Modèles Bon de Travail

1) Qu'est-ce qu'un modèle de bon de travail ?

Les entreprises utilisent des bons de travail pour enregistrer les services demandés par un client ainsi que les coûts associés à ces services. Un modèle de bon de travail est un document prêt à l'emploi qui contient généralement toutes les informations nécessaires. Les entreprises de services, particulièrement celles qui génèrent de nombreux bons de travail ou cherchent à optimiser la documentation et les tâches administratives, utilisent fréquemment ces modèles.

Une entreprise crée un bon de travail avant le début des travaux pour documenter les demandes et s'assurer qu'elle peut répondre à ces demandes et les facturer. Une fois les travaux terminés, les clients reçoivent une facture.

2) Quand est-il nécessaire d'utiliser un modèle de bon de travail ?

L'objectif d'un bon de travail est de détailler le travail ou le service que votre entreprise s'engage à réaliser. En utilisant un modèle de bon de travail, votre entreprise dispose d'un format prêt à l'emploi réutilisable pour différents clients, évitant ainsi de devoir créer quelque chose de nouveau à chaque fois. Ces modèles peuvent englober divers types de travaux, tels que :

• Entretien de bâtiments
• Maintenance automobile
• Services informatiques
• Services paysagers
• Services de nettoyage
• Inspections

Grâce aux modèles, votre entreprise peut réduire son volumes de tâches administratives pour suivre chaque projet, augmenter la productivité et optimiser l'emploi du temps des employés.

3) Que doit contenir un modèle de bon de travail ?

Vos bons de travail comporteront probablement des éléments propres à votre entreprise, tels que votre marque et la terminologie spécifique à votre secteur d'activité. Cependant, il existe quelques éléments clés essentiels à tout bon de travail, tels que

• La personne qui autorise le travail
• La personne à qui le travail est confié
• La description des tâches à accomplir
• Les matériaux et la main-d'œuvre nécessaires
• Les dates de début et de fin des travaux
• L'échéancier prévu
• Commentaires supplémentaires

Une fois toutes les informations essentielles incluses dans votre modèle de bon de travail, vous pouvez personnaliser son apparence et d'autres détails pour qu'il reflète votre marque. En ajoutant un logo ou des couleurs spécifiques, vous aidez les clients à reconnaître votre marque et à l'associer à votre travail.

4) Comment créer un bon de travail ?

Comprendre comment créer un modèle de bon de travail est crucial pour le succès de toute entreprise de services. En établissant un modèle de bon de travail, vous économiserez beaucoup de temps à votre équipe en réduisant les tâches administratives et en optimisant les processus de documentation des procédures.

Pour créer un bon de travail, suivez les étapes suivantes :

1. Identifiez la tâche à accomplir.
2. Créez votre bon de travail, idéalement à l'aide d'un modèle. Pour ce faire, dans Jotform, choisissez simplement un modèle dans la bibliothèque de modèles, cliquez sur Utiliser le modèle, puis personnalisez-le en fonction de vos besoins.
3. Programmez l'exécution du bon de travail
4. Attribuez la mission à un employé

Une fois cette tâche terminée, ajoutez la documentation finale relative au bon de travail et clôturez-le.

Une fois que vous avez créé un modèle de bon de travail conforme à vos besoins, répétez ce processus et réutilisez le modèle si nécessaire. Jotform propose de nombreux modèles de bons de travail pour répondre à tous vos besoins. Pas besoin d'en créer un de toutes pièces.

5) Un bon de travail peut-il servir de facture ?

Bien que les bons de travail et les factures contiennent en grande partie les mêmes informations, nous vous recommandons vivement de bien les séparer. La principale raison pour laquelle vous ne devriez pas utiliser les bons de travail comme factures est de conserver des enregistrements précis de l'avancement d'un projet.

En séparant les bons de travail des factures, vous obtenez une documentation précise sur le calendrier d'un projet. Gardez également à l'esprit que, bien que vous puissiez créer un bon de travail basé sur la portée initiale du projet, il peut être nécessaire d'inclure des frais supplémentaires et de tenir compte des complications sur la facture pour des raisons financières. Cela comprend les modifications de dernière minute, les ressources supplémentaires et le dépassement des heures de travail estimées.

6) Quels sont les avantages des modèles de bons de travail ?

Les entreprises de services ont déjà suffisamment de choses à suivre, c'est pourquoi générer de nouveaux bons de travail pour chaque client peut-être très compliqué. Exploiter un modèle de bon de travail permet aux entreprises de services de bénéficier d'un moyen rapide et simple de générer des bons de travail pour leurs clients. Utiliser un modèle offre à vos équipes une solution simple pour faire un suivi efficace des travaux en cours et à venir.

En plus d'être faciles à utiliser, les modèles de bon de travail en ligne offrent une solution numérique plus rapide et plus efficace que les documents papier traditionnels. L'utilisation d'un modèle cohérent pour chaque bon de travail garantit également que vous avez pris en compte tous les détails, évitant ainsi à votre équipe le casse-tête lié au suivi des clients.