Supervision du personnel

Les formulaires de collecte d'informations sur les employés sont des outils essentiels utilisés par les organisations pour collecter, organiser et gérer les informations clés concernant leurs effectifs. Ces formulaires recueillent généralement des données personnelles, des coordonnées, des informations de contacts d'urgence, des intitulés de poste, des antécédents professionnels et d'autres informations pertinentes. Ils jouent un rôle crucial dans l'intégration des nouveaux employés, la mise à jour des dossiers des employés existants et le respect des politiques RH et des exigences légales. Leur utilisation va de l'intégration initiale et de l'inscription à des programmes d'avantages sociaux aux mises à jour annuelles des dossiers et aux audits internes, ce qui les rend indispensables aux services RH, aux managers et aux chefs d'entreprise.

Avec Jotform, créer et gérer des formulaire de collecte d'informations sur les employés devient un processus fluide et efficace. Le générateur de formulaires sans code de Jotform permet aux utilisateurs de concevoir rapidement des formulaires personnalisés adaptés aux besoins de leur organisation, grâce à une interface par glissé-déposé et à un large choix de modèles prêts à l'emploi. Les utilisateurs peuvent facilement ajouter ou modifier des champs, intégrer le logiciel RH et automatiser la collecte de données. Les soumissions sont stockées en toute sécurité et peuvent être consultées ou exportées pour traitement ultérieur, ce qui simplifie les flux de travail RH et réduit la lourdeur administrative. Les fonctionnalités avancées de Jotform, telles que la logique conditionnelle et les notifications automatiques, optimisent encore davantage la gestion des données des employés.

Cas d'utilisation des formulaires d'information sur les employés

Les formulaire de collecte d'informations sur les employés servent à diverses fins au sein des organisations et répondent à différents besoins RH et administratifs. Voici comment les utiliser, à qui ils sont destinés et en quoi leur contenu peut varier :

1. Cas d’utilisation possibles :

• Intégration des nouveaux employés et recueil des informations personnelles et professionnelles essentielles.
• Mise à jour des dossiers des employés existants à des fins de conformité ou d'audits internes.
• Collecte d’informations de contact d’urgence pour la sécurité au travail.
• Inscription à des programmes d'avantages sociaux et paie.
• Transferts internes ou promotions nécessitant des informations de poste mises à jour.
• Entretiens de sortie et documentation de départ.

2. Points de résolution de problèmes :

• Centralise les données des employés afin d'y accéder et de les gérer facilement.
• Réduit la quantité de paperasse et les erreurs de saisie manuelle.
• Assure le respect des lois du travail et des politiques de l’entreprise.
• Facilite une réponse rapide en cas d’urgence avec des informations de contact à jour.
• Rationalise les processus RH, permet d'économiser des ressources et de gagner du temps.

3. Propriétaires et utilisateurs possibles :

• Responsables et collaborateurs des RH.
• Chefs de département et superviseurs.
• Propriétaires de petites entreprises.
• Les employés eux-mêmes (pour les mises à jour volontaires)

4. Différences entre les méthodes de création :

• Les formulaires d'intégration peuvent inclure des champs pour les informations personnelles, les informations fiscales et la configuration du dépôt direct.
• Les formulaires de contact d’urgence se concentrent sur les contacts immédiats et les informations médicales.
• Les formulaires de mise à jour peuvent uniquement nécessiter des champs qui ont changé, tels que l'adresse ou le numéro de téléphone
• Les formulaires de départ peuvent inclure des questions d’entretien de sortie et des listes de contrôle de retour des actifs.

En résumé, les formulaire de collecte d'informations sur les employés sont des outils polyvalents qui peuvent être adaptés pour s’adapter à un large éventail de scénarios RH, avec un contenu et une structure variant en fonction du cas d’utilisation spécifique.

Comment créer un formulaire de collecte d'informations sur les employés

Créer un formulaire de collecte d'informations sur les employés avec Jotform est un processus simple qui s'adapte à tous les scénarios RH, de l'intégration à la mise à jour des dossiers. Voici un guide étape par étape pour vous aider à concevoir, mettre en œuvre et gérer efficacement votre formulaire :

1. Définissez votre cas d’utilisation et les informations requises :

• Identifiez l’objectif de votre formulaire (par exemple, intégration, mise à jour d’enregistrement, contact d’urgence).
• Dressez la liste des données spécifiques que vous devez collecter, telles que les informations personnelles, le titre du poste, le service, les coordonnées, les contacts d’urgence et tout autre champ pertinent.

2. Commencez à créer votre formulaire :

• Connectez-vous à votre compte Jotform et cliquez sur "Créer" dans votre espace de travail.
• Choisissez "Formulaire" et décidez si vous souhaitez partir de zéro ou utiliser l'un des plus de 10000 modèles Jotform. Pour les formulaires d'information sur les employés, vous trouverez plusieurs modèles RH spécifiques pour accélérer votre processus de création.
• Sélectionnez votre mise en page préférée : format classique (toutes les questions sur une page) ou format à cartes (une question par page).

3. Ajoutez et personnalisez les éléments du formulaire :

• Utilisez le générateur de formulaires par glissé-déposé pour ajouter des champs tels que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'email, le poste, le service, la date de début et le contact d'urgence.
• Pour l'intégration, incluez des champs pour les informations fiscales, le dépôt direct et la sélection des avantages.
• Pour les mises à jour, concentrez-vous sur les champs relatifs à des informations susceptibles de changer (téléphone, etc.)
• Ajoutez des widgets pour l'importation de fichiers (par exemple, des documents d'identité), des signatures électroniques ou des sélecteurs de date selon vos besoins.

4. Personnalisez la conception du formulaire :

• Cliquez sur l’icône Rouleau à peinture pour accéder au concepteur de formulaires.
• Modifiez les couleurs, les polices et les thèmes pour qu'ils correspondent à l'image de marque de votre entreprise.
• Ajoutez le logo de votre organisation pour une touche professionnelle.

5. Configurez les notifications par email et gérez vos données :

• Dans le menu Paramètres, configurez les notifications par email pour alerter le personnel RH des nouvelles soumissions.
• Configurez des emails de réponse automatique pour confirmer la réception aux employés.
• Activez la logique conditionnelle pour afficher ou masquer des champs en fonction des réponses des utilisateurs (par exemple, afficher uniquement les options d'avantages pour les employés à temps plein).

6. Publiez et partagez votre formulaire :

• Cliquez sur "Publier" et copiez le lien du formulaire pour le partager par email, sur des portails internes ou l'intégrer sur l'intranet de votre entreprise.
• Utilisez les paramètres d’accès pour contrôler qui peut afficher ou soumettre le formulaire.

7. Test et lancement :

• Prévisualisez le formulaire et soumettez une entrée de test pour vous assurer que tous les champs et notifications fonctionnent comme attendu.
• Examinez les soumissions dans les tableaux Jotform pour gérer facilement les données et utiliser les options d'exportation.

En suivant ces étapes, vous pouvez créer un formulaire de collecte d'informations sur les employés personnalisé qui rationalise les processus RH, garantit l’exactitude des données et améliore l’expérience des employés.