استمارة التسجيل في المؤتمر

نماذج تسجيل المؤتمر هي نماذج إلكترونية متخصصة تهدف إلى تبسيط عملية تسجيل الحضور للمؤتمرات، الندوات، ورش العمل، والأحداث المشابهة. تجمع هذه النماذج معلومات أساسية عن المشاركين مثل الأسماء، بيانات الاتصال، المؤسسة، تفضيلات الجلسات، تفاصيل الدفع، والمتطلبات الخاصة. يمكن تخصيصها لأنواع مختلفة من المؤتمرات، بما في ذلك الأكاديمية، التجارية، الصناعية، أو الفعاليات الافتراضية، وقد تتضمن أيضًا خيارات لتسجيل المجموعات، تسجيل المتحدثين، أو طلبات العارضين. من خلال رقمنة عملية التسجيل، يمكن للمنظمين إدارة بيانات الحضور بكفاءة، تتبع الردود، وضمان تجربة تسجيل سلسة في يوم الحدث.

مع Jotform، يصبح إنشاء نماذج تسجيل المؤتمرات وإدارتها أمرًا سهلاً حتى للمستخدمين الذين لا يملكون خلفية تقنية. من خلال أداة Jotform لإنشاء النماذج بالسحب والإفلات، يمكن للمستخدمين تخصيص النماذج بسرعة لتتوافق مع هوية الحدث، وإضافة منطق شرطي لحقول ديناميكية، ودمج بوابات دفع آمنة لتحصيل الرسوم. تُنظم الاستجابات تلقائيًا داخل جداول Jotform، مما يُسهّل متابعة التسجيلات، والتواصل مع الحضور، وتصدير البيانات لتحليلها لاحقًا. تساعد مكتبة النماذج الشاملة وخيارات التخصيص المتقدمة في Jotform منظمي الفعاليات على توفير الوقت، وتقليل الأخطاء اليدوية، وتقديم تجربة تسجيل سلسة لجميع المشاركين.

Use Cases of Conference Registration Forms

حالات الاستخدام المحتملة:

• تسجيل الحضور للمؤتمرات الأكاديمية أو التجارية أو الصناعية.
• نماذج تقديم المتحدثين أو المحاضرين.
• التسجيل لورش العمل أو جلسات المجموعات الفرعية.
• تسجيل العارضين والرعاة.
• طلبات الوصول إلى المؤتمرات الافتراضية.
• تسجيلات المجموعات أو الفرق للمنظمات.

نقاط حل المشكلة:

• اتوماتيكية جمع البيانات، مما يقلل من الإدخال اليدوي والأخطاء.
• يمكن من معالجة المدفوعات عبر الإنترنت بشكل آمن للفعاليات المدفوعة.
• يبسط التواصل عبر رسائل تأكيد وتذكير تلقائية.
• يركز معلومات الحضور لتسهيل الإدارة والتقارير.
• يدعم الأسئلة المخصصة لاحتياجات النظام الغذائي، إمكانية الوصول، أو خيارات الجلسات.

المالكين والمستخدمين المحتملين:

• منظمو الفعاليات والمنسقون
• لجان تخطيط المؤتمرات.
• المؤسسات الأكاديمية والجمعيات المهنية.
• مدراء الفعاليات في الشركات.
• المنظمات غير الربحية التي تستضيف ندوات أو ورش عمل.

اختلافات في طرق الإنشاء:

• تسجيل الحضور: يركز على التفاصيل الشخصية، الدفع، واختيار الجلسات.
• طلب تقديم المتحدث: يتضمن حقولًا للسيرة الذاتية، موضوعات الجلسات، وملخصات العروض التقديمية.
• نماذج العارضين / الرعاة: تطلب معلومات الشركة، تفضيلات الأكشاك، ومستويات الرعاية.
• تسجيل المجموعات: يسمح بتسجيل عدة مشاركين في تسجيل واحد، مع حقول لكل مشارك.
• الفعاليات الافتراضية: قد تتطلب التحقق من البريد الإلكتروني وتوزيع رمز الدخول.

في الختام، يمكن تخصيص نماذج تسجيل المؤتمرات لتناسب أي نوع من الفعاليات أو الجمهور، مما يضمن جمع المنظمين لجميع المعلومات اللازمة بكفاءة وأمان.

How to Create a Conference Registration Form

إنشاء نموذج تسجيل مؤتمر باستخدام Jotform هو عملية مباشرة يمكن تخصيصها لأي سيناريو فعالية، سواء كنت تنظم مؤتمرًا صناعيًا واسع النطاق، ندوة أكاديمية صغيرة، أو ورشة عمل افتراضية. إليك دليلًا خطوة بخطوة لإنشاء نموذج يلبي احتياجاتك الخاصة:

1. ابدأ بالقالب الصحيح أو نموذج فارغ

• قم بالوصول إلى صفحة مساحة عمل Jotform وانقر على "إنشاء".
• اختر "نموذج"، ثم إما "ابدأ من الصفر" أو اختر قالب تسجيل مؤتمر مناسب من مكتبة Jotform الواسعة.
• اختر التصميم: كلاسيكي (جميع الأسئلة في صفحة واحدة) أو كارت (سؤال واحد في كل صفحة).

2. إضافة حقول النموذج الأساسية

• استخدم أداة إنشاء النماذج بالسحب والإفلات لتضمين حقول مثل:
• Full Name
• Email Address
• Organization/Company
• Job Title
• Contact Number
• Session or Workshop Selection (dropdowns or checkboxes)
• Dietary or Accessibility Requirements
• Payment Section (if applicable)
• Consent and Terms Agreement
• لنماذج المتحدثين أو العارضين، أضف حقولًا لموضوعات العروض، معلومات الشركة، أو تفضيلات الأكشاك.

3. تخصيص تصميم النموذج

• انقر على أيقونة بكرة الطلاء لفتح مصمم النماذج.
• ضبط الألوان، الخطوط، وإضافة شعار الحدث لتتناسب مع علامتك التجارية.
• طبق تصميمًا احترافيًا أو أنشئ تخطيطًا مخصصًا لمظهر أنيق.

4. Set Up Conditional Logic

• استخدم المنطق الشرطي لإظهار أو إخفاء الحقول بناءً على ردود المستخدم (مثل عرض حقول الدفع فقط إذا تم اختيار تذكرة مدفوعة، أو طلب معلومات إضافية لتسجيلات المجموعات).

5. Integrate Payment Gateways (if needed)

• في تبويب المدفوعات، اختر و اربط معالج دفع آمن مثل PayPal أو Stripe أو Square لجمع رسوم التسجيل مباشرة من خلال النموذج.

6. Configure Email Notifications and Confirmations

• إعداد رسائل بريد إلكتروني تلقائية لإبلاغ المنظمين بالتسجيلات الجديدة وإرسال رسائل تأكيد للحضور.
• تخصيص رسائل تأكيد البريد الإلكتروني مع تفاصيل الحدث، التذاكر، أو تعليمات الدخول.

7. Publish and Share Your Form

• انقر على ”نشر“ لإنشاء رابط قابل للمشاركة.
• قم بتوزيع النموذج عبر البريد الإلكتروني، أو وسائل التواصل الاجتماعي، أو قم بتضمينه على موقع الفعالية الخاص بك.

8. Manage and Analyze Submissions

• مراقبة التسجيلات في الوقت الحقيقي باستخدام جداول Jotform.
• تصفية، بحث، وتصدير بيانات الحضور لتسهيل تسجيل الدخول، التقارير، أو الاتصالات اللاحقة.

من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكنك إنشاء نموذج تسجيل مؤتمر مخصص يُبسّط عملية التسجيل، ويضمن جمع بيانات دقيقة، ويعزز التجربة العامة لكل من المنظمين والمشاركين.