Créez des sondages de réunion

Un sondage de réunion est un outil de planification utilisé pour déterminer la disponibilité et les préférences des participants à un événement, une conférence, une réunion, etc. Ces sondages permettent aux organisateurs de demander aux participants quels sont leurs jours, heures et lieux préférés pour une réunion, de manière rapide et conviviale. Ainsi, il est plus facile de regrouper des groupes de personnes ayant des emplois du temps différents et de trouver les options qui conviennent le mieux à chacun des participants.

En utilisant un sondage de réunion, vous pouvez simplifier votre processus de planification, éviter les échanges incessants et inutiles, et trouver rapidement la disponibilité de vos invités ou participants.

Commencez par dresser une liste de questions, de préférences ou de dates et d'heures possibles pour la réunion. Une fois que vous avez identifié les informations que vous recherchez, vous pouvez partager le sondage avec les participants prévus, en leur permettant de sélectionner les options qu'ils préfèrent dans la liste ou de faire leurs propres suggestions. Une fois que tous les participants auront répondu, vous pourrez analyser les réponses et identifier ainsi les options qui conviennent le mieux à la majorité des participants.

To make the process even simpler, you can create a meeting poll by using one of Jotform’s hundreds of free templates or building one from scratch using our intuitive online form builder. When you’ve customized the poll to your liking, you can share it via email or link and watch the responses pour in. It’s that easy!

Vous pouvez réaliser un sondage de réunion en ligne pendant la réunion, lorsque vous avez l'attention de tous les participants, soit après la réunion. Souvent, ces sondages se présentent sous la forme d'une question posée aux participants pendant la réunion afin d'accroître leur engagement. Tous les participants peuvent alors répondre simultanément. Vous obtenez ainsi des résultats en temps réel, généralement à l'aide de fonctionnalités de sondage intégrées dans les logiciels de conférence web ou les applications mobiles.

You also have the option of creating a meeting poll that you can send to participants immediately following a meeting or before it even happens. With software like Jotform, you can collect and view responses as they roll in, which makes it easier for you to make a sound decision about your meetings. Plus, you can customize the poll to your exact needs.

As a pro tip, make sure to encourage participation by sending polite reminders to your participants to complete the poll. This will ensure that you have as much information as possible for your meeting.

Une fois que vous avez créé votre sondage avec une liste de créneaux horaires de disponibilité, d'options de repas, de lieux, etc., vous pouvez recueillir les réponses et planifier votre réunion à l'aide des données que vous avez collectées.

En utilisant des outils d'analyse tels que ceux disponibles dans les Tableaux Jotform, vous pouvez identifier la date, le créneau horaire et les autres options qui conviennent le mieux à la majorité des participants. N'oubliez pas de tenir compte de tous les autres facteurs, tels que la disponibilité des décideurs clés ou des ressources essentielles (comme les salles de réunion ou les moyens de transport).

Based on these results, you can schedule your meeting and send invitations to your participants, including the final date, time, and any other relevant details. The meeting poll helps cut down on complicated communication by providing all responses in one place.

Trouver une heure et un lieu de réunion qui conviennent à tout le monde peut parfois sembler difficile, mais les sondages de réunion peuvent simplifier le processus. Une fois que vous aurez proposé plusieurs options et que vous les aurez communiquées à vos participants, vous commencerez à recevoir des réponses qui vous aideront à réduire le nombre de possibilités. Si la présence de certains participants est plus importante que d'autres, vérifiez d'abord leur disponibilité.