لا تتعلق الكفاءة على إنجاز المهام فحسب. في Jotform، تتعلق الكفاءة حول تقليل العوائق، ادارة البيانات مركزياً، وضمان انتقال سير العمل من مرحلة تقديم النموذج إلى مهمة مكتملة دون الحاجة إلى تدخل يدوي كبير.
لهذا السبب، نحن متحمسون أن نعلن عن تكامل جديد. يتكامل Jotform الآن بسلاسة مع Todoist، إحدى منصات إدارة المهام الشهيرة في السوق.
هذا التكامل، المتاح الآن داخل منشئ النماذج الخاص بـ Jotform، يسمح لك بتحويل بينات إرسالات نماذج Jotform الواردة تلقائيًا إلى مهام قابلة للتنفيذ في Todoist. لا مزيد من الإدخال اليدوي. لا مزيد من نسخ التفاصيل من شاشة إلى أخرى. فقط سير عمل مبسط وعمل منظم على الفور.
كيف يعمل: ربط مرن للحقول لمزيد من التحكم
لا يكتفي هذا التكامل مجرد إضافة رابط Jotform إلى مهام Todoist، بل قمنا ببناء إمكانيات متقدمة لربط الحقول بحيث يمكنك تخصيص كيفية انتقال البيانات بدقة من نموذجك إلى سير عمل إدارة مشروعك.
إليك كيف يعمل ذلك.
- في منشئ النماذج الخاص بـ Jotform، في شريط التنقل أعلى الصفحة، انقر على الإعدادات.
- في القائمة الموجودة على الجانب الأيسر من الصفحة، انقر على التكاملات.
- في قسم التكاملات باللوحة الرئيسية، ابحث عن Todoist وانقر عليه.
- انقر على المصادقة.
- في شاشة تسجيل الدخول إلى Todoist التي ستظهر، قم بتسجيل الدخول إلى حسابك في Todoist وامنح الإذن بالوصول. إذا كنت قد سجلت الدخول من قبل، فما عليك سوى اختيار حساب Todoist الخاص بك من القائمة المنسدلة والنقر على المصادقة. لاستخدام حساب مختلف، انقر على رابط استخدام حساب آخر.
- بمجرد ربط Jotform مع Todoist، قم بإعداد ما يلي:
- المشاريع. اختر مشروع Todoist الذي سيتم إنشاء المهمة فيه. يحدد هذا مكان وجود المهمة، بالإضافة إلى إعدادات المشروع وسير العمل والصلاحيات التي سيتم تطبيقها.
- حقول المهمة. اختر حقول Todoist على اليسار وقم بمطابقتها مع حقول النموذج على اليمين. لإضافة المزيد، انقر على إضافة حقل.
- انقر على حفظ، وبهذا تكون قد انتهيت.
عندما يقوم شخص ما بتقديم استجابة للنموذج، يقوم التكامل بتشغيل إجراء إنشاء مهمة في Todoist، ونقل التفاصيل الدقيقة وفقًا لاحتياجاتك. يمكنك ربط حقول Jotform مباشرة بخصائص مهام Todoist:
- المحتوى: حدد عنوان المهمة باستخدام البيانات من النموذج.
- الوصف: انقل التفاصيل المعقدة أو التفسيرات أو ملاحظات العملاء مباشرة إلى نص المهمة.
- اختيار المشروع: توجيه إرسالات النماذج إلى مشاريع محددة ومُعرفة مسبقًا في Todoist.
- الأولوية: ربط القوائم المنسدلة لمستوى الأولوية في Jotform بإعدادات الأولوية في Todoist.
- تاريخ الاستحقاق: جدولة المهام تلقائيًا بناءً على حقول المواعيد النهائية.
- التسميات: تصنيف العمل الوارد لتسهيل التصفية وإعداد التقارير عبر المشاريع.
- المستخدم المسؤول: تعيين المهمة لعضو فريق محدد فور ارسال النموذج.
التأثير على أرض الواقع: 4 حالات استخدام لك
يربط هذا التكامل الفجوة بين جمع البيانات والتنفيذ القابل للتطبيق. إليك بعض الأمثلة حول كيفية استخدام هذا المزيج القوي الجديد لزيادة الكفاءة إلى أقصى حد.
1. جمع المهام المركزي والتخطيط اليومي
يتمثل التحدي الأكبر في التخطيط اليومي في فرز الطلبات الواردة. إذا كنت تدير قائمة انتظار للدعم الداخلي أو صندوق وارد لطلبات التسويق، يصبح Jotform هو البوابة الرقمية لجمع بيانات المهام.
- السيناريو: نموذج مكتب لتلقي طلبات دعم فني يشهد ضغطاً عالياً.
- سير العمل: عندما يرسل مستخدم مشكلة ما، يتم ربط حقل “ملخص المشكلة” بحقل المحتوى في Todoist، أو عنوان المهمة. ويتم ربط حقل “الموعد النهائي المطلوب” بتاريخ الاستحقاق.
- النتيجة: يبدأ مسؤول مكتب المساعدة يومه بعرض “اليوم” في Todoist وهو ممتلئ مسبقاً بالمهام المجدولة حسب الأولوية، بدلاً من البحث داخل صندوق بريد إلكتروني مزدحم، مما يسمح بتخطيط يومي فوري وقائم على البيانات.
2. الامتثال المتكرر المبسط والتذكيرات
بالنسبة للفرق التي تدير الامتثال التنظيمي، أو عمليات تدقيقات الأمان، أو فحوصات المعدات، يتمثل التحدي في تذكر موعد تنفيذ المهمة مرة أخرى.
- السيناريو: فحص سلامة شهري إلزامي.
- سير العمل: يكمل مدير المرافق فحصًا ويقدم نموذج الفحص. تتم جدولة الفحص التالي تلقائيًا.
- التعين: يتم ربط تقديم النموذج بتسمية #الامتثال في Todoist. يتم ربط حقل مخفي في Jotform (مثل “تاريخ المراجعة القادم”) تلقائيًا بحقل تاريخ الاستحقاق في Todoist.
- النتيجة: عملية إتمام المهمة الحالية عبر Jotform تقوم تلقائيًا بجدولة الفحص التالي في Todoist، مما يضمن عدم تفويت أي موعد نهائي للامتثال.
3. تسريع إدارة المشاريع والأهداف
ربط طلبات العمل الجديدة بالمشاريع التنظيمية الاستراتيجية أمرًا ضروريًا لتحقيق الأهداف ربع السنوية.
- السيناريو: نموذج “بدء العمل مع عميل الجديد” الذي يستخدمه فريق المبيعات.
- سير العمل: بمجرد أن يكمل العميل النموذج، يتم توجيه التقديم إلى مشروع مخصص لـ”إعداد العملاء الجدد” في Todoist.
- الربط: يتم ربط التفاصيل الاستراتيجية من حقل مثل “ملخص أهداف العميل” بالوصف، بينما يمكن ربط قائمة منسدلة لـ”قيمة العقد” بتسميات الأولوية (على سبيل المثال، #عميل_فئة_أولى).
- النتيجة: يرى مديرو المشاريع على الفور المبادرات الجديدة وهي تظهر في المشروع الصحيح، مع توفير سياق كامل لها وجاهزة لتخطيط الأهداف على مستوى عالٍ.
4. تعاون سلس ورؤية واضحة للإنتاجية
تفشل إدارة سير العمل عندما لا يتم تعيين المهام أو عندما تكون ملكيتها غير واضحة. يساعد تكامل Jotform و Todoist على إزالة هذا الغموض المتعلق بأسناد المهام.
- السيناريو: نموذج طلب أصول إبداعية (تصاميم/محتوى) على مستوى القسم.
- سير العمل: عندما يطلب مدير التسويق مادة إبداعية، فإنه يستخدم نموذجًا يتضمن قائمة منسدلة بعنوان “تحديد المصمم”.
- ربط الحقول: يتم ربط هذه القائمة المنسدلة مباشرة بالمستخدم المسؤول في Todoist.
- النتيجة: يتم إخطار عضو الفريق الإبداعي المحدد على الفور في Todoist بوصول مهمة جديدة إلى قائمة الانتظار الخاصة به. يمكن للمديرين بعد ذلك استخدام عرض اللوحة في Todoist لمتابعة خط الإنتاج وموازنة عبء العمل بين الفريق بناءً على بيانات النموذج الفورية.
جربه اليوم
تكامل Jotform مع Todoist متاح الآن في منشئ النماذج لمستخدمي الخطط البرونزية والفضية والذهبية. ابدأ في ربط بياناتك مباشرة بسير عملك واستمتع بكفاءة حقيقية.
للاطلاع على مثال واقعي لكيفية استخدام شركة Doist لمنصتنا Jotform، اقرأ تقرير تسليط الضوء على العملاء الخاص بنا حول سير عمل طلبات المؤسسات غير الربحية لديهم.
كتابة تعليق: