Comment les approbateurs remplissent-ils leurs tâches ?

Jotform Workflows simplifie le processus d’approbation en permettant à vos approbateurs de rapidement examiner les demandes et de décider s’ils souhaitent les approuver ou les rejeter. Lorsque votre flux de travail est déclenché par la soumission réussie d’un formulaire, les approbateurs sont notifiés par e-mail. Ces e-mails contiennent des boutons d’approbation, leur permettant de réaliser des tâches directement depuis leur boîte de réception sans naviguer sur plusieurs pages. Ce processus simplifié permet de gagner du temps et assure une gestion des approbations efficace et pratique.

Traitement des approbations dans Jotform Inbox

Lorsque vos approbateurs cliquent sur l’un des boutons d’approbation dans leur e-mail, cela ouvre l’approbation qui leur est assignée dans Jotform Inbox et complète automatiquement la tâche. Si le bouton Aller à la boîte de réception est disponible, ils peuvent l’utiliser pour ouvrir et compléter la demande qui leur est assignée.

Vos approbateurs doivent être connectés à leur compte pour effectuer cette action. Sinon, ils seront invités à s’inscrire ou à se connecter lorsqu’ils cliqueront sur l’un des boutons d’approbation dans leur e-mail.

Ils peuvent s’inscrire ou se connecter à un compte lié à la même adresse e-mail utilisée pour leur approbation. Cela leur permet de suivre les approbations qui leur sont attribuées au sein de leur compte.

Finaliser des approbations sans se connecter à un compte

Vos approbateurs peuvent également accomplir leurs tâches sans se connecter à un compte. Suivez ces étapes simples pour désactiver l’exigence de connexion pour eux :

1. Dans Workflow Builder, cliquez sur l’icône Gear à droite de l’élément d’approbation de votre flux de travail pour ouvrir ses propriétés.
2. Ensuite, faites défiler vers le bas de l’onglet Général et basculez la propriété Exiger la connexion pour l’approbateur sur Off pour la désactiver.

Si votre flux de travail n’oblige pas les approbateurs à se connecter, ils seront redirigés vers la page d’action des approbateurs lorsqu’ils cliqueront sur n’importe quel bouton d’approbation ou sur le bouton Aller à la boîte de réception dans leur e-mail. De là, les approbateurs peuvent approuver ou refuser manuellement la demande.

Activer des actions d’approbation supplémentaires

Vous pouvez exiger que vos approbateurs ajoutent un commentaire avant de finaliser l’approbation et leur permettre de réassigner leur tâche à une autre personne et de demander plus d’informations sur la soumission. Pour activer ces options, suivez ces étapes :

1. Dans Workflow Builder, cliquez sur l’icône Gear à droite de l’élément d’approbation dans votre flux de travail pour ouvrir ses propriétés.
2. Ensuite, allez dans l’onglet Avancé et basculez les propriétés Exiger des commentaires, Réassigner, et Demander plus d’informations sur la position On pour les activer.

Exiger des commentaires

Vos approbateurs peuvent ajouter un commentaire lors de l’approbation. Ce commentaire apparaîtra sous le résultat de l’étape d’approbation, qui sera inclus dans la soumission. Le commentaire peut également être inclus dans l’e-mail envoyé à la personne ayant soumis la demande après l’approbation. Si le paramètre Exiger des commentaires dans l’élément d’approbation de votre flux de travail est activé, les approbateurs doivent d’abord entrer un commentaire pour compléter la tâche.

Réassigner

Lorsque cette propriété de l’élément d’approbation est activée dans votre flux de travail, vos approbateurs verront un bouton Réassigner à côté des boutons d’approbation de l’étape d’approbation dans Jotform Inbox.

Cela leur permet de réassigner la demande à une autre personne, jusqu’à trois fois, en l’envoyant à l’adresse e-mail de cette personne dans la fenêtre modale Réassigner.

Demander plus d’informations

Cela permet à vos approbateurs d’envoyer un e-mail à la personne qui a soumis la demande ou à n’importe qui d’autre pour demander plus de détails sur la soumission avant de finaliser la tâche.

Dans la boîte de dialogue Demander plus d’informations, les approbateurs peuvent personnaliser l’objet et le contenu du message, ajuster les paramètres d’e-mail, et ajouter des champs de formulaire ou des pièces jointes. L’e-mail inclura également un bouton Modifier, que le demandeur peut utiliser pour mettre à jour sa soumission.