Comment créer un flux d’approbation dans Microsoft Forms

Les processus métier comportent fréquemment de nombreuses étapes impliquant plusieurs personnes. Par exemple, pour faire une demande de congé, un employé doit, en général, remplir un formulaire et l’envoyer à son supérieur, qui doit ensuite approuver ou refuser la demande, informer l’équipe des ressources humaines, puis communiquer sa décision à l’employé. 

Bien que cela semble relativement simple, les employés sont souvent confrontés à une multitude de tâches, ce qui entraîne inévitablement des oublis. Dans cet exemple, le responsable peut oublier d’approuver ou de refuser la demande, laissant ainsi l’employé dans l’incertitude. C’est pourquoi la mise en place de flux de travail automatisés est une solution efficace pour garantir qu’aucune étape d’un processus ne soit omise.

Dans cet article, découvrez comment créer un flux d’approbation dans Microsoft Forms ainsi qu’un logiciel qui facilite les processus d’approbation, comme solution alternative.

Comment créer un flux d’approbation avec Microsoft Forms ?  

Microsoft Forms est un excellent outil pour créer des formulaires simples, des enquêtes, des quiz, des questionnaires ainsi que des enquêtes et des sondages. Cependant, il ne prend pas en charge la création de flux de travail automatisés. Pour bénéficier de cette fonctionnalité, il est nécessaire d’utiliser Microsoft Power Automate en complément de Microsoft Forms.

« Il faut avoir accès à la fois à Microsoft Forms et à Power Automate, mais une fois que vous disposez de ces deux outils, la mise en place est très simple », explique Devon Fata, PDG et président de Pixoul, une société de conseil en innovation et de recrutement.

Power Automate, anciennement connu sous le nom de Microsoft Flow, fait partie de la suite Microsoft 365 et permet de créer des flux de travail automatisés en intégrant diverses applications et services. Cette solution se révèle idéale pour ajouter des flux de travail automatisés à Microsoft Forms.

Voici comment créer un flux de travail de cette manière :

1. Définissez les grandes lignes du flux de travail. Avant de commencer à automatiser des étapes, définissez le processus complet sur papier (ou à l’écran) afin d’avoir une vue d’ensemble de toutes les étapes et de ce qui déclenche chaque action.
2. Créez le formulaire. Accédez ensuite à Microsoft Forms et créez le formulaire dont vous avez besoin pour mettre en place le processus. Par exemple, si vous souhaitez automatiser le flux d’approbation pour les demandes de congés, vous devrez créer un formulaire permettant à l’employé de demander des congés.
3. Créez le flux de travail en suivant ces étapes :
   • Accédez à Microsoft Power Automate et sélectionnez +Créer.
   • Puis, sélectionnez Flux de cloud automatisé. Ajoutez le nom de ce flux d’approbation dans le champ Nom de flux.
   • Sous Choisir le déclencheur de votre flux, vous avez le choix entre plusieurs options. Si vous utilisez un formulaire Microsoft Forms dans votre processus, saisissez « formulaires ». Plusieurs options de déclencheurs possibles à l’aide de formulaires s’affichent. Sélectionnez celui qui convient le mieux à votre flux de travail. 
   • Sélectionnez + Nouvelle étape et renseignez les informations du flux de travail que vous automatisez. Répétez ce processus jusqu’à ce que vous ayez ajouté toutes les étapes.
   • Cliquez sur Enregistrer une fois que vous avez ajouté tous les éléments du processus d’approbation. 
   • Testez l’automatisation en cliquant sur Tester en haut à droite de l’écran.

Devon Fata propose un conseil de pro : « Bien que le processus de base soit relativement simple, il existe de nombreuses options à explorer. La recherche de modèles en ligne est une excellente manière de simplifier encore davantage le processus. »

Jotform : une alternative de choix à Microsoft Forms 

Bien que Microsoft Forms et Microsoft Power Automate soient assez simples à utiliser ensemble, il existe d’autres options pour créer des flux de travail d’approbation. Jotform est une excellente alternative si vous souhaitez concevoir des formulaires et automatiser des flux de travail sur une même plateforme. 

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités puissantes, le générateur de formulaires Jotform est intuitif et adapté à tous types d’entreprises ou d’organisations. Toutefois, ce qui le distingue réellement, c’est sa vaste collection de modèles.

Jotform propose en effet des milliers de modèles de formulaires gratuits, couvrant presque tous les processus d’entreprise, vous évitant ainsi de devoir créer un formulaire à partir de zéro. En plus des modèles de formulaires, Jotform offre également une large sélection de modèles de tableaux, parfaits pour organiser de grandes quantités de données et en faciliter l’analyse.

De plus, Jotform propose plus de 100 modèles de flux d’approbation gratuits qui facilitent la création de flux d’approbation automatisés. Il n’est pas nécessaire de synchroniser différentes applications ou de créer des étapes à partir de zéro. Il vous suffit de sélectionner le modèle qui répond à vos besoins et de le personnaliser pour qu’il corresponde à votre propre flux de travail.

Il est certes possible de configurer un flux d’approbation dans Microsoft Forms en l’associant à Microsoft Power Automate, mais l’alternative intuitive du générateur de formulaires Jotform vous permet d’automatiser les approbations et bien plus encore.