Jotformを使えば、フォームをMicrosoft Teamsに簡単に接続して、チームメンバーに最新情報を共有できます。この連携により、フォーム送信データをTeamsチャネルに直接共有できるため、ツールを切り替えることなく、全員が最新情報を把握しやすくなります。リクエストの追跡、登録管理、承認プロセス、社内ワークフローなど、リアルタイムのコミュニケーションを重視するチームに特に便利です。フォームデータと通知をMicrosoft Teamsに統合することで、可視性を向上させ、迅速なコラボレーションを促進し、会話と更新情報を使い慣れた一つのワークスペースに集約できます。
Microsoft Teamsアカウントの接続
フォームをMicrosoft Teamsと連携する準備は、わずか数ステップで完了します。以下の手順に従って始めましょう:
- フォームビルダーで、ページ上部のオレンジ色のナビゲーションバーにある設定をクリックします。
- 次に、ページ左側のメニューで連携をクリックします。
- 右側の連携セクションで、Microsoft Teamsを検索してクリックします。
- Microsoft Teamsセクションで、以下のいずれかのアクションを選択します:
- 標準チャネルにメッセージを送信 — フォーム送信の詳細をMicrosoft Teamsの標準チャネルに送信します。
- プライベートチャネルにメッセージを送信 — フォーム送信の詳細をMicrosoft Teamsのプライベートチャネルに送信します。
- チャットメッセージを送信 — フォーム送信の詳細をMicrosoft Teamsチャットのメッセージとして送信します。
- ミーティングを作成 — フォーム送信に基づいて、Microsoft Teamsカレンダーに新しいミーティングを作成します。
- 次に、次へをクリックします。
- 認証をクリックします。ポップアップウィンドウで、Microsoft Teamsアカウントにログインします。
Note
Microsoft Teamsの連携には、職場または学校のアカウントが必要です。個人のMicrosoftアカウントはサポートされていません。
以前にフォームと連携したことがある保存済みのMicrosoft Teamsアカウントがある場合は、ドロップダウンからそのメールアドレスを選択し、右側の認証ボタンをクリックして使用できます。または、ドロップダウンの下にある「別のアカウントを使用」をクリックして、別のMicrosoft Teamsアカウントにログインし、連携のアクセスを承認することもできます。
以上です。Microsoft Teamsアカウントの認証が完了しました。選択したアクションに応じて、以下の設定を構成できます:
連携アクションの設定
Microsoft Teamsアカウントの認証が完了したら、フォーム送信後に実行するアクションを設定できます。各アクションでは、送信の詳細を送信したり、チームに通知したり、ミーティングを自動作成したりできます。
標準チャネルまたはプライベートチャネルへのメッセージ送信
Microsoft Teamsの標準チャネルまたはプライベートチャネルにメッセージを送信するようフォームを設定するのは簡単です。以下の手順に従ってください:
- フォームビルダーの設定タブにあるMicrosoft Teams連携セクションで、Microsoft Teamsアカウントの認証後に設定できる以下の設定リストが表示されます:
- チームを選択 — ドロップダウンメニューから、メッセージを送信したいチャネルがあるMicrosoft Teamsアカウント内のチームを選択します。
- 標準/プライベートチャネルを選択 — 選択したチームから、メッセージが送信される標準チャネルまたはプライベートチャネルを選択します。
- メッセージタイトルをカスタマイズ — 入力ボックスにメッセージのカスタムタイトルを入力します。右側のフォームフィールドドロップダウンメニューから、サポートされているフォームフィールドを選択して、フォームから動的な値を挿入することもできます。
- メッセージにフォームフィールドを追加 — ドロップダウンメニューでフォームフィールドを選択して、選択したチャネルに送信されるメッセージにその回答を含めます。
- 次に、下にスクロールして、以下の設定を続けて行います:
- アクションボタンを追加 — 選択したチャネルに送信されるメッセージにこれらのボタンを含めたい場合は、「送信を表示」および「送信を編集」オプションの横にあるボックスにチェックを入れます。
- 送信が編集されたときに新しいメッセージを送信 — 送信が編集されるたびにチャネルに新しいメッセージを送信したくない場合は、このオプションの横にあるボックスのチェックを外します。
- 完了したら、保存をクリックします。
以上です。選択したMicrosoft Teamsの標準チャネルまたはプライベートチャネルに送信の詳細を送信するようフォームの設定が完了しました。
チャットメッセージの送信
Microsoft Teamsでチャットメッセージを送信するようフォームを設定するには、いくつかの簡単な手順に従うだけです:
- フォームビルダーの設定タブにあるMicrosoft Teams連携セクションで、Microsoft Teamsアカウントの認証後に設定できる以下の設定リストが表示されます:
- ユーザーを選択 — ドロップダウンメニューから、プライベートメッセージを送信したいMicrosoft Teamsアカウント内のユーザーを選択します。
- ミーティングタイトルをカスタマイズ — 入力ボックスにメッセージのミーティングタイトルをカスタム入力します。右側のフォームフィールドドロップダウンメニューから、サポートされているフォームフィールドを選択して、フォームから動的な値を挿入することもできます。
- メッセージにフォームフィールドを追加 — ドロップダウンメニューでフォームフィールドを選択して、選択したユーザーに送信されるチャットメッセージにその回答を含めます。
- アクションボタンを追加 — 選択したユーザーに送信されるチャットメッセージにこれらのボタンを含めたい場合は、「送信を表示」および「送信を編集」オプションの横にあるボックスにチェックを入れます。
- 送信が編集されたときに新しいメッセージを送信 — 送信が編集されるたびにユーザーに新しいメッセージを送信したくない場合は、このオプションの横にあるボックスのチェックを外します。
- すべてが正しく設定されたら、保存をクリックします。
以上です。Microsoft Teamsでチャットメッセージとして送信の詳細を送信するようフォームの設定が完了しました。
ミーティングの作成
Microsoft Teamsカレンダーにミーティングを作成するようフォームを設定するのは簡単です。以下の手順に従ってください:
- フォームビルダーの設定タブにあるMicrosoft Teams連携セクションで、Microsoft Teamsアカウントの認証後に設定できる以下の設定リストが表示されます:
- ミーティングタイトルをカスタマイズ — 入力ボックスにミーティングのカスタムタイトルを入力します。右側のフォームフィールドドロップダウンメニューから、サポートされているフォームフィールドを選択して、フォームから動的な値を挿入することもできます。
- 必須参加者を追加 — ミーティングの参加者のメールアドレスを追加するために、1つ以上の基本的なメールアドレスフィールドを選択します。
- フィールドをマッチング — フォーム列の下にあるフォームから日付フィールドまたは予約フィールドを選択して、Microsoft Teams列の開始時刻フィールドとマッチングします。次に、Microsoft Teams列の期間フィールドとマッチングするために、フォームから事前定義されたオプションまたは数値フィールドを選択します。
- 次に、下にスクロールして、以下の設定を続けて行います:
- メッセージにフォームフィールドを追加 — ドロップダウンメニューでフォームフィールドを選択して、Microsoft Teamsに送信されるミーティングの詳細にその回答を含めます。
- 送信PDFをMicrosoft Teamsに送信 — ドロップダウンメニューからデフォルトまたはカスタムPDFドキュメントを選択して、送信のPDFコピーをMicrosoft Teamsに送信します。
- アップロードされたフィールドをMicrosoft Teamsに送信 — フォームを通じてファイルを収集し、Microsoft Teamsに送信するために、1つ以上の基本的なファイルアップロードフィールドを選択します。
- 送信が編集されたときに新しいミーティングを作成 — 送信が編集されるたびにMicrosoft Teamsで新しいミーティングを作成したくない場合は、このオプションの横にあるボックスのチェックを外します。
- すべての設定が完了したら、保存をクリックします。
以上です。Microsoft Teamsカレンダーにミーティングを作成するようフォームの設定が完了しました。
Note
別のアクションを追加したい場合は、すべてのアクションセクションの右上にある「新しいアクションを追加」ボタンをクリックできます。
アクションの管理
アクションを追加したら、いつでも管理して、整理された状態を保ち、希望通りに動作させることができます。アクションを編集したり、ログを確認したり、名前を変更したり、オンまたはオフにする、または不要になった場合は削除することができます。
アクションの編集
既存のMicrosoft Teamsアクションを更新して、フォーム送信の処理方法を微調整したり、使用する詳細を調整したりできます。既存のMicrosoft Teamsアクションの変更は簡単です。以下の手順に従ってください:
- すべてのアクションセクションで、編集したいアクションの上にマウスを置き、その右側にある編集アイコンをクリックします。
- 連携設定で変更を行い、保存をクリックします。
以上です。変更が保存され、アクションが更新されました。
アクションログの表示
Microsoft Teamsアクションのアクティビティを確認して、どのように実行されたか、送信が正常に処理されたかどうかを確認できます。Microsoft Teamsアクションログの表示は簡単です。以下の手順に従ってください:
- すべてのアクションセクションで、アクションログを表示したいアクションの上にマウスを置き、その右側にある3つの点アイコンをクリックします。
- 表示されるメニューで、アクションログを表示を選択します。
以上です。アクションログウィンドウが開き、過去7日間のMicrosoft Teamsアクションの成功および失敗した実行ログを確認できます。
Notes
- アクションログウィンドウの右側にあるドロップダウンメニューを使用して、すべて、成功、または失敗でログをフィルタリングします。
- ステータス列で、失敗の横にある下向き矢印アイコンをクリックして、ログのエラー詳細を表示します。
- 送信ID列で、IDをクリックして、別のブラウザタブで送信の詳細を開いて確認します。
アクションの名前変更
アクションのデフォルト名を変更して、識別しやすくし、ワークフローの変更を反映し、すべてのアクションセクションで類似のアクションを区別できます。いくつかの簡単な手順で実行できます:
- すべてのアクションセクションで、名前を変更したいアクションの上にマウスを置き、その右側にある3つの点アイコンをクリックします。
- 表示されるメニューで、アクション名を変更を選択します。
- 次に、アクションの新しい名前を入力し、キーボードのEnterキーを押して変更を保存します。
以上です。アクションの名前が正常に変更されました。
アクションの無効化
Microsoft Teams連携アクションの実行を一時的に停止できます。これは、削除したり連携内の他のアクションに影響を与えたりせずに一時停止したい場合に便利です。いくつかの手順で実行できます:
- すべてのアクションセクションで、無効にしたいアクションの上にマウスを置き、その右側にある3つの点アイコンをクリックします。
- 表示されるメニューで、アクションを無効にするを選択します。
以上です。アクションが無効になり、再度オンにするまで実行されません。アクションが無効になると、その名前の横にあるインジケーターが有効から無効に変わります。再度有効にするには、3つの点アイコンを再度クリックして、アクションを有効にするを選択します。
アクションの削除
Microsoft Teams連携アクションを削除して、完全に削除できます。これにより、連携設定をクリーンで整理された状態に保つことができます。以下に簡単な手順を示します:
- すべてのアクションセクションで、削除したいアクションの上にマウスを置き、その右側にある3つの点アイコンをクリックします。
- 表示されるメニューで、アクションを削除を選択します。
- 次に、ポップアップ表示される連携削除確認ウィンドウで、はい、削除しますをクリックします。
以上です。アクションが削除されました。一時的に停止したいだけの場合は、代わりに無効にすることを検討してください。
Microsoft Teamsへのフォーム送信通知の送信
Microsoft Teamsで送信通知を送信するようにフォームを設定するのは簡単です。以下の手順に従ってください:
- フォームビルダーで、ページ上部のオレンジ色のナビゲーションバーにある設定をクリックします。
- 次に、ページの左側にあるメニューで、通知をクリックします。
- 次に、右側の通知セクションで、Microsoft Teamsをクリックします。
- Microsoft Teamsセクションで、以下のアクションのいずれかを選択します:
- 標準チャネルにメッセージを送信 — フォーム送信の詳細をMicrosoft Teamsの標準チャネルに送信します。
- プライベートチャネルにメッセージを送信 — フォーム送信の詳細をMicrosoft Teamsのプライベートチャネルに送信します。
- チャットメッセージを送信 — フォーム送信の詳細をMicrosoft Teamsチャットのメッセージとして送信します。
- 次に、次へをクリックします。
- 次に、認証をクリックします。そして、ポップアップウィンドウで、Microsoft Teamsアカウントにログインします。
以前にフォームを連携したことがある保存済みのMicrosoft Teamsアカウントがある場合は、ドロップダウンからそのメールアドレスを選択し、右側の認証ボタンをクリックして使用できます。または、ドロップダウンの下にある別のアカウントを使用をクリックして、別のMicrosoft Teamsアカウントにログインし、連携のアクセスを承認することもできます。
- 次に、選択したアクションに応じて:
- Microsoft Teamsの標準チャネルまたはプライベートチャネルに送信詳細を送信する方法を設定し、保存をクリックします。
- チームを選択 — ドロップダウンメニューで、メッセージを送信したいチャネルがあるMicrosoft Teamsアカウントのチームを選択します。
- 標準/プライベートチャネルを選択 — 選択したチームから標準チャネルまたはプライベートチャネルを選択します。メッセージはここに送信されます。
- メッセージタイトルをカスタマイズ — メッセージのカスタムタイトルを入力ボックスに入力します。右側のフォームフィールドドロップダウンメニューからサポートされているフォームフィールドを選択して、フォームから動的な値を挿入することもできます。
- メッセージにフォームフィールドを追加 — ドロップダウンメニューでフォームフィールドを選択して、選択したチャネルに送信されるメッセージにその回答を含めます。
- アクションボタンを追加 — 選択したチャネルに送信されるメッセージにこれらのボタンを含めたい場合は、送信を表示と送信を編集オプションの横にあるボックスにチェックを入れます。
- 送信が編集されたときに新しいメッセージを送信 — 送信が編集されるたびにチャネルに新しいメッセージを送信したくない場合は、このオプションの横にあるボックスのチェックを外します。
- Microsoft Teamsでプライベートチャットメッセージとして送信詳細を送信する方法を設定し、保存をクリックします。
- ユーザーを選択 — プライベートメッセージを送信したいMicrosoft Teamsアカウントのユーザーをドロップダウンメニューから選択します。
- ミーティングタイトルをカスタマイズ — メッセージの入力ボックスにミーティングのカスタムタイトルを入力します。右側のフォームフィールドドロップダウンメニューからサポートされているフォームフィールドを選択して、フォームから動的な値を挿入することもできます。
- メッセージにフォームフィールドを追加 — ドロップダウンメニューでフォームフィールドを選択して、選択したユーザーに送信されるチャットメッセージにその回答を含めます。
- アクションボタンを追加 — 選択したユーザーに送信されるチャットメッセージにこれらのボタンを含めたい場合は、送信を表示と送信を編集オプションの横にあるボックスにチェックを入れます。
- 送信が編集されたときに新しいメッセージを送信 — 送信が編集されるたびにユーザーに新しいメッセージを送信したくない場合は、このオプションの横にあるボックスのチェックを外します。
以上です。フォームがMicrosoft Teamsに送信通知を送信するように設定されました。設定タブの通知セクションで、Microsoft Teamsの横にある3つの点アイコンをクリックして、無効にするか削除できます。
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