7 puissantes alternatives à Microsoft Lists

En juillet 2020, Microsoft lançait un nouveau produit nommé Lists présenté comme une alternative aux outils numériques tels qu’Asana et Airtable, lesquels aident leurs utilisateurs à suivre les données et à organiser leurs activités. Faisant partie de la suite Microsoft 365, il s’intègre facilement avec les autres outils populaires de Microsoft tels qu’Outlook et Teams, et offre une alternative intuitive aux tableurs et à la gestion de base de données, sans avoir à coder.

Un tableur traditionnel est conçu comme un pur outil de calcul numérique – pour manipuler des nombres et réaliser des calculs. Mais les tableurs ne sont pas adaptés à certaines tâches telles que la gestion de flux de travail, la simplification du travail de collaboration, ou l’automatisation de processus à plusieurs pas. C’esr ainsi que, lors de la précédente décennie, des entreprises innovantes ont investi ce domaine et réalisé des hybrides intuitifs de tableurs-bases de données.

Ces nouvelles plateformes se présentent sous un format familier – similaire à celui des tableurs, mais avec des fonctionnalités étendues de base de données ainsi qu’une interface utilisateur épprouvée. Par exemple, dans ces plateformes hybrides, les cellules sont catégorisées en types (tels que case à cocher, numéro de téléphone, menus déroulant), lequels sont associés à des couleurs et à des fichiers tels que des images. Elles offrent aussi des outils robustes de collaboration qui n’étaient pas disponibles avec les tableurs traditionnels.

Les principales alternatives à Microsoft Lists ont toutes des fonctionnalités comparables, comme les visualisations personnalisables, la possibilité d’assigner et de suivre des tâches, des modalités de collaboration efficaces. Si Microsoft met en valeur la facilité d’intégrer Lists avec ses autres produits de la suite Microsoft 365, tous ses concurrents ont des API robustes et permettent des intégrations avec les services populaires de Microsoft et avec des outils similaires.

Voyons voir les similarités et les fonctionnalités particulières qu’ont ces sept alternatives à Microsoft Lists.

1. Jotform Tables

L’alternative la plus récente est celle des Tableaux Jotform qui transforment l’hybridation tableur-base de données en un espace de travail tout-en-un. Les données que vous collectez via vos formulaires en ligne remplissent des tableaux que vous pouvez visualiser sous la forme de tables, de calendriers, de rapports, etc. Vous pouvez aussi accéder aux fichiers videos et photos téléversés depuis les Tableaux Jotform.

Des fonctionnalités puissantes de recherche et de filtres, ou le réglage des accès et des partages, vous permettent d’organiser et de gérer vos données et de mettre en place les collaborations. Vous pouvez régler vos tableaux pour réaliser des calculs complexes et connecter un tableau à un autre.

Avec plus de 250 modèles gratuits, les Tableaux Jotform sont parfaits pour la gestion de projet, l’embauche, la gestion d’inventaire, le suivi des problème informatiques, le budget, etc.

2. Airtable

Airtable est un peu à part dans le domaine des hybridations tableurs-base de données, étant la première entreprise à créer une solution qui a gagné une large popularité. Fondée en 2012, Airtable propose un système hybride de tableur et de base données dédié à la gestion de projet en collaboration.

S’il se fonde sur le concept de tableur-base de données, il propose aussi d’autres options de gestion de flux de travail, telle que la vue Kanban. En plus, Airtable propose des fonctionnalités de facturation, d’élaboration de budget et de gestion de ressources qui facilite le travail des entreprises avec ses clients, tout omme celui des équipes avec d’importantes organisations.

3. Google Tables

De toutes les alternatives, Google Tables est la plus proche de Lists. Tout comme Lists, Google Tables est un nouveau venu dans le domaine des tableurs-base de données – lancé en septembre 2020. Elément de l’Area 120 de Google, son principal argument de vente est sa facilité d’intégration avec les autres plateformes de la société, dont Gmail, Google Sheets, Forms, Forms, Contacts et Calendar. Elle dispose aussi des fonctionnalités populaires que proposent ses concurrents.

4. Asana

Asana a été créée comme un outil de gestion des flux de travail plutôt que comme une hybridation tableur-base de données, elle en offre néanmoins la plupart des fonctionnalités. Elle permet de tout organiser depuis les tâches basiques jusqu’aux objectifs généraux de l’entreprise, de telle manière que chaque membre de l’équipe peut bien comprendre ses responsabilité et ses priorités.

Asana propose différentes manières pour visualiser les flux de travails (appellées “Vues”) qui incluent des listes, des vues Kanban, des cartes de Gantt et des calendriers. Les utilisateurs peuvent organiser leurs tâches dans des projets plus larges, une fonction glisser-déposer leur permettant d’y déplacer et d’adapter des actions.

Le principal désavantage d’Asana est l’absence de fonctionnalités de gestion comptable, comme l’élaboration de budget ou la facturation. Elle ne propose pas non plus de fonctionnalités développées pour la production de rapports, ce qui la rend plus adaptée à de petites équipes travaillant sur des projets internes plutôt qu’aux grandes entreprises ou aux interfaces client.

5. monday.com

monday.com propose des fonctionnalités comparables à Asana avec des visualisations et des flux un peu différents. Sur monday.com, les tâches sont des items que les utilisateurs peuvent visualiser à tout moment avec, pour chacune d’elles, une petite barre de progression. Les utilisateurs peuvent aussi élargir ou réduire les items dans la vue de progression (carte de Gantt) ou les glisser-déposer dans une vue Kanban. Ils peuvent choisir une visualisation préférée, astuce qui permet aux managers de tout suivre depuis un seul endroit.

6. ClickUp

L’interface de ClickUp est légèrement différente de celle des autres plateformes, centrée sur les objectifs et les cibles. Les objectifs sont les résultats souhaités, et les cibles sont les moyens de les atteindre, avec les avancées par équipe et les cibles personnelles permettant d’atteindre les objectifs. Les chefs d’équipe peuvent aussi définir des jalons, fonctionnalité qui permet de regrouper des tâches.

ClickUp se voulant être une plateforme tout-en-un, elle propose des fonctionnalités qui vont au-delà de l’hybridation tableur-base de données, telles que des Todo listes, des bloc-notes, une gestion de projet, des tableaux, des calendriers, des rappels, un suivi des objectifs et des heures, des copies d’écran et l’enregistrement vidéo. Mais si elle offre une large palette de fonctionnalités, elle n’est pas aussi simple à utiliser que les autres plateformes.

7. Zoho Project

Zoho Projects propose toutes les fonctions essentielles des autres plateformes, tout en mettant l’accent sur la communication et la collaboration. La plateforme comprend des tableaux interactifs de messagerie, des flux de notification, des salons de chat où les employés peuvent discuter des projets, de même que la fonction Pages qui permet aux utilisateurs de mettre en place un intranet.

Mieux qu’un tableur

Les principales hybridations tableur-base de données offrent toutes des outils robustes et intuitifs qui permettent d’être plus productif et efficace. Avec différents tarifs, dont les offres gratuites (comme avec Jotform), il n’y a aucune raison de ne pas commencer dès aujourd’hui avec l’une de ses plateformes qui augmentent la productivité.