Si vous recherchez un outil de création de formulaires pour concevoir des sondages, enquêtes, questionnaires, quiz et autres formulaires, vous avez probablement envisagé d’utiliser Google Forms. De nombreuses raisons expliquent pourquoi les utilisateurs se tournent vers cet outil, mais cela ne signifie pas forcément qu’il conviendra à tout le monde.
Dans cet article, nous passons en revue les points forts et les limites de Google Forms, appuyés par les retours d’utilisateurs issus de divers horizons. Nous vous présentons également Jotform, une alternative populaire à Google Forms, afin de vous aider à évaluer si cette solution correspond mieux à vos besoins en matière de création de formulaires.
Quels sont les avantages de Google Forms ?
Pourquoi choisir Google Forms pour créer vos enquêtes, sondages, questionnaires ou quiz ? Plusieurs raisons expliquent pourquoi cet outil figure parmi les solutions les plus utilisées du marché. En voici les principales :
Facilité d’utilisation
Grâce à son interface très intuitive, Google Forms se distingue par sa convivialité et sa facilité d’utilisation. Selon Naomi Clarke, responsable de la diversité chez Flingster, une plateforme de chat, même les utilisateurs disposant de compétences techniques basiques peuvent créer un formulaire en quelques minutes. « Sa simplicité en fait l’option privilégiée de nombreux utilisateurs », explique-t-elle. « Son design épuré représente un véritable atout, car il ne pose aucun obstacle aux personnes déjà familières avec les outils numériques. »
Rentabilité
Google Forms est entièrement gratuit, à condition de disposer d’un compte Google. « C’est un atout majeur pour les petites entreprises aux budgets serrés », souligne Rhealyn Mugri, fondatrice de l’agence de référencement The Digital Projects. « Lorsque je travaille avec des entrepreneurs locaux, le fait que l’outil soit gratuit permet de réallouer des ressources vers d’autres priorités, comme l’automatisation marketing ou les services de référencement. Résultat : des campagnes plus complètes, sans pression financière. »
Options de personnalisation
Google Forms vous permet de personnaliser un formulaire en ajustant le schéma de couleurs, sa structure et son contenu. Les options de personnalisation ne sont pas étendues, mais pour de nombreux utilisateurs, elles suffisent. « Les bases couvrent ce dont notre petite équipe a besoin », déclare Michael Dinich, conseiller financier et fondateur de Wealth of Geeks, un site dédié à la finance des particuliers.
« Google Forms peut facilement s’adapter à des besoins spécifiques, notamment lorsque les entreprises créent des formulaires personnalisés pour répondre à des objectifs précis », estime Naomi Clarke. « Vous contrôlez les types de questions, vous avez la possibilité d’ajouter une la logique conditionnelle pour faire évoluer le formulaire en fonction des réponses, et vous pouvez également le personnaliser avec des images ou d’autres éléments visuels. Ce degré de flexibilité en fait un outil polyvalent, utilisable aussi bien pour un sondage simple que pour une enquête complexe aux multiples scénarios. »
Intégration avec Google Workspace
Si votre entreprise utilise Google Workspace, alors vous apprécierez tout particulièrement le fait que Google Forms s’intègre parfaitement à l’ensemble de l’écosystème Google. Il a également été spécialement développé comme application associée à Google Sheets.
« Les réponses de Google Forms peuvent être automatiquement enregistrées sur une feuille de calcul Google Sheets, vous permettant ainsi de les traiter et de partager les résultats avec d’autres parties prenantes sans avoir à copier les données manuellement », souligne Naomi Clarke. « Avec cette approche, tout est plus efficace, car vous pouvez accélérer les processus et ajouter des éléments à la volée lorsque le temps presse. »
Partage facile
Une fois que vous avez créé votre formulaire, le partager avec les destinataires est un jeu d’enfant. Vous avez la possibilité d’envoyer le formulaire par email, de le partager à l’aide d’un lien, de l’intégrer sur un site web, ou encore de le diffuser sur les réseaux sociaux. De plus, vos répondants peuvent utiliser Google Forms sur l’appareil de leur choix : ordinateur de bureau, ordinateur portable, tablette et téléphone mobile. « Google Forms est facilement accessible sur n’importe quel appareil connecté à Internet », déclare Rhealyn Mugri.
Soumissions illimitées
Il n’y a pas de limite spécifique au nombre de formulaires ou de soumissions que vous pouvez recevoir avec un formulaire Google. La seule limite est un plafond de 5 millions de cellules dans la feuille de calcul Google Sheets correspondante aux réponses de votre formulaire.
« Avec Google Forms, nous pouvons créer un nombre illimité de formulaires et collecter un nombre illimité de réponses », déclare Cameron Lee, PDG de ACCURL, un fabricant de machines. « Cette fonctionnalité est particulièrement bénéfique pour une grande organisation comme ACCURL, où nous devons gérer plusieurs enquêtes et formulaires simultanément. Cela nous permet de recueillir des données étendues auprès des employés, clients et partenaires sans nous soucier des coûts supplémentaires ou des limitations. »
Quels sont les inconvénients de Google Forms ?
Bien que Google Forms ait ses avantages, il n’est pas le meilleur choix pour tout le monde ou pour chaque cas d’utilisation. Voici certains des inconvénients de Google Forms :
Options de design limitées
Bien que Google Forms propose quelques options de personnalisation, son menu ne se compare pas à la grande variété d’options offertes par d’autres outils de création de formulaires.
« Google Forms ne propose que des fonctionnalités de design basiques, ce qui peut rendre les formulaires génériques et moins alignés avec notre identité de marque », explique Cameron Lee. « La personnalisation avancée est cruciale pour nous afin de maintenir une apparence professionnelle et cohérente dans toutes nos communications. L’absence de telles options signifie que nous devons parfois chercher d’autres outils de création de formulaires offrant des capacités de design plus sophistiquées. »
Obligation de posséder un compte Google
Pour créer un formulaire, un questionnaire, une enquête, un sondage ou un quiz, vous devez vous posséder un compte Google ou en créer un. En revanche, la bonne nouvelle est que vos répondants n’ont, eux, pas besoin d’un compte Google pour remplir votre formulaire.
Manque d’outils d’analyse robustes
Si vous cherchez à analyser les données que vous collectez avec Google Forms, vous n’avez que quelques options basiques. « Google n’offre aucune fonctionnalité avancée d’analyse ou de reporting natives dans sa solution de formulaires », explique Naomi Clarke.
« Google Forms peut exporter des données vers Google Sheets pour une analyse plus poussée, mais n’offre aucune fonctionnalité native de reporting et de visualisation approfondies », ajoute Naomi Clarke. « Cela nécessite donc généralement l’utilisation d’autres outils car, en essence, il n’est pas possible d’analyser l’ensemble complet des résultats générés. Cela peut rendre l’utilisation un peu difficile ou gênante et allonger le temps d’accès aux informations stratégiques. »
Sécurité et confidentialité des données problématiques
Si vos formulaires collectent des informations hautement sensibles devant rester confidentielles, il est essentiel d’examiner en détail les fonctionnalités de sécurité et de confidentialité spécifiques de Google Forms. Bien que l’environnement Google soit globalement reconnu pour sa sécurité, des cas isolés d’utilisation malveillante de Google Forms, notamment dans des campagnes de hameçonnage, ont été signalés.
Manque de logique conditionnelle avancée
Google Forms propose une logique conditionnelle de base qui permet d’orienter les répondants vers différentes sections du formulaire en fonction de leurs réponses aux questions. Cependant, il ne propose pas de logique conditionnelle pour afficher ou masquer des questions spécifiques selon les réponses précédentes ou d’autres contrôles plus granulaires au niveau des questions.
Connexion Internet indispensable
Si vous ou vos répondants souhaitez utiliser Google Forms, vous aurez besoin d’une connexion Internet. « Google Forms nécessite un accès Internet fiable, ce qui peut être un inconvénient dans les opérations sur le terrain ou en déplacement », souligne Rhealyn Mugri.
« J’ai rencontré des problèmes lors de projets de référencement local sur des sites éloignés avec une connectivité instable, causant des retards dans la soumission des formulaires », affirme-t-elle. « L’absence de fonctionnalité hors ligne peut entraver la continuité du flux de travail dans de tels scénarios. »
Restrictions de téléversement de fichiers
La possibilité pour les répondants de téléverser des fichiers gratuitement sur Google Forms constitue un avantage notable. Toutefois, certaines restrictions peuvent freiner son utilisation. « La fonctionnalité de téléversement exige que les utilisateurs disposent d’un compte Google », explique Cameron Lee.
« Cela peut représenter un frein pour les candidats ou répondants externes qui n’en possèdent pas », ajoute-t-il. « De plus, les limites de taille des fichiers peuvent poser problème, notamment lorsqu’il s’agit de recueillir des documents volumineux, comme des propositions de projet détaillées ou des dossiers techniques soumis par des candidats ou des partenaires. »
Jotform, l’alternative idéale à Google Forms
Après avoir pesé les points forts et les limites de Google Forms, vous vous demandez peut-être s’il existe une solution équivalente, voire supérieure. Jotform est un générateur de formulaires qui offre tous les avantages de Google Forms — et bien plus encore — sans les mêmes inconvénients. Voici les fonctionnalités clés qu’offre Jotform :
- Options de personnalisation avancées : Jotform met à votre disposition des milliers de modèles pour concevoir facilement des formulaires, enquêtes, questionnaires, quiz ou sondages. Vous pouvez aussi choisir de partir d’une page blanche pour créer un formulaire entièrement personnalisé. Pour les utilisateurs ayant des exigences de design précises, Jotform permet l’ajout de styles CSS afin d’adapter l’apparence du formulaire à l’identité visuelle de votre entreprise.
- Fonctionnalités avancées de formulaire : les widgets de Jotform, la fonctionnalité de signature électronique, la logique conditionnelle au niveau des questions, la fonctionnalité de téléversement de fichiers, les champs de formulaire avancés, et bien plus encore, vous permettent d’en faire davantage avec vos formulaires. De plus, vous pouvez préremplir les formulaires, créer des formulaires adaptatifs et accomplir d’autres tâches avancées.
- Intégrations tierces : comme Google Forms, Jotform s’intègre aux applications Google telles que Google Sheets et Google Drive, mais propose également des intégrations avec plus de 240 applications tierces, y compris des passerelles de paiement comme PayPal, des outils de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce ainsi que des outils de productivité comme Slack.
- Fonctionnalité d’analyse avancée : avec Jotform, vous avez accès au Générateur de rapports Jotform, qui vous permet de créer vos propres rapports visuels personnalisés pour analyser et présenter vos données de formulaire.
- Options de sécurité au niveau de l’entreprise : comme Google Forms, Jotform respecte les exigences du RGPD et d’autres régulations en matière de confidentialité afin de renforcer la sécurité des formulaires. Jotform est également certifié PCI-DSS niveau 1 pour la collecte sécurisée des paiements et propose des fonctionnalités de conformité à la loi HIPAA afin de protéger les informations de santé identifiables et protégées (PHI).
Jotform affiche une note impressionnante de 4,7 sur 5 sur G2 et figure parmi les meilleures entreprises de logiciels selon le classement G2 de 2024. Et si vous utilisez déjà Google Forms, pas d’inquiétude : vous pouvez importer facilement vos formulaires dans Jotform en quelques clics et commencer à créer votre prochain formulaire dès aujourd’hui.
Photo de Good Faces sur Unsplash
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