Formulaires bon de commande
A propos des Formulaires bon de commande
Les bons de commande sont des documents commerciaux essentiels utilisés pour demander formellement des biens ou des services à un fournisseur. Ils servent d'accord écrit entre un acheteur et un vendeur, détaillant les articles spécifiques, les quantités, les prix et les conditions d'achat. Ces formulaires aident les organisations à gérer les processus d'approvisionnement, à suivre les commandes et à tenir des registres précis à des fins comptables et d'inventaire. Les bons de commande sont largement utilisés par les entreprises de toutes tailles, les établissements d'enseignement, les organisations à but non lucratif et les organismes gouvernementaux pour rationaliser les achats, prévenir les dépenses non autorisées et assurer une communication claire avec les fournisseurs.
Avec Jotform, la création et la gestion des bons de commande devient simple et hautement personnalisable. Le générateur de formulaires sans code de Jotform permet aux utilisateurs de concevoir des bons de commande professionnels adaptés à leurs besoins spécifiques, que ce soit pour des demandes internes, des commandes fournisseurs ou des demandes d'approvisionnement récurrentes. Les utilisateurs peuvent facilement ajouter des listes de produits, intégrer des processeurs de paiement, configurer des flux d'approbation et automatiser les notifications. Toutes les soumissions sont stockées et organisées en toute sécurité dans les tableaux Jotform, permettant ainsi de suivre facilement les commandes, gérer les budgets et collaborer avec les membres de l'équipe. En utilisant les fonctionnalités robustes de Jotform, les organisations peuvent optimiser leur processus d'approvisionnement et réduire les tâches administratives manuelles.
Cas d'utilisation des formulaires de bon de commande
Les bons de commande peuvent être adaptés à divers scénarios professionnels, chacun ayant ses propres exigences et avantages. Voici comment ils répondent aux différents besoins et comment leur structure peut varier :
1. Cas d’utilisation possibles :
- Demandes d'achats internes : Les employés soumettent des demandes de fournitures de bureau, d'équipement ou de services, qui sont ensuite examinées et approuvées par la direction.
- Commandes fournisseurs : Les entreprises passent des commandes formelles auprès de fournisseurs externes pour l'inventaire, les matières premières ou les produits destinés à la revente.
- Achats récurrents : Les organisations automatisent les commandes régulières de consommables ou de services de maintenance.
- Approvisionnement par projet : Les équipes demandent des matériaux ou des services spécifiques à un projet, assurant ainsi le suivi budgétaire et la responsabilisation.
- Subventions pour les organisations à but non lucratif ou l'éducation : Les écoles ou les organisations à but non lucratif documentent les achats effectués avec les fonds de subvention à des fins de conformité et de reporting.
2. Points de résolution de problèmes :
- Empêche les achats non autorisés ou en double.
- Assure une communication claire des détails de la commande.
- Facilite le suivi budgétaire et les flux d'approbation.
- Fournit une piste d'audit pour la gestion financière et des stocks.
3. Propriétaires et utilisateurs possibles :
- Responsables des achats, équipes financières, chefs de service, chefs de projet, administrateurs d'établissements scolaires et coordinateurs d'organisations à but non lucratif.
4. Différences entre les méthodes de création :
- Demandes internes : Peut inclure des champs pour le nom de l'employé, le département, la justification et l'approbation du superviseur.
- Commandes fournisseurs : Concentrez-vous sur les détails des fournisseurs, les listes détaillées des produits, les informations de livraison et les conditions de paiement.
- Commandes récurrentes : Inclure les options de planification et les paramètres de commandes répétées.
- Formulaires basés sur des projets : Ajoutez des codes de projet, des allocations budgétaires et un suivi des étapes clés.
En résumé, les bons de commande peuvent être personnalisés pour s'adapter à un large éventail de scénarios d'approvisionnement, avec un contenu et des champs ajustés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque cas d'utilisation.
Comment créer un formulaire de bon de commande
La création d'un formulaire de bon de commande avec Jotform est un processus simple qui peut être personnalisé pour tout scénario d'achat, des simples demandes de fournitures de bureau aux commandes complexes auprès des fournisseurs. Voici un guide étape par étape pour créer un formulaire de bon de commande efficace en utilisant les outils intuitifs de Jotform :
1. Commencez votre formulaire :
- Connectez-vous à votre compte Jotform et cliquez sur "Créer" dans votre espace de travail.
- Choisissez "Formulaire" et décidez si vous souhaitez partir de zéro ou utiliser l'un des modèles de bons de commande de Jotform.
- Sélectionnez votre mise en page préférée : Classique (toutes les questions sur une page) ou Carte (une question par page).
2. Ajoutez des champs essentiels :
- Cliquez "Ajouter un élément" pour glisser-déposer des champs tels que :
- Nom et coordonnées du demandeur
- Code département ou projet
- Détails du fournisseur/vendeur
- Liste détaillée des produits ou services (avec quantité, description, prix unitaire et total)
- Adresse de livraison et date de livraison souhaitée
- Mode ou conditions de paiement
- Signature ou case à cocher d'approbation
3. Personnalisez en fonction de votre utilisation :
- Pour les demandes internes, ajoutez des champs pour l'approbation du superviseur et la justification.
- Pour les commandes fournisseurs, incluez les champs de contact du fournisseur et les instructions de livraison.
- Pour les commandes récurrentes, ajoutez des options de planification ou des sélecteurs de fréquence.
- Pour les formulaires liés aux projets, incluez les codes des projets et les champs d'allocation budgétaire.
4. Améliorer les fonctionnalités :
- Intégrez des processeurs de paiement si vous devez traiter des paiements directement.
- Utilisez la logique conditionnelle pour afficher ou masquer des champs en fonction des réponses des utilisateurs (par exemple, n'afficher les champs de budget que pour les commandes liées à des projets).
- Ajoutez des widgets pour le téléversement de fichiers (par exemple, joindre des devis ou des factures) ou des e-signatures pour les approbations.
5. Conception et image de marque :
- Cliquez sur l’icône en forme de rouleau à peinture pour ouvrir le concepteur de formulaires.
- Personnalisez les couleurs, les polices et ajoutez le logo de votre organisation pour correspondre à l'identité de votre marque.
6. Configurer les notifications et les approbations :
- Dans le menu Paramètres, configurez les notifications par email pour alerter les équipes des achats ou les superviseurs des nouvelles soumissions.
- Configurez des emails de réponse automatique pour confirmer la réception au demandeur.
- Utilisez les fonctionnalités de flux d'approbation de Jotform pour acheminer les formulaires vers une validation à plusieurs niveaux si nécessaire.
7. Publiez et partagez :
- Cliquez sur "Publier" pour copier le lien du formulaire ou l'intégrer sur votre intranet ou site web.
- Partagez le formulaire avec les employés, les fournisseurs ou les équipes projet selon les besoins.
8. Gérer et suivre les soumissions :
- Toutes les réponses sont automatiquement enregistrées dans les tableaux Jotform, où vous pouvez filtrer, rechercher et exporter les données pour créer des rapports ou les intégrer à d'autres outils professionnels.
En suivant ces étapes, vous pouvez créer un bon de commande qui simplifie votre processus d'approvisionnement, réduit les erreurs et garantit la responsabilisation au sein de votre organisation.
Foire Aux Questions
1. Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Un bon de commande est un document utilisé par les organisations pour demander officiellement des biens ou des services à un fournisseur, en précisant des détails tels que les articles, les quantités, les prix et les conditions de livraison.
2. Pourquoi les bons de commande sont-ils importants dans les entreprises ?
Ils permettent de standardiser le processus d'approvisionnement, d'empêcher les achats non autorisés, d'assurer une tenue précise des registres et de fournir un accord clair entre acheteurs et fournisseurs.
3. Quelles informations doivent être incluses dans un bon de commande ?
Les informations clés comprennent les coordonnées du demandeur et du fournisseur, la description des articles, les quantités, les prix unitaires, le coût total, l'adresse de livraison, les conditions de paiement et les signatures d'approbation.
4. Existe-t-il différents types de bons de commande ?
Oui, les formulaires peuvent varier selon les cas d'utilisation, comme les demandes d'achat internes, les commandes fournisseurs, les achats récurrents ou les achats liés aux projets.
5. Qui utilise généralement les bons de commande ?
Les responsables des achats, les équipes financières, les chefs de service, les chefs de projet, les administrateurs d'établissements scolaires et les coordinateurs d'organisations à but non lucratif utilisent couramment ces formulaires.
6. Comment les formulaires de bons de commande aident-ils à la gestion du budget ?
Ils fournissent une trace documentée de tous les achats, facilitant ainsi le suivi des dépenses, l'allocation des budgets et la prévention des dépassements budgétaires.
7. Les bons de commande peuvent-ils être utilisés pour les produits numériques et physiques ?
Absolument. Ils conviennent à la commande de produits tangibles comme de services ou logiciels intangibles.
8. Les bons de commande sont-ils sécurisés et confidentiels ?
Lorsqu'ils sont créés et gérés avec des plateformes comme Jotform, les bons de commande sont protégés par des mesures de sécurité robustes, incluant le chiffrement des données et le contrôle des accès, pour garantir la confidentialité et la conformité.