Detaylı Gönüllü Kayıt Formu Örneği

Gönüllü formları; kuruluşların, sivil toplum kuruluşlarının, okulların ve topluluk gruplarının gönüllüleri verimli bir şekilde işe alması, yönetmesi ve onlarla iletişim kurması için gerekli araçlardır. Bu formlar, gönüllü olmak isteyen kişilerden iletişim bilgileri, uygunluk durumu, beceriler, ilgi alanları ve acil durum iletişim bilgileri gibi önemli bilgileri toplamak için kullanılır. Gönüllü formları ayrıca belirli etkinlikler, devam eden programlar veya tek seferlik projeler için özelleştirilebilir ve bu sayede yardım derneği bağış etkinliklerinden çevre temizliğine, okul etkinliklerinden hastane destek programlarına kadar geniş bir kullanım yelpazesinde çok yönlü hale gelir.

Jotform ile kullanıcılar, hiçbir kod yazmadan gönüllü formlarını online olarak kolayca oluşturabilir, özelleştirebilir ve yönetebilir. Jotform'un kullanımı kolay sürükle-bırak Form Oluşturucu'su ile alan ekleyebilir, koşullu mantık kurabilir ve ihtiyaç duyduğunuzda ödeme ağ geçitleri veya diğer araçlar ile entegrasyon sağlayabilirsiniz. Yanıtlar otomatik olarak Jotform Tablolar'da düzenlenir, böylece gönüllü kayıtlarını takip etmek, programları yönetmek ve katılımcılarla iletişim kurmak kolaylaşır. İster büyük ölçekli bir etkinlik ister küçük bir topluluk girişimi yönetiyor olun, Jotform'un gönüllü formları veri toplama sürecini kolaylaştırır ve güçlü, katılımcı bir gönüllü tabanı oluşturmanıza yardımcı olur.

Gönüllü Formlarının Kullanım Alanları

Gönüllü formları, her biri kendine özgü gereksinimleri ve faydaları olan çeşitli senaryolara uyacak şekilde uyarlanabilir. İşte bu formların nasıl kullanılabileceği, kimlerin kullanabileceği ve içeriklerinin nasıl farklılaşabileceği:

Olası Kullanım Senaryoları:

• Festival, maraton veya bağış etkinliklerinde gönüllü kayıtları
• Hayvan barınakları, gıda bankaları veya hastaneler için devam eden program başvuruları
• Okul veya üniversite gönüllülük fırsatları
• Kurumsal sosyal sorumluluk (KSS) girişimleri
• Toplumsal hizmeti projeleri ve çevre temizlik çalışmaları

Problem Çözme Puanları:

• İşe alım sürecini tüm gerekli bilgileri tek bir yerde toplayarak kolaylaştırır
• Elle yapılan veri girişini ve kağıt işlerini azaltır
• Doğru zamanlama ve rol atamasını sağlar
• Gönüllülerle iletişim ve takibi kolaylaştırır
• Gönüllü saatlerini ve katkılarını raporlama veya takdir için takip etmeye yardımcı olur

Olası Sahipler ve Kullanıcılar:

• Sivil toplum kuruluşları ve yardım dernekleri
• Etkinlik koordinatörleri ve proje yöneticileri
• Okul idareleri ve öğretmenler
• Kurumsal İK veya KSS departmanları
• Topluluk liderleri ve yerel kamu kurumları

Oluşturma Yöntemlerinin Farkları:

• Etkinliğe Özel Formlar: Tercih edilen vardiyalar, tişört bedenleri ve belirli roller için alanlar içerebilir
• Sürekli Program Formları: Uzun vadeli müsaitlik, sabıka kaydı kontrolleri ve yetenek değerlendirmeleri üzerine odaklanır
• Gençlik Gönüllü Formları: Ebeveyn izni ve acil durum iletişim bilgileri gerektirir
• Kurumsal Gönüllülük: Dahili İK sistemleriyle entegre edilebilir ve çalışan kimlik alanları gerektirebilir

Özetle, gönüllü formları oldukça uyarlanabilir ve herhangi bir organizasyonun veya etkinliğin özel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde özelleştirilebilir, böylece etkili bir gönüllü yönetimi ve katılımı sağlanır.

Gönüllü Formu Nasıl Oluşturulur

Jotform ile gönüllü formu oluşturmak, tek günlük etkinliklerden sürekli gönüllü programlarına kadar her türlü kullanım durumuna uyarlanabilen basit bir süreçtir. İhtiyacınız olan tüm bilgileri toplayacak ve gönüllü yönetim sürecinizi kolaylaştıracak etkili bir gönüllü formu tasarlamanıza yardımcı olacak adım adım bir kılavuz hazırladık.

1. Doğru Şablonla veya Boş Formla Başlayın:

• Jotform hesabınıza giriş yapın ve Çalışma Alanım sayfanızda "Oluştur" butonuna tıklayın.
• "Form"u seçin ve sıfırdan başlayın veya Jotform'un geniş kütüphanesinden bir gönüllü form şablonu seçin. Şablonlar zamandan tasarruf etmenizi sağlar ve gerekli alanlar için ilham verir.

2. Uygun Düzeni Seçin:

• Hızlı kayıtlar için Klasik Form'u (tüm sorular tek sayfada) veya daha uzun ya da detaylı uygulamalar için özellikle faydalı olan, yönlendirmeli bir deneyim sunan Kart Form'u (sayfa başına bir soru) seçin.

3. Temel Form Alanlarını Ekleyin:

• Sürükle-bırak Form Oluşturucu'yu kullanarak aşağıdaki önemli alanları ekleyin:
• İsim ve iletişim bilgileri
• Müsaitlik (tarihler, saatler veya vardiyalar)
• İlgi alanları veya tercih edilen roller
• İlgili beceriler veya deneyim
• Acil durum iletişim bilgileri
• Onay kutuları (örneğin, sabıka kaydı kontrolü veya reşit olmayanlar için ebeveyn izni)
• Etkinliğinize veya programınıza özel ek sorular (örn. tişört bedeni, ulaşım ihtiyaçları)

4. Tasarımı Özelleştirin:

• Form Tasarımcısını açmak için Boya Rulosu simgesine tıklayın.
• Renkleri, yazı tiplerini ve düzeni kuruluşunuzun markalaşmasına uyacak şekilde ayarlayın.
• Logonuzu ve kayıt olmaya teşvik edecek karşılama mesajınızı ekleyin.

5. Koşullu Mantık Kurulumu (İsteğe Bağlı):

• Önceki yanıtlara göre alanları göstermek veya gizlemek için koşullu mantık kullanın. Örneğin, ebeveyn izni alanlarını yalnızca başvuran 18 yaşının altındaysa gösterin veya uygunluğa göre belirli rol seçeneklerini görüntüleyin.

6. E-posta Bildirimlerini Yapılandır:

• Ekibinize yeni kayıtları bildirmek ve gönüllülere onay e-postaları göndermek için otomatik e-posta bildirimleri ayarlayın. Bu, zamanında iletişimi sağlar ve gönüllülerin kendilerini değerli hissetmelerine yardımcı olur.

7. Formunuzu Yayınlayın ve Paylaşın:

• "Yayınla" butonuna tıklayın ve formunuzu doğrudan bağlantı ile paylaşın, web sitenize yerleştirin veya e-posta ve sosyal medya kanalları aracılığıyla dağıtın.

8. Yanıtları Test Et ve Yönet:

• Formunuzu önizleyin ve her şeyin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için test yanıtı gönderin.
• Gönüllü yanıtlarını Jotform Tablolar'da izleyin ve yönetin, burada verileri ihtiyacınıza göre filtreleyebilir, sıralayabilir ve dışa aktarabilirsiniz.

Bu adımları takip ederek, işe alımı kolaylaştıran, veri doğruluğunu artıran ve genel gönüllü yönetim sürecinizi iyileştiren profesyonel ve kullanımı kolay bir gönüllü formu oluşturabilirsiniz.