Jotform Tables vous permet d’envoyer manuellement des e-mails de notification ou d’autorépondeur avec les données de votre tableau en utilisant la colonne Bouton d’Action Envoyer un Email, idéale pour les situations où les soumissions doivent être examinées avant l’envoi d’e-mails. Par exemple, vous pouvez envoyer des offres promotionnelles aux répondants des formulaires ultérieurement en fonction de leurs données de soumission ou des rappels de suivi, tels que des notifications de rendez-vous d’entretien ou des demandes de retour d’informations après une visite programmée. Les e-mails peuvent inclure des pièces jointes et des informations pertinentes pour des destinataires spécifiques, vous donnant le contrôle sur le moment et le contenu de la communication pour garantir une communication précise et opportune.
Suivez ces étapes pour ajouter une colonne Bouton d’Action Envoyer un Email à votre tableau :
- Dans Jotform Tables, cliquez sur le Bouton Ajouter à la fin du tableau pour insérer une nouvelle colonne. Consultez Comment ajouter et organiser des colonnes pour plus d’informations.
- Dans la fenêtre Ajouter une nouvelle colonne, allez à l’onglet Boutons.
- Sélectionnez ensuite Envoyer un Email et cliquez sur Suivant.
- Dans la fenêtre Envoyer un Email, entrez un nom pour votre nouvelle colonne, puis cliquez sur Suivant.
- Sur l’écran suivant, cliquez sur le bouton Créer un Email en haut pour configurer un nouveau modèle d’email.
- Ensuite, choisissez le type d’email que vous souhaitez créer et cliquez de nouveau sur Suivant.
Remarque
Similaire à la configuration des Emails de Notification sur votre formulaire, vous pouvez ajouter ou modifier des destinataires pour les notifications ou envoyer des Emails d’Autoréponse aux répondants du formulaire en fonction de certaines entrées spécifiques du formulaire. Vous pouvez personnaliser le contenu de l’email pour inclure les détails de l’entrée, configurer les paramètres de l’email, et joindre des fichiers si nécessaire. Pour plus de détails, consultez l’Explication des Paramètres de Notification et d’Autoréponse par Email.
- Une fois que vous avez terminé de configurer le nouveau modèle d’email, cliquez sur Enregistrer.
- Les modèles d’email nouvellement créés seront automatiquement sélectionnés par défaut. Cliquez sur le bouton Créer une Colonne pour terminer la configuration.
Les options Envoyer un Email Automatiquement pour les Emails de Notification et les Emails d’Autoréponse créés dans Jotform Tables sont décochées par défaut, car ils sont destinés à être envoyés manuellement.
Vous pouvez sélectionner plusieurs modèles d’email pour le bouton d’action Envoyer un Email que vous configurez. Vous pouvez également choisir les modèles d’email que vous avez configurés sur le formulaire connecté à votre tableau en cochant la case à côté d’eux lors de la configuration de la colonne Bouton d’Action Envoyer un Email. Les modèles d’email sélectionnés seront envoyés en une seule fois lorsque le bouton d’action dans votre colonne est activé.
Une fois que vous avez configuré la colonne Bouton d’Action Envoyer un Email, elle est prête à être utilisée dans votre tableau. Lorsque le bouton pour une entrée dans cette colonne est cliqué, des emails seront envoyés aux destinataires spécifiés dans les modèles d’email sélectionnés dans les paramètres de ce bouton.
Après l’envoi d’un email, le bouton Envoyer un Email dans la colonne pour l’entrée correspondante change pour afficher un message avec l’horodatage indiquant quand l’email a été envoyé. Cliquez sur l’icône Flèche vers le Bas à côté du message, puis sélectionnez Renvoyer pour envoyer de nouveau l’email pour cette entrée si nécessaire. Si les paramètres du bouton ont été modifiés, l’email sera renvoyé en utilisant la nouvelle configuration.
Jotform Tables vous permet également d’envoyer un email pour plusieurs entrées simultanément, ce qui permet de gagner du temps et d’assurer la cohérence. Pour cela, sélectionnez plusieurs entrées dans votre tableau et cliquez sur l’icône Trois Points en haut. Ensuite, survolez l’option Boutons pour ouvrir un sous-menu et sélectionnez l’option pour le bouton Envoyer un Email que vous avez configuré. Cette méthode peut également être utilisée pour renvoyer l’email pour plusieurs entrées à la fois.
Vous pouvez reconfigurer le bouton d’action Envoyer un Email dans une colonne si vous avez besoin d’ajuster ses paramètres. Cliquez sur l’icône Trois Points à côté du nom de la colonne et sélectionnez l’option Modifier le Bouton d’Action dans le menu Colonne. Cela ouvre la fenêtre Envoyer un Email, où vous pouvez choisir différents modèles d’email à envoyer ou mettre à jour leurs paramètres.
Remarque
- La reconfiguration des paramètres du bouton n’entraîne pas automatiquement le renvoi de l’email ni la réinitialisation des boutons pour les entrées où l’email a déjà été envoyé. Si nécessaire, vous pouvez renvoyer manuellement les emails avec les paramètres mis à jour pour ces entrées.
- L’Email de Notification et l’Email d’Autoréponse que vous avez créés dans les Paramètres d’Email du Form Builder ou dans la fenêtre Envoyer un Email dans Jotform Tables apparaîtront dans les deux emplacements. Les modifications que vous apportez à un modèle d’email seront reflétées dans les deux endroits. Pour plus de détails, consultez Comment Modifier les Emails de Notification et d’Autoréponse.
Dans la fenêtre Envoyer un Email, survolez un modèle d’email avec votre souris et cliquez sur le bouton Modifier à sa droite pour le mettre à jour. Cliquez sur le bouton Plus pour ouvrir le menu permettant de supprimer, dupliquer et renommer le modèle.
Vous pouvez personnaliser l’apparence du bouton Envoyer un Email dans votre tableau. Si votre tableau inclut d’autres boutons d’action, styliser le bouton Envoyer un Email peut faciliter sa distinction des autres. Pour plus de détails, consultez Comment Personnaliser les Boutons d’Action dans Jotform Tables.
Conseil Pro
Tout comme pour les autres colonnes de votre tableau, vous pouvez également ajouter une note à la colonne Bouton d’Action Envoyer un Email, que vous pourrez utiliser ultérieurement pour référence ou clarification. Voir Comment Ajouter des Descriptions aux Onglets et Colonnes dans Jotform Tables.
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