What is a time-off request form?

Online time-off request forms allow employees to submit their requests to take time off of work electronically. These forms consolidate all the necessary information for human resources (HR) to approve or deny a time-off request onto one form, eliminating the need for back-and-forth communication. Electronic time-off request forms offer employees and HR a quick and easy way to streamline the PTO process while still tracking each request. These forms allow employees to submit requests easily, accurately, and in a timely manner, and they open up communication between HR, management, and employees.

Why do employees need to use a time-off request form?

Employees use time-off request forms to create an official record of their requests. When employees take time off, it often impacts their teammates as well as timelines and workflows. Giving employees the ability to submit a formal request helps HR track requests and update payroll, scheduling, and resource allocation information accordingly. These forms also eliminate word-of-mouth agreements that lead to misunderstandings or miscommunication by formalizing and documenting each request. Having a trackable form helps HR calculate the remaining time off an employee has — keeping both employees and managers informed and accountable.

What are the key components of a time-off request form?

Every time-off request form requires some key components to ensure accuracy and consistency. Most time-off request forms include the following fields: Employee name Employee contact information (e.g., email, phone number) Requested days/hours off Total number of hours off requested Reason for request Request type (e.g., PTO, sick time, jury duty, etc.) Approval/denial date Approval/denial checkboxes Signature box The main purpose of time-off requests is to keep track of how many work hours an employee will be off work. However, including these key details also allows HR and management to make informed decisions on whether to approve such a request.

Who should use a time-off request form?

Time-off request forms are useful for anyone working for a business or organization and needs time away from work. These forms apply to any time-off request, regardless of the individual’s position. Even the CEO of a company should submit an official time-off request for tracking and scheduling purposes. In a business, the key users of these forms include Employees who are requesting time off Managers who need to approve the requests HR team members These categories will overlap if an HR employee or manager requests time off. Essentially, anyone who needs time off should use one of these request forms.

What types of information should employees include in a time-off request form?

Filling out all the required information on your time-off request form is crucial for ensuring your manager and HR department have an accurate understanding of your time off. But the most important information revolves around the exact details of your leave, specifically How long you plan to be gone (days, hours, etc.) What type of time-off request you’re submitting Why you need the time off Your employee information, potentially including your department and your manager’s name This information will alert HR and your manager(s) to the urgency of your request and the exact details of your absence. This allows your team to adjust schedules, resources, and workflows to accommodate your time off.

How do you respectfully request time off?

Respectfully asking for time off involves considering the impact of your absence on your team. Be sure to do the following to ensure your time-off request doesn’t create any frustration: Check your company calendar to ensure you’re not leaving your team without the help they need. Consider providing a plan for how you’ll set your team up for success before you leave or provide reassurance that everything will be taken care of, preventing any disruption of workflows. Ask, don’t tell. Don’t seem forceful in your request. You’re asking others to accommodate your schedule, so be considerate of how it will impact them. Ask early, not last minute. Loop your manager in earlier to make sure your request doesn’t catch them off guard. The more lead time you give your team, the more likely your manager will accept your request. Make sure your request aligns with your company’s time-off policy. Ensure you have enough available PTO, rather than asking to borrow time. Taking these points into consideration will set you up for success and ensure others will view your request as respectful and reasonable.

Formulario de solicitud días libres

1 Plantillas

Formulario De Registro De Horas

Un formulario de hora de salida es utilizado por los empleados para monitorear los incentivos o deducciones que no registran la salida de sus jornadas. Si tienes empleados, debes haber experimentado situaciones donde alguno de vuestros empleados, ha salido tarde o no se ha registrado durante la jornada entera. Es frustrante si el empleado no hace lo que se le pide y como responsable lo debéis hacer por ellos.Con esta plantilla, seréis capaces de tener una manera electrónica de tener seguimiento. Aquí es donde el formulario de entradas y salidas es muy útil. Esta plantilla os proporcionará una manera sencilla de hacer que vuestros empleados estén al tanto de que la organización monitorear sus tiempos. Podéis fácilmente utilizar este formulario para crear una lista de empleados que no suelan registrarse.

Formas recursos humanos

Acerca de Formulario de solicitud días libres

Elimine el papeleo innecesario y optimice su flujo de trabajo con uno de los formularios de solicitud de tiempo libre de Jotform. Los empleados pueden pedir permiso remunerado o días por enfermedad con solamente pulsar un botón, lo que le permite ver todas las solicitudes de días libres en cualquier dispositivo. Personalice nuestras plantillas gratuitas con nuestro creador de formularios — hasta puede agregar su logotipo para darle un toque personal. ¿Y por qué no integrarlo con Google Sheets para visualizar todas las solicitudes en una hoja de cálculo? Sabiendo cuándo se ausentan sus empleados, puede planificar mejor sus ausencias, así que ahorre tiempo y organícese con las plantillas de formularios de solicitud de días libres de Jotform.

Preguntas frecuentes

1) ¿Qué es un formulario de solicitud de tiempo libre?

Los formularios de solicitud de tiempo libre en línea ofrecen a los empleados la oportunidad de presentar electrónicamente sus solicitudes de días libres. Estos formularios reúnen toda la información que precisa el departamento de recursos humanos (RRHH) para autorizar o denegar una solicitud de permiso, eliminando así las idas y venidas en la comunicación.

Los formularios electrónicos de solicitud de tiempo libre permiten a los empleados y a los RR. HH. optimizar el proceso de Tiempo libre personal (PTO) sin dejar de hacer un seguimiento de cada solicitud. Estos formularios facilitan a los empleados la presentación de solicitudes de forma sencilla, precisa y puntual, y favorecen la comunicación entre RR. HH. la dirección y los empleados.

2) ¿Por qué deben utilizar los empleados un formulario de solicitud de permiso?

Los empleados utilizan formularios de solicitud de días libres para crear un registro oficial de sus solicitudes. Normalmente, cuando los empleados se toman días libres, esto repercute en sus compañeros de equipo, además de en los plazos y los flujos de trabajo. Proporcionar a los empleados la posibilidad de enviar una solicitud formal, ayuda a RR. HH. a hacer un seguimiento de las solicitudes y actualizar la nómina, la programación y la información de asignación de recursos en función de ello.

Estos formularios también permiten eliminar los acuerdos verbales que dan lugar a malentendidos o falta de comunicación, al formalizar y documentar cada solicitud. Contar con un formulario rastreable ayuda a los RR. HH. a calcular el tiempo libre restante de que dispone un empleado — lo que permite mantener informados y responsabilizados tanto a los empleados como a los directivos.

3) ¿Cuáles son los elementos clave de un formulario de solicitud de tiempo libre?

Cada formulario de solicitud de días libres necesita algunos componentes clave para garantizar la precisión y la coherencia. La mayor parte de los formularios de solicitud permiso contienen los siguientes campos:

Nombre del empleado
Información de contacto del empleado (por ejemplo, correo electrónico, número de teléfono)
Días/horas de tiempo libre solicitado
Número total de horas libres solicitadas
Motivo de la solicitud
Tipo de solicitud (por ejemplo, tiempo libre personal, baja por enfermedad, servicio de jurado, etc.)
Fecha de aprobación/denegación
Casillas de aprobación/denegación
Buzón de firmas

El objetivo fundamental de las solicitudes de tiempo libre es hacer un seguimiento de cuántas horas de trabajo estará un empleado de permiso. No obstante, incluir estos detalles clave también permite a RR. HH. y a la dirección tomar decisiones informadas sobre la aprobación de dicha solicitud.

4)¿Quién debe utilizar un formulario de solicitud de tiempo libre?

Los formularios de solicitud de tiempo libre son muy útiles para cualquier persona que trabaje para una empresa u organización y que necesite ausentarse del trabajo. Estos formularios se aplican a todas las solicitudes de tiempo libre, con independencia del cargo que ocupe la persona. Incluso el director general de una empresa debe presentar una solicitud oficial de tiempo libre para fines de seguimiento y programación.

En una empresa, los principales usuarios de estos formularios son

Empleados que solicitan tiempo libre
Gerentes que deben aprobar las solicitudes
Miembros del equipo de RR. HH.

Estas categorías se sobrepondrán si un empleado o gerente de RR. HH. solicita tiempo libre. Esencialmente, cualquier persona que necesite permiso debe emplear uno de estos formularios de solicitud.

5) ¿Qué tipo de información han de incluir los empleados en un formulario de solicitud de días libres?

Rellenar toda la información exigida en el formulario de solicitud de tiempo libre es crucial para asegurar que su gerente y el departamento de RR. HH. conozcan con exactitud su permiso para ausentarse. Sin embargo, la información más importante gira en torno a los detalles exactos de su permiso, en concreto

Cuánto tiempo piensa ausentarse (días, horas, etc.)
Qué tipo de permiso de tiempo libre solicita
Por qué necesita tiempo libre
Sus datos como empleado, incluyendo su departamento y el nombre de su gerente

Esta información alertará a RR. HH. y a sus gerentes de la urgencia de su solicitud y de la información exacta sobre su ausencia. De esta manera, su equipo podrá modificar los horarios, los recursos y los flujos de trabajo para adaptarse a su ausencia.

6) ¿Cómo se pide de manera respetuosa tiempo libre?

Pedir permiso de forma respetuosa supone tener en cuenta el impacto de su ausencia en su equipo. Asegúrese de hacer lo siguiente para que su solicitud de tiempo libre no provoque frustraciones:

Revise el calendario de su empresa para garantizar que no está dejando a su equipo desprovisto de la ayuda que necesita. Plantéese ofrecer un plan sobre cómo preparará a su equipo para el éxito antes de irse u ofrezca garantías de que todo estará bajo supervisión, evitando cualquier interrupción de los flujos de trabajo.
Pregunte, no diga nada. No se muestre enérgico en sus peticiones. Está pidiendo a los demás que se adapten a su horario, así que tenga en cuenta cómo les afectará a ellos.
Pregunte con antelación, no en el último minuto. Avise a su jefe con antelación para asegurarse de que su petición no le toma por sorpresa. Cuanto más tiempo de antelación dé a su equipo, más probable será que su jefe acepte su petición.
Asegúrese de que su solicitud se ajuste a la política de tiempo libre de su empresa. Compruebe que dispone de suficiente tiempo libre personal disponible, en lugar de solicitar tiempo prestado..

Si tiene en cuenta estos puntos, conseguirá el éxito y garantizará que los demás consideren su petición respetuosa y razonable.