Envío de Horas de Voluntariado

Preguntas frecuentes sobre los formularios de voluntariado

1) ¿Qué son los formularios de voluntariado?

Las organizaciones utilizan formularios de voluntariado para reclutar, gestionar y captar voluntarios. Estos formularios recopilan información importante sobre los posibles voluntarios que ayuda a asignarles funciones y actividades apropiadas. Ya sea que esté organizando un evento comunitario, dirigiendo una organización sin fines de lucro o coordinando una campaña de caridad, los formularios de solicitud de voluntarios pueden ayudarle a recopilar de manera sencilla los detalles y la disponibilidad de los voluntarios.

Las organizaciones pueden emplear formularios para garantizar que disponen de toda la información precisa para gestionar con eficacia su personal voluntario y crear una experiencia de voluntariado positiva.

2) Tipos de formularios de voluntariado

Existen muchos tipos de formularios de voluntariado diseñados específicamente para ayudar a las organizaciones a gestionar sus programas de voluntariado de forma efectiva y eficaz:

• Los formularios de solicitud de voluntariado se utilizan durante el proceso inicial de captación para recopilar información básica sobre los posibles voluntarios, como sus datos de contacto, habilidades, disponibilidad y áreas de interés.
• Formularios de acuerdo de voluntariado describen los términos y condiciones de la participación del voluntario en la organización. Esto incluye las expectativas en cuanto a comportamiento, compromiso de tiempo y responsabilidades.
• Las hojas de inscripción de voluntariado permiten a los voluntarios inscribirse en eventos, turnos o tareas específicas. Esto ayuda a las organizaciones a asignar a los voluntarios donde más se necesitan y a hacer un seguimiento de quién participa en cada actividad.
• Hojas de horas de voluntariado registran las horas trabajadas por los voluntarios. Esto puede ser imprescindible para las solicitudes de subvención, los reportes de financiación y el seguimiento interno.
• Los formularios de exención de voluntariado pueden ayudar a proteger a una organización de la responsabilidad por actividades que impliquen trabajo físico o riesgo físico potencial, asegurando que los voluntarios reconocen y aceptan los riesgos que conlleva su participación.
• Formularios de formación de voluntariados documentan que un voluntario posee los conocimientos necesarios para desempeñar funciones que requieren una formación especializada.
• Los formularios de opinión de voluntariado son de gran utilidad después de un evento o actividad para recopilar información sobre la experiencia de los voluntarios. Esto ayuda a los organizadores a identificar lo que ha ido bien, examinar qué podría mejorarse y recopilar sugerencias para futuros actos.
• Formularios de salida del voluntariado documentan la salida de un voluntario de una organización y recopilan opiniones sobre su experiencia en general.

3) Elementos clave de los formularios de voluntariado

Un formulario de voluntariado debe fomentar el compromiso con su organización y recopilar la información específica que ésta necesita.

Muchos formularios de voluntariado empiezan con una breve descripción de la misión de su organización y detalles sobre el tipo de acto que se va a realizar. Esto puede ayudar a mostrar a los voluntarios potenciales cómo su trabajo tendrá un impacto. Incluya su logotipo o imágenes de eventos anteriores para que su formulario tenga un aspecto profesional y resulte más atractivo visualmente.

Incluya una sección para recopilar datos relevantes sobre los voluntarios, como su nombre, información de contacto, disponibilidad e intereses. Agregue campos para que los voluntarios indiquen sus aptitudes y experiencia previa, de manera que pueda asignarles las funciones en las que serán más efectivos.

Dependiendo del tipo de voluntariado que esté organizando, es posible que desee solicitar detalles adicionales, como referencias que puedan avalar su experiencia o capacidades.

Finalmente, no olvide incluir los descargos, reconocimientos o exenciones de responsabilidad para informar a los voluntarios de los posibles riesgos y ayudar a proteger a su organización.

4) ¿Qué tipo de información podría recopilarse con formularios de voluntariado?

Los formularios de voluntariado pueden recopilar una amplia variedad de información para ayudar a los organizadores a comprender y gestionar mejor a los voluntarios. Puede incluir información personal y demográfica, como el nombre, la edad, el sexo y los datos de contacto del voluntario, así como sus aptitudes y cualificaciones. ¿Qué experiencia laboral o como voluntario tienen? ¿Hablan otros idiomas? ¿Tiene licencia de conducción u otras certificaciones pertinentes?

Utilice formularios de solicitud de voluntariado para seleccionar a los nuevos candidatos, preguntándoles por qué están interesados en ser voluntarios y cuánto tiempo piensan dedicar. Solicite su horario y disponibilidad, e identifique con facilidad sus funciones y actividades preferidas, proporcionando una lista de los próximos eventos de voluntariado y los puestos disponibles.

Los formularios también sirven para recoger las confirmaciones de asistencia a eventos específicos, formaciones y orientaciones, además de registrar la asistencia y las horas trabajadas por cada voluntario. Incluso puedes recopilar datos de pago para donaciones y recopilar firmas electrónicas en formularios de consentimiento y exenciones de responsabilidad.

Tras el evento, utilice formularios para recopilar opiniones que le permitan seguir mejorando las futuras experiencias de voluntariado.

5) Creación de formularios de voluntariado con Jotform

Utilizar Jotform para crear y gestionar formularios de solicitud de voluntariado y otros tipos de formularios para voluntarios no solo le ahorrará tiempo, sino que además le garantizará que dispone de toda la información necesaria para llevar a cabo un programa de voluntariado con éxito.

Crear formularios para voluntarios con Jotform es un proceso sencillo e intuitivo. Puede crear sus formularios desde cero o bien escoger entre la amplia biblioteca de plantillas gratuitas y completamente personalizables de Jotform que le ayudarán a comenzar.

Mediante el creador de formularios de arrastrar y soltar, puede personalizar su formulario en cuestión de segundos. Agregue, elimine o modifique campos para recopilar la información específica que necesite, actualice el aspecto para que coincida con la marca de su organización, cargue su logotipo y agregue integraciones para sincronizar los datos del formulario con otras aplicaciones y servicios, como Google Sheets, Dropbox y herramientas de marketing por correo electrónico.

Una vez que su formulario esté listo, puede compartirlo con facilidad con posibles voluntarios integrándolo en su sitio web, compartiéndolo por correo electrónico o publicándolo en las redes sociales.