Anmeldeformular: 3. BDKV-Stammtisch

Virtual Event Formulare sind spezialisierte Online-Formulare, die entwickelt wurden, um die Planung, Verwaltung und Durchführung von virtuellen Veranstaltungen wie Webinare, Online-Konferenzen, Workshops, Networking-Sessions und virtuelle Messen zu optimieren. Diese Formulare können für verschiedene Zwecke verwendet werden, einschließlich Teilnehmerregistrierung, Session-Anmeldungen, Feedback-Erfassung, Referentenbewerbungen, Sponsoring-Anfragen und Nachbereitungsumfragen. Durch die Digitalisierung des Datenerfassungsprozesses helfen Virtual Event Formulare den Organisatoren dabei, wichtige Informationen effizient zu sammeln, Teilnehmerlisten zu verwalten und eine reibungslose Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung sicherzustellen.

Mit Jotform können Benutzer ganz einfach Virtual Event Formulare erstellen und anpassen, die den individuellen Anforderungen jeder Online-Veranstaltung gerecht werden. Mit dem intuitiven Drag-and-Drop Formulargenerator von Jotform können Benutzer Felder für Teilnehmerdetails, Zahlungsintegrationen für Tickets, bedingte Logik für personalisierte Erlebnisse und automatische E-Mail Benachrichtigungen hinzufügen. Die No-Code-Plattform von Jotform ermöglicht es Veranstaltungsorganisatoren, Marketingexperten, HR-Fachleuten und Pädagogen, in wenigen Minuten professionelle Formulare zu erstellen, Antworten in Echtzeit zu verwalten und nahtlos mit anderen Tools zu integrieren, um Workflows zu automatisieren und das virtuelle Veranstaltungserlebnis zu verbessern.

Anwendungsbeispiele für Virtual Event Formulare

Virtual Event Formulare können auf eine Vielzahl von Szenarien zugeschnitten werden, die jeweils eigene Anforderungen und Vorteile mit sich bringen. Im Folgenden erfahren Sie, wie diese Formulare für verschiedene Use Cases angepasst werden können, wer sie verwenden könnte und wie sich ihr Inhalt unterscheiden kann:

1. Mögliche Anwendungsfälle:

• Teilnehmerregistrierung für Webinare, Workshops oder Konferenzen
• Anmeldung für Sitzungen oder Breakout-Räume
• Bewerbungen als Referent oder Moderator
• Anfragen zu Sponsoring und Ausstellern
• Anmeldungen für virtuelle Networking-Veranstaltungen
• Feedback und Zufriedenheitsumfragen nach der Veranstaltung
• Downloads zu Veranstaltungsressourcen (z. B. Präsentationsfolien, Aufzeichnungen)

2. Lösungsansätze:

• Zentralisiert die Erfassung und Verwaltung von Teilnehmerdaten
• Automatisiert Bestätigungs-E-Mails und Erinnerungen
• Ermöglicht sichere Online-Zahlungen für Veranstaltungen mit Tickets
• Ermöglicht eine zielgerichtete Kommunikation auf Grundlage der Interessen der Teilnehmer
• Vereinfacht das Sammeln von Feedback zur Verbesserung von Veranstaltungen

3. Mögliche Anwender und Nutzer:

• Organisatoren und Koordinatoren von Veranstaltungen
• Marketing- und Kommunikationsteams
• Personal- und Schulungsabteilungen
• Bildungseinrichtungen, die virtuelle Kurse oder Seminare anbieten
• Gemeinnützige Organisationen und Vereine, die Online-Fundraiser oder -Meetings durchführen

4. Unterschiede in der Erstellung:

• Registrierungsformulare können Felder für Name, E-Mail-Adresse, Organisation und Zahlungsdetails enthalten.
• Bewerbungsformulare für Redner können Abschnitte für Biografie, Vortragsthemen und bisherige Erfahrungen enthalten.
• Feedbackformulare konzentrieren sich auf Bewertungsskalen, offene Fragen und Vorschläge.
• Sponsoring-Anfrageformulare können Unternehmensinformationen, Sponsoring-Level und Kontaktdaten abfragen.

Durch die Anpassung des Formularinhalts und der Struktur an die jeweilige Veranstaltungsart und Zielgruppe können Veranstalter ein nahtloses und ansprechendes virtuelles Erlebnis gewährleisten.

So erstellen Sie ein Virtual Event Formular

Das Erstellen eines Virtual Event Formulars mit Jotform ist ein unkomplizierter Vorgang, mit dem Sie Ihr Formular an die spezifischen Anforderungen Ihrer Online-Veranstaltung anpassen können, sei es für die Anmeldung, für Feedback oder für Referentenbewerbungen. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei, Ihr Virtual Event Formular effizient zu gestalten, anzupassen und zu verwalten:

1. Beginnen Sie mit der richtigen Vorlage oder von Grund auf neu:

• Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf Ihrer Seite „Mein Workspace“ auf „Erstellen“.
• Wählen Sie „Formular“ und wählen Sie entweder eine Vorlage für ein Virtual Event Formular aus der umfangreichen Bibliothek von Jotform aus oder beginnen Sie ganz neu.
• Wenn Sie eine Vorlage verwenden, können Sie diese schnell an das Branding und die Anforderungen Ihrer Veranstaltung anpassen.

2. Wählen Sie das entsprechende Layout:

• Entscheiden Sie sich zwischen einem klassischen Formular (alle Fragen auf einer Seite) für eine schnelle Registrierung oder einem Kartenformular (eine Frage pro Seite) für eine interaktive Erfahrung mit Anleitung.

3. Wesentliche Formularelemente hinzufügen:

• Verwenden Sie den Drag & Drop Formulargenerator, um Felder zu inkludieren wie z. B.:
• Name, E-Mail und Kontaktinformationen
• Name der Organisation oder des Unternehmens
• Auswahl der Sitzung oder des Workshops (Dropdown-Menüs oder Checkboxen)
• Zahlungsintegration (für Veranstaltungen mit Tickets)
• Datei-Upload (für Referentenbiografien oder Präsentationsmaterialien)
• Checkboxen für die Einwilligung zum Datenschutz und zur Datennutzung
• Individuelle Fragen, die für Ihre Veranstaltung relevant sind (z. B. Ernährungswünsche für Hybridveranstaltungen)

4. Passen Sie das Design an:

• Klicken Sie auf das Symbol Farbroller, um den Formulardesigner zu öffnen.
• Passen Sie Farben, Schriftarten und Themen an das Branding Ihrer Veranstaltung an.
• Fügen Sie Ihr Veranstaltungslogo hinzu und passen Sie die Formular-URL an, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.

5. Bedingte Logik einrichten:

• Verwenden Sie bedingte Logik, um Felder basierend auf den Antworten der User ein- oder auszublenden (z. B. Zahlungsfelder nur anzeigen, wenn eine kostenpflichtige Sitzung ausgewählt wurde).
• Personalisieren Sie Bestätigungsnachrichten oder Follow-up-Fragen basierend auf den Auswahlmöglichkeiten der Teilnehmer.

6. Konfigurieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen:

• Richten Sie automatische Bestätigungs-E-Mails für Registranten und Benachrichtigungs-E-Mails für Organisatoren ein.
• Passen Sie den Inhalt der E-Mail an, um Veranstaltungsdetails, Zugangslinks oder zusätzliche Anweisungen hinzuzufügen.

7. Veröffentlichen und teilen Sie Ihr Formular:

• Klicken Sie auf „Veröffentlichen“ und kopieren Sie den Formular-Link, um ihn per E-Mail, Social Media oder auf Ihrer Veranstaltungswebsite zu teilen.
• Verwenden Sie QR-Codes für einen einfachen mobilen Zugriff während virtueller Live-Sitzungen.

8. Testen und Verwalten von Antworten:

• Zeigen Sie Ihr Formular in der Vorschau an und senden Sie einen Testeintrag, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.
• Überwachen Sie die Antworten in Jotform Tabellen, filtern Sie Teilnehmerlisten und exportieren Sie Daten nach Bedarf.

Mit diesen Schritten erstellen Sie ein Virtual Event Formular, das die Registrierung optimiert, die Teilnehmerbindung erhöht und die Veranstaltungsverwaltung von Anfang bis Ende vereinfacht.