Microsoft est un nom fondateur dans le domaine des logiciels, et un grand nombre d’entreprises mondiales dépendent de ses solutions de productivité pour gérer leurs données et documents.
Bien qu’il ne manque pas de solutions sectorielles, Microsoft reste le choix privilégié des grandes entreprises et des sociétés traditionnelles dans des secteurs hautement réglementés tels que la finance, la santé et autres.
Mais l’intégration des soumissions de formulaires dans ces systèmes nécessite souvent un travail complexe ou manuel.
Pour remédier à ce problème, nous sommes ravis d’annoncer de nouvelles intégrations natives avec Microsoft Excel et Microsoft SharePoint.
Désormais, vous pouvez envoyer automatiquement les données de soumission de formulaires vers des classeurs et tableaux Excel, en plus de stocker des fichiers et PDF dans SharePoint.
Donc, si Microsoft est le langage d’amour de votre entreprise, ces intégrations sont faites pour vous. 😉
Ces nouvelles intégrations vous aideront à créer des flux de travail de données Microsoft fluides et vous feront gagner énormément de temps.
| Flux de données pour Microsoft Excel et SharePoint | |
|---|---|
| Avant | Après |
| Export manuel de fichiers CSV/XLS | Synchronisation automatique des données vers Excel |
| Téléchargement des pièces jointes une par une | Livraison instantanée des fichiers vers SharePoint |
| Création manuelle de dossiers et organisation des documents | Flux de travail structurés et évolutifs avec un effort minimal |
Examinons de plus près le fonctionnement de chaque intégration.
Transformez les soumissions de formulaires en données exploitables avec Microsoft Excel
Conçue pour ceux qui gèrent leurs données, flux de travail, rapports et collaboration dans Excel, notre nouvelle intégration
- Ajoute automatiquement les nouvelles soumissions sous forme de lignes dans les feuilles de calcul ou les tableaux
- Crée de nouvelles feuilles de calcul/tableaux ou les ajoute à ceux existants
- Associe directement les champs de formulaire aux colonnes Excel
- Envoie les soumissions de formulaires existantes vers Excel lors de la configuration de l’intégration
Le résultat est une organisation des données en temps réel et plus aucun travail manuel.
Comment utiliser l’intégration Excel
- Vous pouvez accéder à l’intégration Microsoft Excel dans le générateur de formulaires. Sélectionnez l’action pour votre compte Excel (nouveau classeur, classeur existant, nouveau tableau ou tableau existant).
- Sur l’écran suivant, authentifiez votre compte Microsoft.
- Spécifiez le nom de votre dossier/classeur, le nom de la feuille de calcul et les colonnes pour créer un nouveau classeur. (Si vous ajoutez à un classeur existant, c’est ainsi que vous associerez vos champs de formulaire aux colonnes Excel et commencerez à synchroniser automatiquement les soumissions.)
Cliquez sur Enregistrer, et le tour est joué.
Aperçu des actions Excel
Il existe quatre façons de synchroniser vos données de formulaire vers Excel :
- Ajouter une ligne au nouveau classeur : Il s’agit de l’exemple présenté ci-dessus. Avec cette option, chaque fois qu’un nouveau formulaire est soumis, les données de cette soumission seront ajoutées sous forme de ligne dans un nouveau classeur Excel.
- Ajouter une ligne au classeur existant : Avec cette option, chaque nouvelle soumission de formulaire sera ajoutée sous forme de ligne à un classeur existant. Dans ce cas, la nouvelle soumission de Brandywine est ajoutée en tant que dernière ligne.
Le saviez-vous ?
Lors de la configuration de vos actions d’intégration, vous avez peut-être remarqué l’option « Envoyer les soumissions existantes vers la feuille de calcul ou le tableau ». Lorsque vous activez cette option, toutes les soumissions associées à votre formulaire apparaîtront dans le classeur/tableau que vous spécifiez.
- Ajouter une ligne au nouveau tableau : Ici, chaque nouvelle soumission de formulaire créera une entrée dans un nouveau
- tableau Excel (ou onglet) dans votre classeur.
- Ajouter une ligne au tableau existant : Cette méthode de synchronisation ajoute chaque soumission de formulaire en tant que nouvelle entrée dans un tableau Excel existant.
- Parce que j’ai coché l’option « Envoyer les soumissions existantes vers le tableau » lorsque j’ai associé mes colonnes et configuré cette action, les soumissions antérieures apparaissent également dans ce tableau.
Remarque : Pour cette option, vous devez vous assurer que le nom de la feuille de calcul est unique afin d’éviter d’écraser les données existantes. Ceci est particulièrement important pour les feuilles de calcul qui ne sont pas structurées sous forme de tableaux.
Pro Tip
Si le classeur/tableau souhaité est ouvert lorsque vous configurez votre intégration, vous devrez le fermer avant d’enregistrer la configuration de votre action. De plus, les fichiers Microsoft Excel utilisés dans cette intégration sont gérés via l’expérience Excel en ligne (par exemple, Excel pour le web), qui vous permet d’accéder, de visualiser et de modifier vos feuilles de calcul en ligne à tout moment.
Cas d’utilisation de l’intégration Microsoft Excel
Toute personne ayant besoin d’organiser et d’analyser des données bénéficiera de cette intégration, mais elle séduira particulièrement
- Les équipes commerciales qui suivent les prospects (et analysent les données de tendance) dans des classeurs partagés
- Les équipes marketing ou opérationnelles qui gèrent des données de soumission structurées
- Les analystes de données qui maintiennent des tableaux de reporting en temps réel
- Les auditeurs qui effectuent des prévisions et des modélisations pour des recommandations exploitables
En savoir plus sur comment intégrer votre formulaire avec Microsoft Excel.
Organisez automatiquement les fichiers de soumission avec Microsoft SharePoint
L’intégration SharePoint est conçue pour les équipes qui s’appuient sur le service de stockage cloud pour la collaboration documentaire, la gestion interne et la conformité. Au-delà de la collecte de données, vous pouvez également automatiser la livraison de fichiers à partir de vos soumissions de formulaires.
Avec cette intégration, vous pouvez
- Télécharger les pièces jointes de soumission directement vers SharePoint
- Envoyer automatiquement les PDF générés
- Diriger les soumissions vers des sites/intranets et des dossiers
- Créer automatiquement des sous-dossiers à chaque soumission
Comment utiliser l’intégration SharePoint
- Vous pouvez accéder à l’intégration Microsoft SharePoint dans le générateur de formulaires. Sélectionnez l’action de formulaire pour votre compte SharePoint (ajouter une ligne à une nouvelle liste, ajouter une ligne à une liste existante ou envoyer des fichiers).
- Sur l’écran suivant, cliquez sur le bouton pour authentifier votre compte Microsoft. Remarque : SharePoint nécessite un compte professionnel ou scolaire pour intégrer vos données.
- Choisissez le site de destination et le nom du dossier/fichier pour vos soumissions (ou le site de destination et la liste si vous ajoutez une ligne à une liste existante), puis cliquez sur Enregistrer.
Aperçu des actions SharePoint
- Ajouter une ligne à une nouvelle liste : J’ai utilisé cette option dans l’exemple ci-dessus. Chaque soumission de formulaire sera ajoutée sous forme de ligne dans une nouvelle liste SharePoint.
- Ajouter une ligne à une liste existante : Cette option ajoute chaque nouvelle soumission de formulaire sous forme de ligne dans une liste SharePoint existante.
- Après avoir sélectionné mon site de destination et ma liste, je peux associer mes colonnes SharePoint aux champs de formulaire correspondants que je souhaite inclure.
- Une fois le formulaire soumis, la nouvelle entrée est ajoutée avec les champs que j’ai spécifiés.
- Envoyer des fichiers : Vous pouvez utiliser cette action pour envoyer automatiquement des fichiers et des PDF depuis vos soumissions de formulaires vers une bibliothèque de documents SharePoint spécifiée.
Pour information, vous avez la possibilité de créer un nouveau sous-dossier pour chaque soumission, mais dans cet exemple, j’ai désactivé cette option. J’ai ensuite ajouté Téléchargement de fichier comme Champ de téléchargement.
- Lorsque le formulaire est soumis, le PDF est importé directement dans mon dossier de documents.
Cas d’utilisation de l’intégration Microsoft SharePoint
Les organisations qui utilisent généralement SharePoint pour le stockage d’informations/documents, les ressources partagées et la collaboration d’équipe sont les organisations centrées sur Microsoft et les établissements d’enseignement. Les équipes au sein de ces organisations ont tendance à utiliser SharePoint de la manière suivante :
- Les équipes RH qui gèrent les documents d’intégration
- Les équipes administratives qui stockent les soumissions de formulaires internes
- Les équipes de conformité qui organisent les dossiers et les PDF
- Les équipes informatiques qui standardisent les flux de travail documentaires
- Les équipes de gestion de projet qui centralisent les supports
En savoir plus sur comment intégrer votre formulaire avec Microsoft SharePoint.
Jotform, conçu pour l’écosystème Microsoft
Avec ces deux intégrations — Excel pour une gestion rationalisée des données et SharePoint pour les flux de travail documentaires — les organisations centrées sur Microsoft peuvent créer en toute confiance des flux de travail qui commencent par la collecte de données et se terminent par une prise de décision collaborative.
Nous sommes ravis de rendre ces intégrations très demandées disponibles afin que vous puissiez commencer à synchroniser les données et fichiers de formulaires pour une automatisation de bout en bout.
Les intégrations Excel et SharePoint de Jotform fonctionnent sur plusieurs produits principaux comme le générateur de formulaires, Jotform Sign, éditeur PDF, formulaires PDF dynamiques et Workflows (SharePoint uniquement). Que vous ayez besoin d’automatiser les soumissions, de rationaliser les transferts de fichiers, le stockage et les processus de signature électronique, ou de déclencher des approbations et les étapes suivantes, vous disposez d’une capacité multiproduit conforme HIPAA.
Et les PME et entreprises qui ont besoin d’envoyer automatiquement leurs données vers Microsoft Teams, Outlook Calendar, One Drive ou Power Automate peuvent le faire via l’écosystème Jotform.
Ensemble, Microsoft Excel et SharePoint connectent plusieurs produits et parcours utilisateur, tout en permettant la conformité aux lois et réglementations comme HIPAA. À partir d’aujourd’hui, vous gagnerez plus de temps, réduirez davantage d’erreurs et améliorerez la collaboration au sein de votre organisation.
Rationalisez vos flux de travail Microsoft Excel et SharePoint avec ces intégrations dès aujourd’hui !
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