3 طرق لخفض تكاليف العمليات التجارية من خلال التحول الرقمي

يمكن أن يكون لرقمنة النماذج والعمليات الورقية تأثير فوري من خلال تقليل تكاليف الورق والطباعة والتخزين. تستغرق صيانة العمليات الورقية وقتًا طويلاً وغير فعالة ومكلفة. وفقًا لشركة McKinsey، يمكن أن يؤدي رقمنة العمليات كثيفة المعلومات إلى خفض التكاليف بنسبة تصل إلى 90 بالمائة.

وفقًا ل McKinsey، يمكن أن يؤدي تحويل العمليات كثيفة المعلومات إلى رقمنة إلى خفض التكاليف بنسبة تصل إلى 90 بالمائة.

إحدى العمليات الورقية الجاهزة للرقمنة هي ملء النماذج وجمع المعلومات. تُستخدم النماذج الورقية على نطاق واسع في جميع الصناعات، سواء كان ذلك للحجوزات في مطعم، أو استقبال المرضى في المستشفى. تُعد رقمنة نماذج مؤسستك طريقة سهلة لخفض التكاليف وزيادة أمان بيانات العملاء.

سيضمن منشئ النماذج الجيد الأونلاين أن تكون البيانات المدخلة مشفرة، مما يوفر قدرًا أكبر من الأمان مقارنةً إلى النماذج الورقية. ويجب أيضًا أن يكون سهل الاستخدام ويسمح بالوصول الفوري إلى بياناتك عبر إشعارات الهاتف المحمول وجداول البيانات وعمليات التكامل والمزيد.

هناك عملية أخرى مهمة للتحول إلى الرقمية وهي حفظ السجلات. وفقًا لتقرير صادر عن شركة Deloitte، "إن تكلفة إدارة السجلات الإلكترونية، حتى عند نسخها احتياطيًا لأغراض استعادة البيانات (DR)، أقل من خمس تكلفة إدارة السجلات المادية". بالإضافة إلى ذلك، من السهل أيضًا البحث عن السجلات الإلكترونية وتصفيتها وإعداد التقارير عنها عند تخزينها على منصة إدارة شاملة للبيانات.

لتحقيق أقصى استفادة من تحويل إدارة السجلات إلى صيغة رقمية، ابحث عن حلول تتمتع بالأمان الرائد في الصناعة وأدوات التعاون القوية في مكان العمل وميزات أتمتة سير العمل، بما في ذلك إشعارات البريد الإلكتروني والتقارير التلقائية وخيارات التقويم.

هناك فرصة أخرى لخفض التكاليف وهي رقمنة عملية جمع التوقيعات. على الرغم من أن العقود المادية والورقية قد تكون مألوفة، إلا أن عملية جمع التوقيعات الخاصة بها غالبًا ما تكون مكلفة وغير فعالة. حلول التوقيع الإلكتروني يمكن أن توفر الوقت والمال للمؤسسات من خلال تقليل التكاليف المرتبطة بالورق وتبسيط الأمور التسليم، وتوفير مسار تدقيق رقمي لتتبع حالة المستندات. بالمقارنة مع التوقيعات بالقلم والورق، تعد التوقيعات الرقمية أكثر أمانًا وأقل تكلفة وأسهل في جمعها.

عند تقييم الموردين لهذه العمليات الورقية وغيرها، ضع في اعتبارك إيجابيات وسلبيات مقدمي الخدمة الفردية مقابل الحلول الشاملة. على الرغم من أن الخدمات المتخصصة لها مزاياها، إلا أنها يمكن أن تؤدي إلى زيادة التكاليف والتعقيد عندما يتعين عليك استخدام حلول متعددة لوظائف مختلفة. ابحث عن حلول مرنة تتمتع بسجل حافل من الابتكارات التي ستدعم جهود مؤسستك في النمو والتوسع.

إن إجراء التحول الرقمي لتقليل استخدام الورق لا يعد أمرًا جيدًا لصافي أرباحك فحسب، بل إنه مفيد أيضًا للبيئة. ينتج العامل الأمريكي العادي 10000 ورقة من ورق المكتب كل عام. نتيجة لأنظمة الورق القديمة، تمثل صناعة اللب والورق حوالي 5 بالمائة من الاحتباس الحراري في العالم انبعاثات الغازات وتستهلك حوالي 4 بالمئة من طاقة العالم. الطريقة الأسرع والأسهل لتقليل استخدام الورق في مؤسستك هي رقمنة النماذج الورقية.

إحدى الطرق الأخيرة لخفض التكاليف من خلال التحول الرقمي هي من خلال تمكين موظفيك من استخدام الحلول بدون برمجة. الحلول بدون برمجة هي تطبيقات تسمح ببناء حلول مختلفة دون استخدام أي تعليمات برمجية. تعمل واجهات السحب والإفلات سهلة الاستخدام على تسهيل إنشاء حلول مختلفة للجميع.

توفر هذه التقنية الوقت والمال وموارد تكنولوجيا المعلومات للمؤسسات. مع هذه الفوائد، لا ينبغي أن يكون مفاجئًا أن الحلول بدون برمجة آخذة في الارتفاع في السنوات الأخيرة. بحلول عام 2024، سيتم إنشاء 80 بالمائة من منتجات وخدمات التكنولوجيا بواسطة أشخاص ليسوا متخصصين في مجال التكنولوجيا، وفقًا إلى Gartner.

بحلول عام 2024، سيتم إنشاء 80 بالمائة من منتجات وخدمات التكنولوجيا بواسطة أشخاص ليسوا متخصصين في مجال التكنولوجيا، وفقًا لشركة Gartner.

بالإضافة إلى توفير الوقت والمال، تسمح الحلول بدون برمجة للموظفين بالحصول على ملكية أكبر لعملهم. بدلاً من توجيه مهام معينة تلقائيًا إلى فريق التطوير، يمكن للموظفين إنشاء حلولهم الخاصة وتصميمها.

تعد المؤسسات التي تتمتع بثقافات تمكين الموظفين أكثر عرضة للإبلاغ عن تفوق أداء أهداف الأداء بمقدار 1.3 مرة. بالإضافة إلى ذلك، فإن تمكين استقلالية الموظفين يعزز الروح المعنوية ويبقي الموظفين أكثر مشاركة في عملهم، وهو أصل لا يقدر بثمن في سوق حيث 32 بالمائة من الموظفين غير منخرطين في عملهم.

إلى جانب تعزيز الإنتاجية والاستقلالية، توفر الحلول بدون برمجة أيضًا الوقت عن طريق تقليل انشغال الموظفين. تدفقات الموافقة يمكن أن تقلل بشكل كبير من مقدار الوقت المستغرق في المهام الإدارية الشاقة. يؤدي أيضًا إنشاء حلول السحب والإفلات إلى تقليل حجم العمل المنشغل للمطورين، الذين ينفقون في المتوسط أكثر من 17 ساعة في الأسبوع للصيانة.

أصبحت تكنولوجيا الأتمتة هي المعيار الجديد في مكان العمل، حيث يتوقع 77 بالمائة من الموظفين خيارات أسهل استكمال المهام الروتينية. تتيح لك الحلول الشاملة لإدارة البيانات والأتمتة توفير الوقت في جميع جوانب عملياتك وإبقاء الموظفين أكثر سعادة.

كما أن أتمتة المهام الشاقة توفر المزيد من الوقت للعمل على مشاريع جديدة ومبتكرة. بالإضافة إلى توفير الوقت والمال، فإن السماح لموظفيك بأتمتة أعمالهم المزدحمة له أيضًا مجموعة من المزايا الأخرى.

إحدى الطرق التي يمكن بها للأدوات التي لا تحتاج إلى برمجة أن تحقق توفيرًا هائلاً في الوقت هي من خلال إنشاء التقارير تلقائيًا. يمكن لحلول بناء التقارير التي تتكامل مع جداول البيانات تمكين إعداد التقارير الفورية والآلية. يمكن أن يكون إنشاء التقارير الفورية أداة لا تقدر بثمن لاتخاذ قرارات سريعة والتواصل مع أصحاب المصلحة المهمين. على سبيل المثال، يستخدم مقدم الرعاية الصحية One to One Health إنشاء تقارير آلية بدون برمجة في ثوانٍ — وهي عملية قد تستغرق ساعات لإجرائها يدويًا.

يعد إجراء التحول الرقمي طريقة رائعة لتسهيل النمو والازدهار على المدى الطويل داخل مؤسستك. فهو لا يقلل من التكاليف التنظيمية فحسب، بل يزيد أيضًا من الكفاءة ويعزز أمان البيانات ويمكّن الموظفين. مع ظهور حلول البرمجيات بدون برمجة في السنوات الأخيرة، وابتعاد المزيد من الشركات عن الورق كل يوم، أصبح هناك شيء واحد واضح: التحول الرقمي هو السبيل الوحيد للمضي قدمًا.