedingungen.
• Wiederkehrende Bestellungen: Zeitplanoptionen und Einstellungen für wiederholte Bestellungen einschließen.
• Projektbasierte Formulare: Fügen Sie Projektkennungen, Budgetzuweisungen und Meilensteinverfolgung hinzu.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Bestellaufträge an eine Vielzahl von Beschaffungsszenarien angepasst werden können, wobei Inhalte und Felder auf die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Anwendungsfalls abgestimmt werden können.

So erstellen Sie ein Bestellauftragsformular

Die Erstellung eines Bestellauftrags mit Jotform ist ein unkomplizierter Prozess, der für jedes Beschaffungsszenario angepasst werden kann — von einfachen Büromaterialanfragen bis hin zu komplexen Lieferantenbestellungen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines effektiven Bestellauftrags mit den intuitiven Tools von Jotform:

1. Starten Sie Ihr Formular:

• Melden Sie sich in Ihrem Jotform-Konto an. Wechseln Sie zu Mein Workspace und klicken Sie dort auf Erstellen.
• Wählen Sie „Formular“ und entscheiden Sie, ob Sie ganz neu beginnen oder eine der Jotform Bestellauftragsvorlagen verwenden möchten.
• Wählen Sie Ihr bevorzugtes Layout: Klassisch (alle Fragen auf einer Seite) oder Karten (eine Frage pro Seite).

2. Wesentliche Felder hinzufügen:

• Klicken Sie auf das Menü „Element hinzufügen“ fügen Sie Felder per Drag & Drop hinzu wie z. B.:
• Name des Antragstellers und Kontaktinformationen
• Abteilungs- oder Projektcode
• Lieferanten-/Händlerdetails
• Detaillierte Produkt- oder Dienstleistungsliste (mit Menge, Beschreibung, Stückpreis und Gesamtbetrag)
• Lieferadresse und gewünschtes Lieferdatum
• Zahlungsmethode oder Bedingungen
• Genehmigungsunterschrift oder Checkbox

3. Für Ihren Anwendungsfall anpassen:

• Für interne Anfragen fügen Sie Felder für die Genehmigung durch den Vorgesetzten und die Begründung hinzu.
• Für Lieferantenbestellungen Kontaktfelder des Lieferanten und Versandanweisungen hinzufügen.
• Fügen Sie bei wiederkehrenden Bestellungen Planungsoptionen oder Häufigkeitsauswahl hinzu.
• Fügen Sie bei projektbezogenen Formularen Felder für Projektnummern und Budgetzuweisungen hinzu.

4. Funktionalität erweitern:

• Integrieren Sie Zahlungsportale, wenn Sie Zahlungen direkt verarbeiten möchten.
• Verwenden Sie bedingte Logik, um Felder basierend auf den Antworten der Benutzer ein- oder auszublenden (z. B. Budgetfelder nur bei projektbasierten Aufträgen anzeigen).
• Fügen Sie Widgets für Datei-Uploads (z. B. zum Anhängen von Angeboten oder Rechnungen) oder E-Signaturen für Genehmigungen hinzu.

5. Design und Branding:

• Klicken Sie auf das Symbol Farbroller, um den Formulardesigner zu öffnen.
• Passen Sie Farben, Schriftarten an und fügen Sie das Logo Ihrer Organisation hinzu, um Ihre Markenidentität widerzuspiegeln.

6. Benachrichtigungen und Genehmigungen einrichten:

• Konfigurieren Sie im Einstellungsmenü E-Mail-Benachrichtigungen, um Beschaffungsteams oder Vorgesetzte über neue Antworten zu informieren.
• Richten Sie Autoresponder-E-Mails ein, um dem Antragsteller den Empfang zu bestätigen.
• Nutzen Sie die Genehmigungs-Workflow-Funktionen von Jotform, um Formulare bei Bedarf für mehrstufige Freigaben weiterzuleiten.

7. Veröffentlichen und teilen:

• Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um den Formularlink zu kopieren oder ihn in Ihrem Intranet oder auf Ihrer Website einzubetten.
• Teilen Sie das Formular nach Bedarf mit Mitarbeitern, Lieferanten oder Projektteams.

8. Antworten verwalten und nachverfolgen:

• Alle Antworten werden automatisch in Jotform Tabellen gespeichert, wo Sie die Daten filtern, durchsuchen und für Berichte oder die Integration mit anderen Geschäftstools exportieren können.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie ein Bestellauftragsformular erstellen, das Ihren Beschaffungsprozess optimiert, Fehler reduziert und die Verantwortlichkeit in Ihrer Organisation sicherstellt.