Les 5 principales difficultés dans la gestion des achats et comment les surmonter

Autrefois considéré comme une fonction purement administrative, la gestion des achats est de plus en plus reconnue comme faisant partie intégrante de la performance organisationnelle, une composante susceptible d’avoir un impact significatif sur les résultats.

Mais la gestion des achats (autrement dit, l’approvisionnement en biens et services dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise) ne peut fournir la valeur attendue que lorsqu’elle implique des processus efficaces et bien conçus et que tous les membres de l’organisation travaillent vers les mêmes objectifs.

Inutile de dire que cela n’arrive pas toujours. Vous trouverez ci-dessous 5 difficultés fréquemment rencontrées par les entreprises en matière de gestion des achats qui peuvent entraver la performance de l’entreprise. Savoir qu’elles existent peut vous permettre d’être mieux préparés pour identifier et résoudre les problèmes lorsqu’ils surviennent.

1. Le manque de communication interne

Les équipes de gestion des achats occupent une position unique dans les organisations : la fonction n’est pas spécifiquement liée à un département en particulier et n’a pas non plus un accès ouvert aux données de chaque département.

De plus, les données sur les dépenses proviennent souvent de plus d’un système et sont difficiles à agréger. Si l’équipe de gestion des achats effectue des achats en silo, sans apport ni points de données clés des équipes individuelles, elle ne peut pas prendre de décisions sur comment planifier des dépenses d’une manière efficace et qui profitera à l’ensemble de l’organisation.

Les équipes d’approvisionnement sont plus efficaces lorsqu’elles travaillent en concertation avec toutes les parties prenantes concernées et ont une visibilité sur les dépenses dans tous les domaines. La communication est essentielle. Établir des relations avec les partenaires internes pour promouvoir la collaboration interfonctionnelle et travailler pour maintenir une bonne compréhension des besoins des parties prenantes au fil du temps.

2. Le contournement de gestion des achats

Toutes les entreprises connaissent un certain degré de contournement de gestion des achats – lorsque les employés achètent un article sans passer par un processus standard. Le plus souvent, quelqu’un commande des articles en ligne ou dans un magasin de détail, puis soumet une note de frais.

Les organisations qui ces processus ancrés dans leurs habitudes perdent l’opportunité de profiter de remises sur les commandes plus importantes. La pratique peut également avoir un impact négatif sur les relations avec les fournisseurs et même poser des problèmes juridiques (comme de créer un compte dans une boutique en ligne sans examen ni approbation).

Si quelqu’un achète en contournant la gestion des achats, profitez-en pour analyser les raisons pour lesquelles cela s’est produit. Cela peut être dû à un problème de personnel, à un manque de connaissances ou à des processus inefficaces : tous ces problèmes ont des solutions simples.

3. Les difficulté à faire un suivi des contrats

Les accords d’approvisionnement peuvent être complexes, avec des termes différents, des durées variables, des calendriers multiples et des modifications.

De nombreuses organisations tentent de suivre les contrats manuellement, ce qui laisse beaucoup de place à l’erreur. Les informations critiques peuvent être difficiles à trouver en cas de besoin. Des augmentations de prix ou des problèmes de conformité peuvent passer inaperçus.

Une façon d’éviter ces problèmes est de mettre en place un système de gestion des contrats numériques. Ce type de système offre un emplacement centralisé et sécurisé pour les contrats, ce qui rend la gestion des achats plus efficace et plus précise. Cela permet également de maintenir la cohérence entre les accords et peut même automatiser certaines parties du flux de travail lié aux contrats, par exemple en automatisant les approbations et les signatures en ligne et en envoyant des notifications pour les renouvellements et les expirations de contrats.

4. Les mauvaises relations avec les fournisseurs

Trop d’organisations négligent l’importance de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Gérer les achats ne consiste pas seulement à trouver les bons fournisseurs et à conclure des contrats avec eux ; il s’agit également d’entretenir un partenariat à long terme qui permettra à votre entreprise de se développer.

Lorsque les fournisseurs ne sont pas payés à temps, s’exécutent mal ou négligent les exigences de conformité, par exemple, votre productivité globale diminue et vous courez le risque de subir de graves interruptions d’activité.

Il est avantageux pour tout le monde de maintenir une relation saine et solide. Les fournisseurs qui se sentent valorisés prennent le temps de se renseigner sur votre entreprise et pourraient éventuellement vous aider à faire des économies, à introduire des produits utiles et à être plus réactifs en cas d’urgence. À leur tour, ils bénéficient d’un partenaire commercial fiable avec qui il est facile de travailler.

5. Le manque de technologie

Les organisations ont souvent du mal à surmonter leur hésitation à appliquer de nouveaux outils technologiques à la fonction de gestion des achats. Mais les méthodes traditionnelles utilisées pour collecter des données, obtenir des informations et générer des flux de travail essentiels sont inefficaces et entravent les efforts d’optimisation. Les systèmes manuels sont obsolètes et ne produiront probablement pas le type de résultats dont les équipes de gestion des achats ont besoin pour devenir le partenaire stratégique indispensable.

Tous les secteurs d’activité sont aujourd’hui engagés dans la transition numérique, et le secteur des achats ne fait pas exception. La modernisation des systèmes et des processus peut permettre de résoudre les problèmes, de maximiser les économies, de réduire les risques et d’améliorer l’efficacité des organisations et de leurs fournisseurs. Les nouvelles technologies telles que l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique peuvent également permettre aux équipes de prendre de meilleures décisions basées sur des données réelles.

Pour donner à votre organisation les meilleures chances de réussir avec les nouvelles technologies, commencez par réaliser une évaluation honnête du fonctionnement actuel de votre système de gestion des achats afin de pouvoir déterminer quels sont les points à améliorer pour mieux servir l’entreprise.