Comment créer un suivi des dépenses avec Google Forms

Tutoriel interactif étape par étape

Le suivi des dépenses est l’une des parties les plus importantes (et les moins glamour) de la gestion des finances. Sans enregistrements précis et actualisés, il est facile de rencontrer des problèmes de trésorerie dus à des dépenses excessives, de lutter pour planifier de futurs achats et de mal gérer les finances. Cela rend même la déclaration des impôts plus difficile.

Les formulaires de dépenses peuvent aider à rationaliser tout cela.

Les formulaires de dépenses fournissent un moyen standardisé de suivre et de gérer les dépenses, maintenant une image actualisée de la santé financière de votre organisation à tout moment. Le suivi des dépenses est plus facile que jamais avec le bon logiciel. Même le générateur de formulaires en ligne gratuit Google Forms peut servir de suivi des dépenses robuste pour les organisations et les départements de toutes tailles.

Poursuivez votre lecture pour découvrir tout ce que vous devez savoir sur la configuration et la gestion d’un suivi des dépenses avec Google Forms, y compris tous les formulaires et feuilles de calcul qu’il comprend.

Vous cherchez la meilleure alternative à Google Forms ?

La solution complète de création de formulaires de Jotform est adaptée aux mobiles et possède le plus d’intégrations dans l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser des flux de travail, recueillir des prospects et bien plus encore.

Migrate Forms to Jotform

ou

Partir de zéro

Comment fonctionne un suivi des dépenses avec Google Forms

Un suivi des dépenses avec Google Forms consiste en un formulaire personnalisé pour collecter les dépenses ainsi qu’une feuille de calcul Google Sheets qui aide les entreprises à enregistrer tous les fonds sortants. Ce suivi permet aux entreprises de suivre les dépenses de manière efficace en fournissant un format standardisé pour saisir et télécharger les données de dépenses. Le meilleur de tout, chaque entrée dans Google Forms est automatiquement enregistrée dans la feuille de calcul, éliminant ainsi plus de travail de traitement par la suite.

Un formulaire de suivi des dépenses doit inclure des champs comme

• Date de la dépense
• Montant dépensé
• Fournisseur/vendeur
• Catégorie de dépense
• Toutes notes ou commentaires supplémentaires

Lorsque vous engagez une dépense, il vous suffit de remplir le Google Form et de cliquer sur le bouton soumettre. Les informations seront automatiquement importées dans la feuille Google Sheet maître des dépenses pour examen ultérieur. Ces données peuvent vous aider à analyser les habitudes de dépense, à suivre le flux de trésorerie et à prendre de meilleures décisions concernant les dépenses futures.

Comment créer un suivi des dépenses avec Google Forms

Créer un suivi des dépenses avec Google Forms est un processus simple mais long. Voici exactement ce que vous devez faire.

1. Tout d’abord, créez le formulaire de dépenses que vos employés utiliseront pour soumettre les dépenses. Pour créer un nouveau Google Form, connectez-vous à Google Drive et cliquez sur le bouton +Nouveau à gauche.
2. Sélectionnez Google Forms pour créer automatiquement un nouveau Google Form vierge.
3. Ajoutez un nom approprié à votre formulaire, tel que “Suivi des dépenses”, et n’hésitez pas à ajouter une description également.

4. Ensuite, modifiez la première question vierge pour demander le montant de la dépense soumise.
5. Cliquez sur le menu déroulant à droite de la boîte et changez le type de question en Paragraphe court.
6. Cliquez sur l’icône trois points en bas à droite de la boîte et sélectionnez Validation de la réponse.
7. Dans la nouvelle section de paramètres de réponse, sélectionnez Nombre dans le menu déroulant à gauche. Dans le menu déroulant du milieu, sélectionnez l’option Est un nombre.
8. Activez l’option Requis.

9. Ensuite, créez une question sur la catégorie de la dépense. Cliquez sur le bouton + dans le menu de droite pour ajouter une nouvelle question ci-dessous.
10. Étiquetez la question Catégorie et changez le type de question en Menu déroulant.
11. Écrivez les noms de vos catégories de dépenses dans les champs ci-dessous.

12. Cliquez sur le bouton + dans le menu de droite pour créer la question suivante. Celle-ci portera sur des informations supplémentaires concernant la dépense.
13. Donnez à la nouvelle question le nom Description et changez le type de question en Réponse courte.

Maintenant que vous avez créé un formulaire de suivi des dépenses de base, il est temps de créer la feuille Google Sheet qui suivra toutes vos entrées de dépenses.

1. Cliquez sur l’onglet Réponses en haut de la page.
2. Cliquez sur Lier à Sheets à droite. Vous pouvez également cliquer sur l’icône trois points à droite de l’écran et cliquer sur l’option Sélectionner la destination des réponses dans le nouveau menu.
3. Sélectionnez Créer une nouvelle feuille de calcul et nommez la feuille comme vous le souhaitez. Puis cliquez sur le bouton Créer.
4. La feuille de calcul sera déjà configurée avec des étiquettes de colonnes qui correspondent aux questions du formulaire. Les soumissions s’ajouteront automatiquement dans la feuille de calcul au fur et à mesure que vous ajoutez de nouvelles dépenses.

Pourquoi Jotform est une excellente alternative à Google Forms pour le suivi des dépenses

Google Forms n’est pas le seul générateur de formulaires en ligne gratuit disponible pour le suivi des dépenses. Jotform est un générateur de formulaires robuste basé sur le cloud avec une bibliothèque de plus de 10 000 modèles de formulaires personnalisables, en faisant une alternative avancée au suivi des dépenses avec Google Forms. La bibliothèque de modèles comprend même une large gamme de modèles de suivi des dépenses.

Jotform offre plusieurs avantages par rapport à Google Forms pour le suivi des dépenses, y compris davantage d’options de personnalisation et d’intégrations de paiement, en plus d’une interface adaptée aux mobiles. Les utilisateurs peuvent facilement personnaliser les formulaires de dépenses pour correspondre à l’image de marque de leur organisation et même télécharger des logos et des images personnalisées. Dans l’ensemble, la flexibilité de Jotform et sa large gamme de fonctionnalités en font une option supérieure pour le suivi des dépenses.

Le suivi des dépenses avec Jotform est similaire à la création d’un suivi des dépenses avec Google Forms. Suivez simplement ces étapes :

1. Créez un formulaire personnalisé pour capturer vos données de dépenses, y compris des champs pour la date d’achat, le montant dépensé, le fournisseur, la catégorie de dépense et toute information supplémentaire pour enregistrer une dépense.
2. Soumettez directement les données de dépenses via le formulaire. Les données sont automatiquement enregistrées dans Jotform Tables.
String to be re-write this original string:
3. Use Jotform Tables to analyze submissions — you’ll have all of the calculation capabilities you’re accustomed to using in Microsoft Excel or Google Sheets.
4. As needed, export your data to other software, like QuickBooks, TurboTax, and other financial tools, for more streamlined data-sharing and recordkeeping.

Expense tracking is a tedious but unavoidable aspect of managing finances. Fortunately, the right form-building automations can make the process seamless. Follow this guide to build your own Google Forms expense tracker if you need a basic system, or use an alternative like Jotform if you’re looking for more advanced expense-tracking capabilities.

Photo by Dan Dimmock on Unsplash