Jotform Approvals FAQ

Jotform Approvals ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Benutzer Genehmigungsprozesse erstellen, verfolgen und kontrollieren können, wie Abwesenheitsanträge, Bestellaufträge und Stellengesuche.

Mit Jotform Approvals können Sie Genehmigungsprozesse ganz einfach über ansprechende Formulare erstellen. Mit automatischen Erinnerungs-E-Mails, Eskalationstools, Fristen und der Möglichkeit, Aufgaben für andere zu erledigen, bleiben Genehmigungsprozesse nie mitten im Prozess stecken. In Jotform Approvals können Sie komplexe Genehmigungsprozesse mit Wenn-Dann-Bedingungen und bedingten Verzweigungen erstellen.

Sie können Genehmigungsprozesse nachverfolgen und steuern über Jotform Posteingang, Jotform Tabellen, und Jotform Mobile Formulare. Genehmigende können ihre Aufgaben über den Posteingang und Jotform Mobile Formulare erledigen.

Ja, Jotform Approvals ist kostenlos und in jedem Abo verfügbar.

Sie können jeden Genehmigungsprozess, den Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen benötigt erstellen. Darunter

• Genehmigungen von Ausgaben
• Genehmigungen von Urlaubsanträgen
• Genehmigungen zur Nutzung von Räumlichkeiten
• Genehmigungsprozess für Freiwilligenanträge
• Genehmigung von Helpdesk-Tickets

Mit Jotform Approvals können Sie selbst die komplexesten Genehmigungsprozesse ganz einfach erstellen.

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, auf Jotform Approvals zuzugreifen:

• Wenn Sie schon Formulare erstellt haben, können Sie eines Ihrer Formulare als Ausgangspunkt für einen Genehmigungsprozess verwenden. Gehen Sie einfach zu Genehmigungsprozesse unter der Einstellungen und klicken Sie auf Erstellen Sie einen Genehmigungsprozess.
• Wenn Sie von Grund auf anfangen möchten, gehen Sie zur Seite Meine Formulare, wechseln Sie zu Meine Genehmigungen im linken oberen Menü und wählen Sie Genehmigung erstellen aus.

Sie können einfach die E-Mail-Adresse der genehmigenden Person eingeben, oder ein E-Mail Feld aus dem Formular wählen, um einen Genehmigenden zuzuweisen. (Die Benachrichtigungs-E-Mail wird an die im Formular angegebene Adresse verschickt.)

Ja, Sie können alle E-Mails in Jotform Approvals anpassen, sogar die E-Mails, die die Genehmigenden benachrichtigen und sie an die Erledigung ihrer Aufgaben erinnern.

Ja, Sie können Wenn-Dann-Bedingungen und bedingte Verzweigungen verwenden, um verschiedene Genehmigungspfade in Abhängigkeit von Antworten auf Formularfragen zu erstellen.

Ja, Sie können so viele Genehmigungs-Pfade mit einem Element verbinden, wie Sie möchten.

Jotform bietet verschiedenen Möglichkeiten zum Teilen an. Sie können den Link des Formulars, welches den Genehmigungsprozess auslöst, teilen, das Formular in eine Webseite einbetten, es jemandem zuweise, oder per E-Mail versenden. Sobald das Formular ausgefüllt wird, startet der Genehmigungsprozess.

Sie können die zuständigen Personen auffordern, ein kostenloses Jotform Konto zu erstellen, um die Anfragen zu genehmigen oder abzulehnen. Mit einem kostenlosen Starter Konto können alle ausstehenden und abgeschlossenen Genehmigungen von der zuständigen Person gesehen werden.

Sie können den Zuständigen auch erlauben, Aufgaben zu erledigen, ohne sich in Jotform anzumelden. In diesem Fall können die Genehmigenden jedoch keine ausstehenden Anfragen verfolgen und ihre abgeschlossenen Genehmigungen sehen. Wenn eine neue Anfrage eingeht, erhält der Genehmigende eine E-Mail-Benachrichtigung, die ihn zu einem Jotform-Posteingang leitet, um die Anfrage zu genehmigen/ablehnen.

Die zuständigen Personen können auf die Genehmigungsanfragen mit ihrem Desktop oder Laptop Computer über den Posteingang und mit den mobilen Geräten mit Jotform Mobile Forms antworten.

Die dazugehörenden Genehmigungsdaten werden aus dem Posteingang, Jotform Tabellen und den Formularen in der Jotform Mobile App entfernt.

Benutzer können auf die HIPAA-Compliance-Funktionen in Jotform Approvals zugreifen — sie müssen lediglich zuvor eine Geschäftspartnervereinbarung (Business Associate Agreement, BAA) unterzeichnen.

Mit Jotform Approvals können Sie nicht nur benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse erstellen, um die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu automatisieren, sondern auch die erforderlichen Antworten erfassen, um Ihren Genehmigungsprozess zu starten. Mit einem kostenlosen Jotform-Konto können Sie Online-Formulare erstellen, um Anfragen online zu sammeln. Anschließend können Sie Genehmigende hinzufügen, Ihre eigenen automatischen Antworten einrichten, bedingte Verzweigungen verwenden und Ihren Genehmigungsprozess mit unserem Drag & Drop Generator weiter personalisieren. Nachdem Sie Ihren Genehmigungsprozess mit ein paar einfachen Klicks eingerichtet haben, können Sie sich zurücklehnen und die Vorteile Ihres optimierten Genehmigungsverfahrens genießen! Vergleichen Sie Jotform Approvals mit Pipefy, Nintex, Kissflow und Process Street.

Ja, können Sie! Erstellen Sie ganz einfach Bestandteile Ihres Genehmigungsablaufs, richten Sie Mails und Pfade ein und definieren Sie Ziele. Wenn Sie einen Genehmigungsschritt erstellen, können Sie sogar mehrere E-Mails hinzufügen, sodass Genehmigungen von jeder Person gleichzeitig angefordert werden.

Sie können außerdem eine automatische Regel in Ihrem Genehmigungsprozess einrichten, sodass entweder alle Teilnehmer der Gruppe, eine Mehrheit, eine einzelne Person oder sogar eine bestimmte Anzahl an Personen reagieren müssen. Passen Sie Ihren Genehmigungsfluss einfach an Ihre Bedürfnisse an.

Im kostenlosen Abo können Sie bis zu drei genehmigende Personen zu Ihrem Workflow hinzufügen. Bei kostenpflichtigen Abos – darunter Bronze, Silber und Gold – können Sie bis zu 10 Personen hinzufügen und im Enterprise-Abo gibt es keine Begrenzung für die Anzahl der genehmigenden Personen in Ihrem Genehmigungsablauf.