Formulaires de rapport incident employé

Les formulaires de signalement d'incidents des employés sont des outils essentiels utilisés par les organisations pour documenter les incidents sur le lieu de travail impliquant des employés, tels que les accidents, les blessures, les quasi-accidents, les violations de sécurité ou les problèmes de comportement. Ces formulaires servent de registre officiel de ce qui s'est produit, quand et où cela s'est passé, qui était impliqué et quelles mesures immédiates ont été prises. En recueillant des informations détaillées sur les incidents, les entreprises peuvent assurer la conformité aux réglementations de sécurité au travail, soutenir les enquêtes et mettre en œuvre des mesures correctives pour prévenir les occurrences futures. Les cas d'utilisation vont du signalement des accidents du travail et des dommages matériels à la documentation des plaintes pour harcèlement ou des violations de politique.

Avec Jotform, la création et la gestion des formulaires de déclaration d'incident des employés devient efficace et simple. Le générateur de formulaires sans code de Jotform permet aux professionnels des RH, aux responsables de la sécurité et aux managers de concevoir rapidement des formulaires personnalisés adaptés aux besoins de leur organisation. Les utilisateurs peuvent faire du glissé-déposé des champs, configurer une logique conditionnelle et intégrer d'autres outils pour rationaliser la collecte de données et les rapports. Les soumissions sont automatiquement stockées dans les tableaux jotform, ce qui permet de suivre facilement les incidents, d'analyser les tendances et de tenir à jour les registres de conformité, tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des données.

Cas d'utilisation des formulaires de signalement d'incidents des employés

Les formulaires de déclaration d'incidents des employés peuvent être adaptés à diverses situations professionnelles, chacune ayant des exigences et des utilisateurs spécifiques. Voici comment ces formulaires répondent à différents besoins :

1. Cas d’utilisation possibles :

• Signalement des accidents ou blessures sur le lieu de travail
• Documentation des incidents évités de justesse ou des conditions dangereuses
• Enregistrement des fautes professionnelles ou incidents comportementaux
• Signalement de dommages matériels ou d'équipement
• Soumettre des plaintes pour harcèlement ou discrimination
• Suivi des infractions de sécurité ou des violations de politique

2. Points de résolution de problèmes :

• Assure une documentation précise et rapide des incidents
• Prend en charge la conformité aux exigences légales et réglementaires
• Facilite les enquêtes internes et les actions de suivi
• Aide à identifier les tendances et à mettre en place des mesures préventives
• Fournit un canal de communication clair permettant aux employés de signaler leurs préoccupations

3. Propriétaires et utilisateurs possibles :

• Départements des ressources humaines (RH)
• Responsables de la sécurité et de la conformité
• Responsables et superviseurs de département
• Employés (auto-déclaration ou signalement par témoin)
• Équipes juridiques et de gestion des risques

4. Différences entre les méthodes de création :

• Rapports d'accidents : Champs obligatoires pour les soins médicaux, le type de blessure et les déclarations des témoins.
• Incidents comportementaux : Concentrez-vous sur la description du comportement, les parties impliquées et les mesures disciplinaires.
• Violations de sécurité : Inclure des checklists pour les protocoles de sécurité, les détails de localisation et les mesures correctives.
• Signalement de harcèlement : Mettre l'accent sur la confidentialité, les champs narratifs détaillés et les procédures de suivi.
• En résumé, les formulaires de déclaration d'incident des employés sont polyvalents et peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de signalement de toute organisation, garantissant une documentation complète et une gestion efficace des incidents.

Comment créer un formulaire de rapport d'incident pour les employés

La création d'un formulaire de rapport d'incident pour les employés avec Jotform est un processus simple qui vous permet d'adapter le formulaire aux besoins spécifiques de votre organisation et aux types d'incidents que vous devez documenter. Que vous créiez un formulaire pour les accidents du travail, les problèmes de comportement ou les violations de sécurité, les outils intuitifs de Jotform facilitent la conception, la personnalisation et le déploiement de votre formulaire.

Pour créer un formulaire de déclaration d'incident employé, suivez ces étapes :

1. Commencez votre formulaire :

• Connectez-vous à votre compte Jotform et cliquez sur "Créer" dans votre espace de travail.
• Choisissez "Formulaire" et décidez si vous souhaitez partir de zéro ou utiliser l'un des modèles de formulaire de rapport d'incident employé préconçus de Jotform.

2. Sélectionnez une mise en page :

• Choisissez entre le formulaire classique (toutes les questions sur une seule page) ou le format cartes (une question par page) selon les préférences de reporting de votre organisation.

3. Ajoutez des champs essentiels :

• Utilisez le générateur de formulaires par glissé-déposé pour ajouter des champs tels que :
• Date et heure de l'incident
• Lieu de l'incident
• Noms et rôles des employés concernés
• Description détaillée de l'incident
• Type d'incident (blessure, dommages matériels, comportemental, etc.)
• Informations du témoin
• Actions immédiates prises
• Commentaires du superviseur ou du responsable
• Téléversement de fichiers pour photos ou documents justificatifs

4. Personnalisez pour des cas d’utilisation spécifiques :

• Pour les rapports d'accidents, incluez des champs concernant les soins médicaux prodigués et la gravité des blessures.
• Pour les incidents comportementaux, ajoutez des sections pour les références aux politiques et les mesures disciplinaires.
• Pour les violations de sécurité, utilisez des checklists et la logique conditionnelle pour afficher les questions de suivi pertinentes.

5. Conception et image de marque :

• Cliquez sur l’icône en forme de rouleau de peinture pour ouvrir le concepteur de formulaires.
• Ajustez les couleurs, les polices et ajoutez le logo de votre entreprise pour que le formulaire corresponde à l'identité visuelle de votre organisation.

6. Configurez les notifications et le flux de travail :

• Dans le menu Paramètres, configurez les notifications par email pour alerter les RH ou les responsables sécurité lorsqu'un nouveau rapport est soumis.
• Configurez des emails automatisés pour confirmer la réception au salarié déclarant.

7. Publiez et partagez :

• Cliquez sur "Publier" pour copier le lien du formulaire ou l'intégrer sur l'intranet de votre entreprise.
• Partagez le formulaire par email ou via les canaux de communication internes pour garantir l'accessibilité.

8. Testez et révisez :

• Utilisez la fonction d'aperçu pour tester le formulaire, en vous assurant que tous les champs fonctionnent correctement et que le flux de travail répond à vos besoins.

9. Gérez les soumissions :

• Accédez à tous les rapports d'incidents dans les tableaux Jotform pour un suivi, un filtrage et une analyse simplifiés.
• Exportez les données ou intégrez-les à d'autres outils pour un traitement ultérieur ou des rapports de conformité.
• En suivant ces étapes, vous pouvez créer un formulaire complet de signalement d'incidents pour les employés qui simplifie la documentation des incidents, garantit la conformité et favorise un environnement de travail plus sûr.