Revisione

I moduli di verifica sono strumenti specializzati progettati per valutare, ispezionare o esaminare sistematicamente processi, operazioni, conformità o risorse all'interno di un'organizzazione. Questi moduli sono comunemente utilizzati in settori come finanza, sanità, manifattura, istruzione e ospitalità per garantire l'adesione agli standard, individuare aree di miglioramento e documentare i risultati. I moduli di verifica possono coprire una vasta gamma di scenari, incluse ispezioni di sicurezza, controlli di qualità, audit di conformità, revisioni dei processi interni e valutazioni delle strutture. Fornendo un formato strutturato per la raccolta dati, i moduli di verifica aiutano le organizzazioni a mantenere la responsabilità, monitorare le azioni correttive e sostenere iniziative di miglioramento continuo.

Con Jotform, gli utenti possono facilmente creare, personalizzare e distribuire moduli di audit su misura per le loro esigenze specifiche, senza la necessità di alcuna codifica. Il costruttore di moduli Jotform intuitivo drag-and-drop, l'ampia libreria di modelli e le potenti integrazioni rendono semplice progettare moduli di audit che catturano le informazioni giuste, attivano flussi di lavoro automatici e archiviare le risposte in sicurezza. Che tu abbia bisogno di condurre ispezioni in loco utilizzando dispositivi mobili o raccogliere dati di audit da remoto, Jotform semplifica l'intero processo, dalla creazione del modulo all'analisi dei dati, aiutando le organizzazioni a risparmiare tempo, ridurre errori e migliorare la conformità.

Casi d'uso dei Moduli di Revisione

Istruzioni di controllo sono versatili e possono essere adattate a una varietà di esigenze organizzative. Ecco come possono essere utilizzate, chi potrebbe usarle e come il loro contenuto può variare:

1. Possibili casi d'uso:

• Ispezioni di sicurezza: Utilizzate per valutare la sicurezza sul posto di lavoro, lo stato delle apparecchiature o la conformità alle normative di sicurezza.
• Verifiche di Controllo della Qualità: Valutare la qualità del prodotto, i processi di produzione o gli standard di erogazione dei servizi.
• Verifiche di conformità: Garantire il rispetto dei requisiti legali, normativi o delle politiche interne.
• Ispezioni di Strutture o Siti: Esamina le condizioni degli edifici, delle attrezzature o delle infrastrutture.
• Revisioni dei processi interni: analizza l'efficienza del flusso di lavoro, l'adesione alle procedure o le pratiche di gestione del rischio.

2. Punti di risoluzione dei problemi:

• Standardizza la raccolta dati per una reportistica coerente.
• Individua le non conformità o le aree che necessitano di miglioramento.
• Favorisce il monitoraggio e il follow-up delle azioni correttive.
• Riduce la documentazione cartacea e gli errori manuali.

3. Possibili proprietari e utenti:

• Responsabili della sicurezza, responsabili della qualità, team di conformità, revisori, responsabili delle strutture, professionisti delle risorse umane e capi dipartimento.

4. Differenze nei metodi di creazione:

• Ispezioni di Sicurezza: Possono includere liste di controllo per pericoli, attrezzature d'emergenza e campi di segnalazione degli incidenti.
• Audit di Qualità: Focus su specifiche del prodotto, monitoraggio dei difetti e conformità ai processi.
• Verifiche di Conformità: Campi obbligatori per riferimenti normativi, raccolta di prove e sezioni di approvazione.
• Ispezioni delle strutture: includere le valutazioni delle condizioni degli asset, le esigenze di manutenzione e i caricamenti di foto.
• Revisioni interne: Possono includere domande aperte, sistemi di valutazione e campi di approvazione del flusso di lavoro.

In sintesi, i moduli di audit possono essere adattati per adattarsi a una vasta gamma di scenari, con contenuti e struttura che variano in base agli obiettivi specifici dell'audit e ai requisiti del settore.

Come creare un modulo di audit

Creare un modulo di audit efficace con Jotform è semplice e altamente personalizzabile, consentendoti di affrontare una varietà di scenari di audit come ispezioni di sicurezza, controlli di conformità o revisioni del controllo qualità. Ecco una guida passo passo per creare un modulo di audit che soddisfi le esigenze della tua organizzazione:

1. Parti dalle giuste fondamenta:

• Accedi al tuo account Jotform e clicca su "Crea" nella pagina Il mio Workspace.
• Scegli “Modulo” e decidi se iniziare da zero o utilizzare uno dei 10.000 modelli di Jotform. Per i moduli di verifica, troverai modelli per audit di sicurezza, verifiche di conformità, ispezioni delle strutture e altro.

2. Seleziona il layout appropriato:

• Scegli tra Modulo Classico (tutte le domande su una pagina) o Modulo a Schede (una domanda per pagina). Per audit dettagliati, il Modulo Classico è spesso preferito per una navigazione e una revisione più facili.

3. Aggiungi elementi essenziali al modulo:

• Clicca sul menu "Aggiungi Elemento" per trascinare e rilasciare campi come:
• Campi di testo per nome dell'auditor, data e luogo.
• Campi a scelta multipla o caselle di controllo per i controlli di conformità.
• Menu a discesa per selezionare le categorie di audit o i dipartimenti.
• Campi di caricamento dei file per allegare foto o documenti.
• Campi firma per la convalida dell'auditor e del supervisore.
• Scale di valutazione o campi di punteggio per valutazioni quantitative.
• Personalizza i campi in base al tipo di audit (ad es., sicurezza, qualità, conformità).

4. Integrare la Logica Condizionale:

• Utilizza la logica condizionale di Jotform per mostrare o nascondere campi in base alle risposte precedenti. Ad esempio, se viene rilevata una non conformità, visualizza una domanda di follow-up per le azioni correttive.

5. Personalizzare il design del modulo:

• Clicca sull'icona del Rullo di Vernice per accedere al Designer Modulo.
• Modifica i colori, i caratteri e il layout per adattarli al brand della tua organizzazione.
• Aggiungi il logo della tua azienda per un tocco professionale.

6. Imposta le notifiche e il flusso di lavoro

• Nel menu Impostazioni, configura le notifiche e-mail per informare i membri del team pertinenti quando viene inviato un audit.
• Imposta le email di risposta automatica per confermare la ricezione all'auditor o auditee.

7. Pubblica e condividi il tuo modulo di audit:

• Fai clic su "Pubblica" per copiare il link del modulo o incorporarlo nella tua intranet.
• Condividi il modulo con gli auditor via email, codice QR o dispositivi mobili per l'uso in loco.

8. Testa e perfeziona:

• Utilizza la funzione Anteprima per testare il tuo modulo, assicurandoti che tutti i campi e la logica funzionino come previsto.
• Invia una voce di prova e verifica che le notifiche e l'archiviazione dei dati funzionino correttamente.

9. Gestisci e analizza le risposte:

• Accedi alle risposte di audit nelle tabelle Jotform per una facile revisione, filtraggio ed esportazione.
• Utilizza la ricerca avanzata e il filtraggio per monitorare le tendenze, identificare problemi ricorrenti e generare report.

Seguendo questi passaggi, è possibile creare moduli di audit che semplificano la raccolta dei dati, migliorano l'accuratezza e supportano gli obiettivi di conformità e qualità della vostra organizzazione.