Correos de Alerta: Imágenes adjuntas no se pueden abrir ni descargar sin cuenta Jotform

Hola!!

En mi formulario "Cliente Incógnito METRO DE SANTIAGO", tengo configurados envío de correos cuando algunas variables muestran resultados que no son satisfactorios.

Estos correos incluyen campos del formulario y también imágenes que fueron subidas al formulario, a través de link.

Los correos se envían a 2 personas, una que tiene cuenta jotform y otra que no. Hasta la semana pasada, la persona que no tiene acceso a jotform podría abrir los link y descargar las imágenes, sin embargo hoy no la deja descargar ni abrir las imágenes.

Por favor su ayuda para que alguien sin cuenta pueda seguir descargando las imágenes de ese correo.

Adjunto imagen de cómo llega el mail.

Lo que comentas suele pasar cuando en la cuenta está activada la opción de “Requerir inicio de sesión para ver los archivos subidos”, por eso la persona sin cuenta ya no puede abrir ni descargar las imágenes.

Para permitir que cualquiera con el enlace pueda ver y descargar las imágenes, sigue estos pasos:

• Ve a tu Workspace de Jotform y haz clic en tu foto de perfil/avatar en la esquina superior derecha.
• En el menú, haz clic en Settings para abrir la página de Configuración de la cuenta en una nueva pestaña.
• En el menú de la izquierda, entra a la pestaña Security.
• En el recuadro de verificación, haz clic en Send Verification Code.
• Revisa el correo asociado a tu cuenta Jotform, copia el código de verificación que recibiste.
• Pega el código en el campo correspondiente (y, si aparece, haz clic en el botón verde Verify).
• En la sección Privacy, desmarca la casilla Require Log-in to View Uploaded Files.

Aquí tienes la guía completa por si la necesitas: https://www.jotform.com/help/673-how-to-unrequire-log-in-to-view-uploaded-files/

Ten en cuenta que, si tu cuenta tiene requisitos especiales de seguridad (por ejemplo HIPAA o verificación KYC obligatoria) y no te deja desmarcar esa opción, no se puede desactivar por políticas de seguridad; en ese caso, como alternativa, puedes compartir la Tabla o el Inbox del formulario invitando a los usuarios por correo o con un enlace de colaboración.

Si quieres, dime si tu cuenta es estándar o tiene alguna configuración especial (como HIPAA) y revisamos juntos la mejor forma de compartir esos archivos.

Estimados,

Esto me ha vuelto a ocurrir desde la semana pasada y ahora al intentar desmarcar la  la casilla Require Log-in to View Uploaded Files, no me deja hacerlo. Quedó marcada e inhabilitada para poder desmarcarla.

Favor su ayuda.

Slds,

Daniela

Hola clienteincognito,

Esto se debe a la verificación de tu cuenta, la cual por seguridad deshabilita la opción para acceder a los archivos cargados. Una alternativa es compartir tu Tabla de envíos para que otros usuarios puedan acceder a los archivos cargados, para ello puedes referirte a esta guía.

Otra alternativa es cargar los archivos a una carpeta de Google Drive, y luego compartir tu carpeta de Google con los usuarios deseados. Para más detalles sobre como integrar con Google Drive puedes consultar esta guía Cómo integrar el formulario en Google Drive.

Déjanos saber si tienes alguna duda adicional.

Estimado Kevin,

El problema es que aún estando yo loggeada en jotform e intentar acceder a los link de las alertas, tampoco me deja. Teniendo la cuenta y estando dentro del sistema, al presionar sobre el link me manda a esta pantalla y si ingreso, no muestra las fotografías. Necesitamos solución para ese tema por favor.

Y si intentamos entrar con nuestras credenciales de acceso, aparece esto otro.

Hola, Daniela:

Gracias por contactar al equipo de soporte de Jotform. Lamentablemente, nuestros agentes de soporte en español se encuentran ocupados ayudando a otros usuarios de Jotform en este momento. Intentaré ayudarte en inglés utilizando Google Translate, pero puedes responder en el idioma con el que te sientas más cómoda. O, si prefieres recibir soporte en español, avísanos y nos encargaremos de gestionarlo. No obstante, ten en cuenta que tendrías que esperar hasta que vuelvan a estar disponibles.

En cuanto a tu problema, ¿se cierra tu sesión en Jotform al hacer clic en esos enlaces o sigues conectado en otro lugar cuando esto ocurre? Además, cuando dices "enlace de alerta", ¿te refieres a los enlaces que te proporcionó el soporte técnico o a qué enlaces te refieres?

Avísenos o si tiene alguna otra pregunta.

Hola!!

En mi formulario "Cliente Incógnito METRO DE SANTIAGO", tengo configurados envío de correos cuando algunas variables muestran resultados que no son satisfactorios.

Estos correos incluyen campos del formulario y también imágenes que fueron subidas al formulario, a través de link.

Los correos se envían a 2 personas, una que tiene cuenta jotform y otra que no. Hasta la semana pasada, la persona que no tiene acceso a jotform podría abrir los link y descargar las imágenes, sin embargo hoy no la deja descargar ni abrir las imágenes. Yo que sí tengo cuenta, tampoco puedo ver las imágenes, ya que al presionar el link de la imagen, me manda a la pantalla de login (sin desloguearme de la sesión anterior)

Por favor su ayuda.

Adjunto imagen de cómo llega el mail.

Hola, Daniela:

¡Gracias por la explicación! Intenté replicar este comportamiento en mi propio formulario, pero pude abrir el archivo adjunto sin ningún problema. ¿Podrías proporcionarme el enlace a tu formulario? Quiero intentar clonarlo para ver si este comportamiento es replicable.

Háganos saber si tiene alguna pregunta.

https://form.jotform.com/252453786717670

Hi clienteincognito,

He clonado tu formulario y realicé algunas pruebas; sin embargo, todo parece funcionar correctamente. Al descargar el archivo adjunto desde el enlace del correo, el archivo se descarga sin problemas. Adjunto un video del resultado de mi prueba:

Para poder realizar mas pruebas necesitaremos acceder a tu formulario y envíos, puedes darnos acceso temporal, para ello puedes seguir estos pasos:

1. En la esquina superior derecha de tu página de Workspace, haz clic en tu ícono de Avatar/Imagen de perfil.

2. Luego, en el menú desplegable que se abre, haz clic en Configuración.

3. A continuación, en el panel de la izquierda, haz clic en la pestaña Seguridad.

4. Si no has abierto tu página de seguridad en un tiempo, se te pedirá que verifiques tu identidad. Para hacerlo, haz clic en Enviar código de verificación.

5. Después, ingresa el código de verificación que recibas en tu correo electrónico.

3. Finalmente, en la parte inferior de la página, activa la opción Jotform Support Access.

Una vez que tengamos tu confirmación, podremos entender mejor lo que está sucediendo y cómo ayudarte.

Hola Kevin,

Haciendo referencia a esta respuesta "Hola clienteincognito,

Esto se debe a la verificación de tu cuenta, la cual por seguridad deshabilita la opción para acceder a los archivos cargados. Una alternativa es compartir tu Tabla de envíos para que otros usuarios puedan acceder a los archivos cargados, para ello puedes referirte a esta guía.

Otra alternativa es cargar los archivos a una carpeta de Google Drive, y luego compartir tu carpeta de Google con los usuarios deseados. Para más detalles sobre como integrar con Google Drive puedes consultar esta guía Cómo integrar el formulario en Google Drive.

Déjanos saber si tienes alguna duda adicional."

¿Cómo puedo cambiar la verificación de mi cuenta, de modo que sí nos permita deshabilitar la opción para acceder a los archivos cargados? Pro favor indícame qué debería hacer en mi cuenta para que esto ocurra.

Hola Daniela,

Dado que tu cuenta está verificada y autorizada para recopilar información confidencial según nuestros Términos de uso, es necesario mantener ciertas configuraciones de seguridad. Estas son imprescindibles para cumplir con nuestras políticas, las normas de protección de datos aplicables y la normativa vigente, por lo que ya no se pueden desactivar. Si necesitas compartir tus documentos o envíos por motivos operativos, puedes hacerlo compartiendo el enlace de acceso o invitando a los usuarios por correo electrónico a tu Mesa/Bandeja de entrada.

No dudes en contactarnos si tienes alguna otra pregunta.