Çalışma Formları
Çalışma Formları Hakkında
Çalışma formları, işe alımdan işe başlatmaya, performans değerlendirmesinden işten ayrılmaya kadar çalışan yaşam döngüsü boyunca kullanılan önemli belgelerdir. Bu formlar, kuruluşların iş başvuruları, görüşme geri bildirimleri, özgeçmiş kontrolleri, yeni işe alım evrakları, zaman çizelgeleri, performans değerlendirmeleri ve işten çıkış görüşmeleri gibi kritik bilgileri toplamasına, düzenlemesine ve yönetmesine yardımcı olur. Çalışma formları, veri toplama sürecini standart bir hale getirerek şirket politikalarına ve yasal gerekliliklere uyumu sağlar, İK iş akışlarını düzenler ve işverenler ile çalışanlar arasındaki iletişimi iyileştirir. Küçük bir işletme sahibi, İK yöneticisi veya işe alım uzmanıysanız, çalışma formları doğru kayıtların tutulması ve etkili insan kaynakları yönetiminin desteklenmesi için sizin için hayati bir öneme sahip olacaktır.
Jotform ile çalışma formları oluşturmak ve yönetmek, kodlama gerektirmeyen sorunsuz bir deneyime dönüşür. Jotform'un kullanımı kolay sürükle-bırak Form Oluşturucu'su, kullanıcıların iş başvuru formlarından çalışan geri bildirim anketlerine kadar özel İK ihtiyaçlarına göre uyarlanmış formları hızlıca tasarlamasına olanak tanır. Kullanıcılar binlerce hazır şablon arasından seçim yapabilir, popüler İK araçlarıyla entegrasyon kurabilir ve veri toplama süreci ile bildirimlerin iletimini otomatikleştirebilir. Tüm form yanıtları güvenli bir şekilde saklanır ve Jotform Tablolar'dan kolayca erişilebilir. Bu sayed, istihdam verilerinin düzenlenmesi, filtrelenmesi ve analiz edilmesi de kolaylaştırır. Jotform, kuruluşların İK süreçlerini dijitalleştirmesine, evrak işlerini azaltmasına ve genel çalışan deneyimini geliştirmesine olanak tanır.
Çalışma Formlarının Kullanım Alanları
Çalışma formları, işe alım sürecinin farklı aşamalarında geniş bir amaç yelpazesine hizmet eder. Bu formların çok yönlülüğü, onları insan kaynakları departmanları, işe alım uzmanları, yöneticiler ve iş sahipleri için vazgeçilmez bir seçenek haline getirir. Aşağıda çalışma formlarının nasıl kullanılabileceği, kimlerin bunlardan yararlandığı ve içeriklerinin nasıl değişebileceğine dair örnekler bulabilirsiniz:
1. Olası Kullanım Durumları:
- İş başvurusu ve aday değerlendirme
- Mülakat değerlendirme ve geri bildirim toplama
- Çalışan işe alım ve oryantasyon
- Zaman çizelgesi ve devam takibi
- Performans değerlendirmesi ve hedef belirleme
- Çalışan anketleri ve geri bildirim
- İzin talepleri ve onaylar
- Çıkış görüşmeleri ve işten ayrılma süreci
2. Problem Çözme Puanları:
- Veri toplama sürecini kolaylaştırın ve elle yapılan evrak işlerini azaltın
- İş kanunları ve şirket politikalarına uyumluluğu sağlayın
- Doğru ve düzenli çalışan kayıtlarını tutun
- İK ve personel arasında şeffaf iletişimi kolaylaştırın
- İnsan kaynakları süreçlerini hızlandırmak için bildirimleri ve onayları otomatikleştirin
3. Olası Sahipler ve Kullanıcılar:
- İK yöneticileri ve personeli
- İşe alım uzmanları ve işe alım yöneticileri
- Bölüm başkanları ve amirler
- Küçük işletme sahipleri
- Çalışanlar (self-servis formlar için)
4. Oluşturma Yöntemlerinin Farkları:
- İş Başvuru Formları: Aday bilgilerini, özgeçmişleri ve ön yazıları toplamaya odaklanın. Eleme soruları ve özgeçmiş kontrolü için onay içerebilir.
- İşe Alım Formları: Kişisel bilgileri, acil durum iletişim bilgilerini, vergi formlarını ve politika onaylarını toplayın.
- Performans Değerlendirme Formları: Derecelendirme ölçekleri, açık uçlu geri bildirim ve hedef belirleme bölümlerini içerir.
- İşten Çıkış Görüşmesi Formları: İşten ayrılma nedenleri, iş yeri hakkında geri bildirim ve iyileştirme önerileri hakkında bilgi alın.
- Özetle, çalışma formları içerik ve alanları belirli kullanım durumuna ve kurumsal ihtiyaçlara göre değişecek şekilde herhangi bir İK sürecine uygun olarak özelleştirilebilir.
İstihdam Formu Nasıl Oluşturulur
Jotform ile çalışma formu oluşturmak, iş başvurularını toplamak, yeni çalışanları işe almak veya performans değerlendirmeleri yapmak gibi İK'daki her senaryoya göre özelleştirilebilen kolay bir süreçtir. Aşağıda kuruluşunuz için etkili çalışma formları tasarlamanıza ve yönetmenize yardımcı olacak adımları bulabilirsiniz:
1. Amacınızı ve Hedef Kitlenizi Tanımlayın
- İstediğiniz İK sürecini belirleyin (örneğin, işe alım, işe alım, performans değerlendirmesi).
- Formu kimlerin dolduracağına (adaylar, çalışanlar, yöneticiler) ve hangi bilgileri toplamanız gerektiğine karar verin.
2. Formunuzu Oluşturmaya Başlayın
- Jotform hesabınıza giriş yapın ve Çalışma Alanım sayfanızda "Oluştur" butonuna tıklayın.
- "Form"u seçin ve sıfırdan başlamaya mı yoksa Jotform'un 10.000'den fazla istihdam form şablonundan birini mi kullanacağınıza karar verin.
- Bir düzen seçin: Kapsamlı işe alım paketleri gibi formlar için Klasik Form (tüm sorular tek sayfada) veya iş başvuruları gibi yönlendirmeli deneyimler için Kart Form (sayfa başına bir soru).
3. Form Alanlarını Ekleyin ve Özelleştirin
Temel alanları eklemek için sürükle-bırak Form Oluşturucu'yu kullanın:
- İş Başvuruları İçin: Ad, iletişim bilgileri, eğitim, iş deneyimi, özgeçmiş yüklemesi, eleme soruları.
- İşe Alım İçin: Kişisel bilgiler, acil durum iletişim bilgileri, vergi formları, politika onayları.
- Performans Değerlendirmeleri İçin: Derecelendirme ölçekleri, açık uçlu geri bildirim, hedef belirleme bölümleri.
- Çıkış Görüşmeleri İçin: İşten ayrılma nedenleri ve öneriler hakkında çoktan seçmeli ve açık uçlu sorular.
- E-imzalar, dosya yüklemeleri veya yanıtlara göre ilgili alanları göstermek için koşullu mantık widget'larını entegre edin.
4. Tasarımı Kişiselleştirin
- Form Tasarımcısını açmak için Boya Rulosu simgesine tıklayın.
- Renkleri, yazı tiplerini ayarlayarak ve logonuzu ekleyerek formunuzu şirketinizin markasına uygun hale getirin.
- Kuruluşunuzun tarzına ve formun amacına uygun bir tema veya düzen seçin.
5. E-posta Bildirimlerini ve Otomasyonları Ayarlayın
- Ayarlar menüsünde, İK personeli için e-posta bildirimlerini ve yanıtlayanlar için onay e-postalarını yapılandırın.
- Yanıtları ilgili departmana veya yöneticiye yönlendirmek için koşullu mantık kullanın.
6. Formunuzu Yayınlayın ve Paylaşın
- Paylaşılabilir bir bağlantı oluşturmak veya formu şirketinizin web sitesine ya da intranetine yerleştirmek için "Yayınla"ya tıklayın.
- Formu hedef kitlenizle e-posta, sosyal medya veya doğrudan bağlantı yoluyla paylaşın.
7. Yanıtları Test Et ve Yönet
- Formunuzu önizleyin ve her şeyin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için test yanıtı gönderin.
- Yanıtları Jotform Tablolar'da izleyin ve yönetin, burada verileri filtreleyebilir, arayabilir ve daha detaylı analiz için dışa aktarabilirsiniz.
- Bu adımları takip ederek, hiç kodlama yapmadan İK'nın karşılaştığı zorluklarını çözen, veri doğruluğunu artıran ve çalışan deneyimini geliştiren özel çalışma formları oluşturabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
1. Çalışma formu nedir?
Çalışma formu, kuruluşlar tarafından iş başvuruları, işe alım, performans değerlendirmeleri ve işten çıkış görüşmeleri gibi çeşitli İK süreçleriyle ilgili bilgileri toplamak, yönetmek ve saklamak için kullanılan bir belgedir.
2. İK yönetiminde çalışma formları neden önemlidir?
Çalışma formları, veri toplamayı standartlaştırmaya, yasal ve şirket politikalarına uyumluluğu sağlamaya, İK iş akışlarını kolaylaştırmaya ve personel kayıtlarını doğru bir şekilde tutmaya yardımcı olur.
3. Çalışma formlarında genellikle hangi bilgiler yer alır?
Kullanım örneğine göre çalışma formları; kişisel bilgileri, iletişim bilgilerini, iş geçmişini, eğitim durumunu, referansları, acil durum kişilerini, performans değerlendirmelerini, geri bildirimleri ve imzaları içerebilir.
4. Farklı türde çalışma formları var mı?
Evet, iş başvuru formları, işe alım formları, zaman çizelgeleri, performans değerlendirme formları, izin talep formları ve işten çıkış görüşmesi formları dahil olmak üzere, her biri belirli bir İK fonksiyonuna hizmet eden birçok tür bulunmaktadır.
5. Çalışma formlarını kimler kullanır?
İK profesyonelleri, işe alım uzmanları, yöneticiler, işletme sahipleri ve çalışanlar, istihdam süreci boyunca çeşitli amaçlar için çalışma formlarını kullanabilirler.
6. Çalışma formları uyumluluk ve gizlilik konularında nasıl yardımcı olur?
Çalışma formları yalnızca gerekli bilgilerin toplanmasını sağlayacak, onay kutucukları içerecek ve verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlayacak şekilde tasarlanabilir. Bu şekilde, kuruluşların gizlilik yasalarına ve düzenlemelerine uyması da kolaylaşacaktır.
7. Çalışma formları farklı roller veya departmanlar için özelleştirilebilir mi?
Kesinlikle. Formlar, farklı iş rollerine, departmanlara veya kurumsal gereksinimlere uygun olarak özel sorular, alanlar ve iş akışları ile özelleştirilebilir.
8. Dijital çalışma formlarının basılı formlara göre avantajları nelerdir?
Dijital çalışma formları evrak işlerini azaltır, hataları en aza indirir, işlemleri hızlandırır, kolay veri depolama ve erişim sağlayarak uzaktan veya hibrit çalışma ortamlarını destekler.