Leitfaden zur Workflow-Automatisierung

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen spart Ihrem Team nicht nur Zeit, sondern gibt den Mitarbeitern auch den nötigen Freiraum für anspruchsvollere Aufgaben, so dass sie mehr Wert für das Unternehmen schaffen können. Bevor Sie jedoch mit der Automatisierung von Workflows beginnen, ist es wichtig, dass Sie die verschiedenen Workflow-Typen und ihre Unterschiede kennen. Dann können Sie besser priorisieren, welche Workflows Sie automatisieren sollten.

Die Grundlagen von Workflows

Workflows sind Systeme, die Aufgaben und Pflichten in einem Standardprozess organisieren, den die Mitarbeiter befolgen können. Durch die Verwendung von Workflows stellt Ihr Unternehmen sicher, dass die Prozesse konsistent und strukturiert sind.

Ohne einen Workflow führen die Mitarbeiter Aufgaben aus, wie sie es für richtig halten. Das macht es schwierig, sie konsistent zu wiederholen und andere Mitarbeiter darin zu schulen, sie auszuführen. Außerdem führt dies zu Ineffizienzen, so dass Ihr Team Gefahr läuft, Fristen zu versäumen oder Aufgaben nicht in der richtigen Reihenfolge auszuführen.

Verschiedene Arten von Workflows

Jedes Unternehmen hat seine eigenen, einzigartigen Workflows, die auf seinen Bedürfnissen basieren. Jeder Workflow lässt sich jedoch in eine der drei Hauptkategorien einordnen: sequentiell, zustandsgesteuert und regelbasiert. Welche Art von Workflow Sie benötigen, hängt davon ab, wie komplex er ist und wie Ihr Unternehmen ihn nutzt.

• Sequentieller Workflow: Sequentielle Workflows sind die häufigste Art von Arbeitsabläufen. Diese Systeme funktionieren wie ein Flussdiagramm. Eine Aufgabe muss abgeschlossen sein, damit die nächste Aufgabe beginnen kann – und so weiter, bis der Prozess abgeschlossen ist. Stellen Sie sich das wie ein Fließband vor, bei dem jedes Teil auf das Endprodukt hinarbeitet.
• Zustandsgesteuerter Workflow: Zustandsgesteuerte Workflows bewegen sich zwischen den einzelnen Schritten, um einen Endzustand zu erreichen. Obwohl jeder Prozess einen Anfang und ein Ende hat, bewegen sich die Aufgaben auf nichtlineare Weise hin und her. Der kreative Genehmigungs-Workflow bewegt sich zum Beispiel mehrmals zwischen dem Überprüfungs- und dem Bearbeitungsstatus hin und her, bevor er ein Endprodukt erreicht.
• Regelbasierter Workflow: Ein regelbasierter Workflow läuft ebenfalls in sequentieller Reihenfolge ab, stützt sich jedoch auf bestimmte Kriterien, um die einzelnen Phasen des Prozesses zu durchlaufen. Ihr Prozess kann davon abhängig sein, dass bestimmte Zeitvorgaben eingehalten werden, damit jeder Prozess vorankommt. In diesem Fall würden Sie “Wenn, dann oder sonst”-Regeln hinzufügen, damit Ihr Prozess reibungslos abläuft. Wenn zum Beispiel jemand nicht im Büro ist, können Sie eine Regel hinzufügen, die besagt: “Wenn Mitarbeiter X nicht verfügbar ist, übernimmt Mitarbeiter Y.”

Wenn Sie wissen, welche Art von Arbeitsabläufen Sie verwenden, können Sie klären, wie Sie diese Prozesse so automatisieren können, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entsprechen.

Die Bedeutung der Workflow-Automatisierung für Unternehmen

Obwohl die Automatisierung von Arbeitsabläufen für jedes Unternehmen nützlich ist, ist sie für Großunternehmen besonders wichtig. Der Umfang der Arbeitsabläufe in Großunternehmen kann Ihr Team anfällig für Fehler, verpasste Fristen und unerledigte Aufgaben machen. Ohne Workflow-Automatisierung verschwenden die Mitarbeiter außerdem Zeit mit unnötigen Aufgaben.

Jede Abteilung eines Großunternehmens kann von der Workflow-Automatisierung profitieren. Ganz gleich, ob sich Ihre Teammitglieder auf das Onboarding von Mitarbeitern, IT-Tickets oder andere Aufgaben konzentrieren, die Workflow-Automatisierung respektiert ihre Fähigkeiten und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft.

Sobald Sie sich für die Automatisierung entschieden haben, können Sie diese Schritte auf jede einzelne Workflow-Optimierung anwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Arbeitsablauf nach dem anderen automatisieren, um Ihren Mitarbeitern die Umstellung zu erleichtern.

Identifizierung des Workflows

Beginnen Sie mit einem relativ einfachen Arbeitsablauf, der für Ihren Auftrag nicht entscheidend ist. So können Sie lernen, was Sie von dem Prozess erwarten können und haben Spielraum für den Fall, dass es ein paar Versuche braucht, um ihn richtig zu machen. Beginnen Sie damit, eine visuelle Darstellung des Arbeitsablaufs zu erstellen, um Lücken oder Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen zu identifizieren – z.B. ob Sie eine Warnung einfügen sollten, die ausgegeben wird, wenn ein Prozess eine Entscheidung von einem Vorgesetzten erfordert.

Mit Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen können Sie Diagramme wie Flussdiagramme oder Workflowdiagramme erstellen, die standardmäßige Workflowsymbole verwenden:

• Rechtecke für einen Prozess oder eine Aktion, die ausgeführt werden muss
• Ovale für den Start oder den Beginn eines Prozesses
• Rauten, wenn jemand eine Entscheidung treffen muss
• Pfeile, um die Arbeitsschritte zu verbinden

Definieren des Prozesses

Während Sie den Workflow planen, sollten Sie sich mit den Nutzern, die an dem Workflow beteiligt sein werden, absprechen, um eine genaue Vorstellung davon zu bekommen, wie sie derzeit Prozesse abschließen. Wenn Sie z.B. eine Anfrage zur Erstellung von Inhalten automatisieren, holen Sie sich Input von Marketing und Vertrieb, den beiden Abteilungen, die den Workflow wahrscheinlich am meisten nutzen werden.

Am einfachsten ist es, ein Formular zu erstellen, das die Nutzer ausfüllen können, um Schritte anzufordern oder Anregungen zum Workflow zu geben. Mit Jotform können Sie Formulare mit Dropdown-Menüs, Kontrollkästchen und Optionsfeldern sowie mit Freitextfeldern erstellen. Die Antworten werden dann automatisch in Jotform-Tabellen erfasst.

Sobald Sie deren Eingaben erhalten haben, können Sie die Schritte überarbeiten, um den Arbeitsablauf so weit wie möglich zu vereinfachen. Je einfacher die Schritte sind, desto unkomplizierter wird die Automatisierung sein.

Implementierung der Automatisierung

Jetzt ist es an der Zeit, die richtige Automatisierungssoftware auszuwählen.

Jotform Approvals, Zapier, monday.com, Asana, Trello und Airtable sind allesamt beliebte Lösungen für die Automatisierung von Workflows. Wenn der Workflow, den Sie automatisieren möchten, erfordert, dass Sie Daten mit einem Formular erfassen und in ein System importieren, können Sie dies über Integrationen mit Jotform automatisch tun.

Achten Sie darauf, die Lösung sorgfältig zu implementieren, um Fehler zu vermeiden, die zu mehr Arbeit für Sie und Ihr Team führen würden. Testen Sie Ihre Automatisierung wiederholt, um ihre Funktionsfähigkeit zu überprüfen und starten Sie sie dann.

Überwachung und Wartung

Nach dem Start schulen Sie die Nutzer im Workflow, um sicherzustellen, dass sie verstehen, wie er funktioniert und was sie tun können, wenn sie Fragen haben.

Denken Sie daran, dass der Automatisierungsprozess nicht mit dem Start endet. Um festzustellen, ob er erfolgreich ist, sollten Sie relevante Automatisierungs-KPIs ermitteln und festlegen, um den Fortschritt zu messen und die Leistung zu überwachen. Einige dieser Workflow-Ziele könnten die folgenden sein:

• Prozentsatz der Prozesse, die bis zum Abschluss laufen
• Durchschnittliche Zeit, die für die Ausführung eines Prozesses benötigt wird
• Fehlerquote eines Prozesses

Vielleicht stellen Sie fest, dass der Arbeitsablauf nicht so gut funktioniert, wie Sie gehofft hatten und Sie müssen ihn optimieren, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Sie könnten zum Beispiel einen Schritt im Arbeitsablauf finden, der mehr menschliche Hilfe erfordert, wie die Erstellung eines wöchentlichen Verkaufsberichts. Oder Sie sehen einen Schritt, den die Software übernehmen kann, z.B. die Benachrichtigung der Vertriebsleiter, dass der Bericht zur Ansicht bereit ist.

Nachdem Sie einige der einfacheren, weniger kritischen Prozesse automatisiert haben, sind Sie bereit, wichtige Geschäftsprozesse und kundenorientierte Arbeitsabläufe in Angriff zu nehmen. Das Üben kleinerer Prozesse oder sogar von Teilen eines Prozesses hilft Ihnen dabei, die Automatisierung von Arbeitsabläufen zu verfeinern und die besten Methoden zum Erfassen von Benutzereingaben, zum Durchführen von Tests und zum Festlegen von KPIs zu entdecken.

Zwar profitiert jede Abteilung von der Workflow-Automatisierung, aber wie sie diese einsetzt, hängt von der Art der Branche ab. So ist der Workflow eines Unternehmens, das sich an Verbraucher wendet, ein anderer als der eines Unternehmens, das Software an Unternehmen verkauft.

Einige Standard-Workflows, wie z.B. Genehmigungen gelten für fast jede Branche und die Funktionen der einzelnen Abteilungen bestimmen, welche Workflows ein Unternehmen automatisieren sollte. Die IT-Abteilung könnte beispielsweise einen Genehmigungs-Workflow für neue Benutzerkonten haben, während die Rechtsabteilung die Workflow-Automatisierung für die Genehmigung neuer Vertragsanfragen nutzen könnte. Tatsächlich sind Genehmigungen, Zahlungen, Dokumentenanfragen, die Einarbeitung von Mitarbeitern, Support-Tickets und Vertriebsprozesse alles Bereiche, die von der Automatisierung profitieren und Zeit für die jeweiligen Abteilungen zurückgewinnen können.

Nachfolgend sind nur einige der Abteilungen aufgeführt, die Workflow-Automatisierung zur Beschleunigung von Prozessen nutzen. Wenn Sie das Potenzial der Workflow-Automatisierung in den einzelnen Abteilungen Ihres Unternehmens verstehen, können Sie Ihre Produktivität maximieren.

Marketing-Automatisierung

Aufgrund der nichtlinearen Natur der meisten Marketingaufgaben ist die Workflow-Automatisierung unglaublich nützlich, um interne Projekte auf Kurs zu halten und den Wert von Kundenakquisitionsmaßnahmen zu erhöhen.

Die Workflow-Automatisierung kann die nächste Phase einer Marketingkampagne auf der Grundlage bestimmter Kriterien auslösen. Eine Marketing-Automatisierung kann z.B. E-Mails an Kunden versenden, die ein bestimmtes Maß an Newsletter-Engagement erreicht haben. Automatisierung organisiert auch den kreativen Prozess und informiert die Mitarbeiter über den Status der Erstellung, Überprüfung und Überarbeitung von Assets, um sicherzustellen, dass Projekte rechtzeitig abgeschlossen werden.

Automatisierung von HR-Prozessen

Die Personalabteilung kann die Workflow-Automatisierung für das Onboarding von Mitarbeitern, das Offboarding von Mitarbeitern (einschließlich Kündigung), Leistungsbeurteilungen, Reiseanträge, die Genehmigung von Stundenzetteln, Schulungen und vieles mehr nutzen.

Die Automatisierung des Arbeitsablaufs für die Beantragung von Reisen zum Beispiel macht das Hin- und Herschreiben von E-Mails zwischen Mitarbeitern, ihren Managern, der Personalabteilung und den Finanzteams überflüssig. Stattdessen reicht der Mitarbeiter seinen Reiseantrag über ein Formular ein, das zur Genehmigung an die zuständigen Personen weitergeleitet und dann im System erfasst wird.

Automatisierung des Kundendienstes

Der Kundenservice ist voll von mühsamen Aufgaben. Vom Hochladen von Kundendaten bis zum Versenden von Nachfassumfragen gibt es in Ihrem Unternehmen viele Möglichkeiten, die Arbeitsabläufe im Kundenservice zu automatisieren. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen gewinnen Ihre Mitarbeiter Zeit, sich auf den direkten Umgang mit Kunden und die Lösung komplexerer Probleme zu konzentrieren. Das macht Ihre Mitarbeiter nicht nur effizienter, sondern beseitigt auch die Möglichkeit menschlicher Fehler bei Aufgaben wie der Dateneingabe.

Automatisierung des IT-Betriebs

Die Bearbeitung von Help-Tickets und Support-Anfragen, der Einsatz von Schatten-IT und die Verwaltung von Assets – all das sind IT-Prozesse, die automatisiert werden können.

IT-Abteilungen in Unternehmen können beispielsweise Workflows für die Reaktion auf Cyberbedrohungen einrichten, die durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden, z. B. wenn ein Mitarbeiter ein USB-Laufwerk an seinen Arbeitsplatz anschließt. Die Workflow-Automatisierung leitet die Warnung an die entsprechende Software und an die richtige Person weiter, die das Laufwerk scannt und den USB-Anschluss abschaltet. Wenn eine echte Bedrohung erkannt wird, wird eine Warnung an den Leiter der Cybersicherheit gesendet, der eine Notfallbesprechung anberaumen kann.

Automatisierung des Vertriebs

Auch wenn es den Anschein hat, als sei der Vertrieb eine überwiegend manuelle Aufgabe, kann die Automatisierung von Arbeitsabläufen dabei helfen, Leads zu pflegen, damit sie nicht durch das Raster fallen. Die Erfassung von Lead-Informationen, die Weiterleitung an einen Vertriebsmitarbeiter, die Nachverfolgung von Leads, die Standardisierung des Prozesses der Listenerstellung, die Erstellung regelmäßiger Berichte und die Segmentierung von Leads sind alles Aufgaben, die Sie automatisieren können.

Die grundlegende Aufgabe, einen Lead im CRM-System (Customer Relationship Management) des Unternehmens zu erstellen, ist beispielsweise ein leicht zu automatisierender Arbeitsablauf. Fügen Sie ein Formular auf Ihrer Website ein, um die Informationen des Interessenten zu erfassen. Wenn der Interessent das Formular ausfüllt, wird es automatisch in das CRM-System eingegeben und einem Vertriebsmitarbeiter zur weiteren Bearbeitung zugewiesen.

Automatisierung der Buchhaltung

Buchhaltungsabteilungen erstellen Berichte, gleichen Konten ab und führen Prüfungen und Einkäufe durch. Die Workflow-Automatisierung erleichtert die Online-Steuererklärung, verringert die Notwendigkeit, Quittungen von Lieferanten und Kunden manuell zu überprüfen, und hilft bei der Erstellung von Finanzprognosen.

Eine häufige Buchhaltungsfunktion, die von der Workflow-Automatisierung profitiert, ist die Gehaltsabrechnung. Die Automatisierung schafft eine einzige Schnittstelle für die Buchhaltungsabteilung, über die sie Gehalts-, Urlaubs-, Leistungs- und Erstattungsinformationen einsehen und dann alles automatisch verarbeiten kann.

Juristische Automatisierung

Während viele Anwälte es vorziehen, ihre Geschäftsprozesse selbst in die Hand zu nehmen, reduziert die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe Fehler, verbessert die Produktivität und erhöht die abrechenbaren Stunden. Die Rechtsabteilungen von Unternehmen nutzen die Workflow-Automatisierung, um Zeit für Aufgaben wie die Erstellung neuer Dokumente zu sparen.

Zu den Möglichkeiten der Automatisierung gehören der Entwurf von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs), die Beantwortung von Anfragen zu Lieferantenverträgen, das Schreiben von Entwicklerverträgen, die Bearbeitung von Anfragen zur Aufbewahrung durch Anwälte, die Nachverfolgung von Marken und die Aufnahme neuer Kunden.

Ein potenzieller Bereich, der automatisiert werden kann, sind Verträge, wie z.B. Kundenverträge oder NDAs für Unternehmen. Anstatt jedes Mal ein neues Dokument zu erstellen, können Sie Online-Formulare einrichten, die nach dem Ausfüllen automatisch den Vertrag generieren und ihn an die entsprechende Partei zur Unterschrift senden. Diese Verträge werden nach ihrer Unterzeichnung archiviert, so dass ein Prüfpfad entsteht. Genehmigte Verträge lösen dann auch neue automatisierte Arbeitsabläufe aus.

Automatisierung im Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen ist jede verfügbare Minute wertvoll für das Wohlbefinden von Patienten und Mitarbeitern. Lange Arbeitstage lassen jede Aufgabe, die von der unmittelbaren Pflege ablenkt, als unnötig erscheinen – und tragen so zum Burnout der Mitarbeiter bei.

Durch die Automatisierung der klinischen Dokumentation oder der Bearbeitung von Ansprüchen gewinnen die Mitarbeiter im Gesundheitswesen mehr Zeit für die lebensrettende Pflege. Mitarbeiter des Gesundheitswesens treten nicht in den Beruf ein, weil sie Papierkram ausfüllen und Büroarbeiten erledigen wollen. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen erhöht also die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter und reduziert gleichzeitig Burnout und Fehler.

Bevor Sie mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen beginnen, sollten Sie überlegen, wie sich dies auf Ihr Unternehmen auswirken wird. Automatisierungen rationalisieren zwar die Arbeit, aber sie erfordern auch Wartung sowie Schulung und Training für die Mitarbeiter. Um den Erfolg zu gewährleisten, sollten Sie die folgenden bewährten Verfahren bei der Einführung der Automatisierung anwenden.

Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden

Es ist wichtig, dass Ihr Team immer über alle Änderungen informiert ist, die Sie vornehmen – und auch über die Vorteile, die diese Änderungen mit sich bringen werden. Ihre Mitarbeiter sind diejenigen, die am meisten von diesen Veränderungen betroffen sind. Wenn Sie also ihre Bedenken und Anregungen kennen, können Sie Ihren Automatisierungsprozess optimieren.

Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter mit Schulungen

Sobald Ihre Workflow-Automatisierung eingerichtet ist, sollten Ihre Mitarbeiter genau verstehen, wie sie funktioniert und warum sie notwendig ist. Die Schulung der Mitarbeiter entlastet Ihr Führungsteam von der Verantwortung, jeden Prozess ständig überwachen zu müssen und sie erleichtert den Mitarbeitern, die den Workflow nutzen, die Arbeit.

Dokumentieren Sie Prozesse zum einfachen Nachschlagen

Achten Sie darauf, die genauen Details zu speichern, wie Sie Workflow-Automatisierungen erstellen, pflegen und verwenden. Indem Sie Ihren Implementierungs- und Betriebsprozess dokumentieren, verhindern Sie Informationssilos, die zu ernsthaften Problemen führen können, wenn etwas schief geht.

Ohne eine ordnungsgemäße Dokumentation ist es wesentlich schwieriger, Ihre Mitarbeiter in der Verwendung und Erstellung von Automatisierungen zu schulen. Eine fehlende Dokumentation bürdet die Last der Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter denjenigen auf, die die Workflow-Aufgaben ursprünglich ausgeführt haben.

Verbessern Sie sich kontinuierlich mit Jotform

Auch nach der Implementierung einer Automatisierung ist Ihre Arbeit nie abgeschlossen. Überwachen Sie die Ergebnisse Ihrer Automatisierung sorgfältig, um herauszufinden, wo Sie sie verbessern und bearbeiten müssen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Sie können zum Beispiel Feedback-Formulare erstellen, um Eingaben von Mitarbeitern zu erfassen und die Daten in Jotform-Tabellen organisieren, um zu sehen, ob Sie die Automatisierung optimieren müssen.

Um die Erstellung elektronischer Dokumente zu automatisieren, können Unternehmen Systeme verwenden, die Nutzerinformationen erfassen, die dann in Vorlagen einfließen, um automatisch ein Dokument zu erstellen. Sie können die Dokumentenautomatisierung zur Erstellung von Verträgen, Verpflichtungserklärungen, Arbeitsnachweisen, Aufnahmeformularen und vielem mehr verwenden.

Die Automatisierung von Dokumenten spart Ihnen Zeit, wenn Sie viele der gleichen Arten von Dokumenten erstellen oder die gleichen Funktionen darin ausführen. Sie müssen zwar etwas Zeit in die Erstellung der von Ihnen verwendeten Vorlagen investieren, aber es zahlt sich aus, wenn Sie anschließend automatisch neue Dokumente aus diesen Vorlagen erstellen können.

Die Automatisierung von Dokumenten trägt auch dazu bei, menschliche Fehler zu vermeiden. Anstatt neue Dokumente von Grund auf zu erstellen oder Daten zu kopieren und einzufügen, können Sie einfach die Vorlage anpassen.

Hier sind vier Beispiele für die Automatisierung von Dokumenten.

Microsoft Excel-Automatisierung

Die Excel-Automatisierung beinhaltet die Verwendung von Makros zur Automatisierung von Aufgaben. So können Sie z.B. zahlreiche Berichte mit Hilfe von Makros erstellen und so eine Menge Zeit sparen.

Microsoft Excel verfügt über ein integriertes Tool zur Erstellung von Makros. Gehen Sie einfach auf die Registerkarte Ansicht und klicken Sie auf Makros und dann auf Makro aufzeichnen. Diese Methode ist ideal, wenn Sie das Makro verwenden, um einen Bericht zu erstellen und die Daten zu exportieren. Es ist ganz einfach: Benennen Sie Ihr Makro, wählen Sie ein Tastenkürzel dafür und führen Sie dann die Schritte aus, die Sie automatisieren möchten.

Für eine komplexere Excel-Automatisierung müssen Sie möglicherweise Makros mit VBA-Code oder einer anderen Programmierkenntnisse wie Python programmieren. Sie können auch Codebibliotheken verwenden, die bereits vorhandene Makros enthalten. Um Makros zu erstellen, müssen Sie lediglich den Code kopieren und in Ihre Excel-Software einfügen; Programmierkenntnisse sind wenig bis gar nicht erforderlich.

Microsoft Word-Automatisierung

Die Word-Automatisierung hilft Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und Zeit bei der Erstellung neuer Verträge, Verpflichtungserklärungen, Aufnahmeformulare oder fast aller anderen Dokumente zu sparen.

Wenn Sie Word-Standardvorlagen erstellen, die mit Daten gefüllt sind, müssen Sie diese Dokumente nicht mehr von Grund auf neu erstellen. In einigen Fällen können Sie Word-Dokumente sogar automatisch erstellen.

Wie in Excel werden für die Automatisierung in Word Makros verwendet. Diese können Sie genau wie in Excel über die Registerkarte Ansicht einrichten. Sie können in Microsoft Word auch benutzerdefinierte Felder erstellen, die Sie manuell ausfüllen können.

Vielleicht senden Sie zum Beispiel regelmäßig Angebote an potenzielle Kunden. Sie können eine Angebotsvorlage mit den Bedingungen erstellen, die für jedes Projekt Standard sind. Dann können Sie benutzerdefinierte Felder für den Namen des Interessenten, seine Kontaktinformationen, den Umfang des Projekts und die Kosten hinzufügen.

E-Mail-Automatisierung

Wenn Sie jemals einen E-Mail-Newsletter mit einem Programm wie Mailchimp oder Constant Contact verschickt haben, haben Sie eine Form der E-Mail-Automatisierung verwendet. Aber mit der E-Mail-Automatisierung können Sie noch viel mehr machen als nur Newsletter. Sie können Ihre E-Mail-Automatisierungsprogramme beispielsweise so einrichten, dass sie E-Mails zu bestimmten Zeiten oder dann versenden, wenn ein Kunde oder Abonnent eine bestimmte Aktion ausführt, z. B. sich für ein herunterladbares E-Book anmeldet.

Andere Beispiele für automatisierte E-Mails sind Willkommens-E-Mails, Erinnerungen an Kunden, die den Bestellvorgang noch nicht abgeschlossen haben, nachdem sie Artikel in den Einkaufswagen gelegt haben, oder eine Drip-Kampagne, die in bestimmten Abständen E-Mails versendet, um einen Interessenten an Ihr Unternehmen zu erinnern.

Die Herausforderung besteht darin, die E-Mails mit Daten zu füllen. Eine Möglichkeit, die E-Mail-Automatisierung zu vereinfachen, ist der Einsatz von Tools, die Daten aus bestehenden Kunden- und Interessentendatenbanken, z. B. aus Ihrem CRM-System, abrufen. Sie können auch Formulare verwenden, um Kontaktinformationen zu sammeln und diese Daten automatisch an Ihren E-Mail-Dienst zu senden.

PDF-Automatisierung

Unternehmen verwenden PDFs, um Daten in einem Format darzustellen, das nicht so leicht manipuliert werden kann, oder um Informationen, die in einem Webformular erfasst wurden, in ein professionell aussehendes Dokument zu verwandeln. Nutzen Sie die PDF-Automatisierung, um sich wiederholende Schritte und manuelle Eingriffe zu vermeiden und so viel Zeit und Mühe zu sparen.

Sie könnten zum Beispiel eine PDF-Vorlage erstellen, die die Ergebnisse einer Online-Umfrage anzeigt. Wenn Sie diese Informationen erfassen, senden Sie sie automatisch in die Vorlage, um ein neues Dokument zu erstellen.

Tools wie Jotform PDF Editor bieten vorgefertigte PDF-Formularvorlagen und ermöglichen es Ihnen, ganz einfach Ihre eigenen professionell aussehenden PDFs zu erstellen. Wenn jemand das Formular ausfüllt, wird automatisch eine PDF-Datei mit den Informationen erstellt. Dies ist besonders nützlich für häufig angeforderte Dokumente, wie Rechnungen.

Software zur Workflow-Automatisierung sorgt für die erwähnten Automatisierungen und übernimmt für Sie sich wiederholende Prozesse und manuelle Aufgaben. Auf diese Weise können Sie mehr erledigen, Ihr Arbeitspensum bewältigen und manuelle Fehler sowie die Wahrscheinlichkeit, dass etwas durch das Raster fällt, verringern.

Die Software, für die Sie sich entscheiden, sollte benutzerfreundlich und kostengünstig sein und die Funktionen bieten, die Sie zum Erreichen Ihrer Geschäftsziele benötigen. Sie müssen Ihre Optionen mit den Anforderungen Ihres Unternehmens vergleichen.

Optionen für Workflow-Automatisierungstools

Um Routineaufgaben zu vermeiden, sollte die Software zur Workflow-Automatisierung einfach zu bedienen sein und Ihnen und Ihren Mitarbeitern ermöglichen, Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Sie sollte auch Berichte erstellen, um die Leistung Ihrer Arbeitsabläufe zu überwachen. Überlegen Sie, ob Sie ein Cloud-basiertes Tool oder ein Tool vor Ort verwenden möchten und was Sie in die Software integrieren wollen. Behalten Sie diese Faktoren im Hinterkopf, wenn Sie die folgenden Optionen bewerten.

Jotform

Da ein Großteil Ihrer Arbeit die Eingabe von Daten in Systeme beinhaltet, können Sie Ihre Workflows mit Online-Formularen erstellen. Mit Jotform Approvals können Sie mithilfe eines Drag & Drop – Generators genau festlegen, welche Formulare wohin gehören (und diese Workflows auch in andere Tools integrieren). Jotform Approvals ermöglicht es Ihrem Team, Genehmigungen zu verfolgen, Empfänger an ausstehende Antworten oder Unterschriften zu erinnern und schnell auf Genehmigungsanfragen zu reagieren – auch von unterwegs aus. Sie können auch eine von Tausenden von Genehmigungsvorlagen anpassen, um schnell loslegen zu können.

Jotform Online-Formulare lassen sich auch in CRM-Systeme integrieren. So können Sie beispielsweise Informationen aus den in Ihre Website eingebetteten Formularen zur Lead-Generierung automatisch in Ihr bestehendes CRM-Tool übertragen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie verschiedene Landingpages für unterschiedliche Produkte haben. Anschließend können Sie die Leads den Mitarbeitern des Vertriebsteams zuweisen, die auf das jeweilige Produkt spezialisiert sind, oder Sie können die erfassten Daten verwenden, um mit Jotform Tabellen Berichte zu erstellen.

monday.com

monday.com ist als visuelles Kollaborationstool bekannt, das Teams bei der Zusammenarbeit unterstützt, indem es Informationen in einem einzigen Knotenpunkt bündelt und es ihnen ermöglicht, Workflows zur Automatisierung von Routineaufgaben zu erstellen. Es bietet Vorlagen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen sowie eine visuelle Oberfläche, die Teile des Workflows mit Blöcken darstellt.

Die Hauptkomponente der monday.com-Modelle sind Aktionen. Wenn Sie Aktionen einrichten, lösen Sie etwas aus, das passiert, wenn ein Ereignis abgeschlossen ist. Eine Aktion könnte zum Beispiel die Personalabteilung benachrichtigen, wenn ein potenzieller Kandidat eine Online-Bewerbung einreicht.

Zapier

Zapier überträgt automatisch Informationen zwischen Webanwendungen, um Arbeitsabläufe zu verbessern. Mit Zapier können Sie verschiedene Apps integrieren, z. B. Ihr CRM und die Formulare zur Lead-Erfassung auf Ihrer Website.

Die automatisierten Arbeitsabläufe von Zapier werden “Zaps” genannt. In einem Zap wird durch ein vorher festgelegtes Ereignis eine Aktion ausgelöst. Sie könnten zum Beispiel einen Zapier einrichten, um alle an Ihr Google Mail-Konto gesendeten Anhänge in Ihr Dropbox-Konto herunterzuladen. Die empfangene E-Mail ist der Auslöser und die Aktion ist die Datei, die in Dropbox hochgeladen wird.

Asana

Projektmanagement ist ein Bereich, der stark von Automatisierung profitiert. Und eine der beliebtesten Projektmanagement-Apps ist Asana, mit der Sie Projekte organisieren, verfolgen und verwalten können. Sie können automatisierte Routinen, Regeln und benutzerdefinierte Vorlagen für Projekte einrichten, damit Sie Ihre Arbeit besser verwalten können.

Wenn Sie beispielsweise Recherchen über Ihre Konkurrenten durchführen, können Sie in Asana Projekte für jeden Ihrer Konkurrenten erstellen und dann ein Tool wie Zapier verwenden, um Informationen über Konkurrenten aus Google Alerts in Asana zu übertragen.

Trello

Mit dem Projektmanagement-Tool Trello können Sie Tafeln für verschiedene Projekte einrichten, die die Kanban-Methode verwenden, um das Projekt als Ganzes zu visualisieren. Jede Aufgabe wird durch eine Karte dargestellt, die verschiedenen Teammitgliedern zugewiesen wird.

Die Karten enthalten auch eine Checklistenfunktion, die Sie für sich wiederholende Prozesse wie das Formatieren von Dokumenten verwenden können. Eine Checkliste kann alle Schritte zur Erledigung einer Aufgabe enthalten und Sie können sie für verschiedene Karten wiederverwenden. Mit Trello können Sie auch automatisch Karten über verschiedene Apps erstellen, darunter Slack, Zapier und Jotform.

Trello verwendet auch regelbasierte Auslöser, um die Automatisierung von Aufgaben zu unterstützen. Sie können Aktionen planen, die ausgeführt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. So können Sie zum Beispiel ein rotes Etikett auf der Trello-Karte erscheinen lassen, wenn eine Aufgabe in fünf Tagen fällig ist.

Airtable

Airtable sieht zwar aus wie eine Tabelle, ist aber eigentlich eine Plattform für die Zusammenarbeit mit der Leistungsfähigkeit einer Datenbank. Mit ihr können Sie Daten mit “Basen” und “Tabellen” definieren. Basen sind die Grundlagen von Projekten, und Tabellen sind projektspezifische Daten, die in Zellen, Zeilen und Spalten angeordnet sind.

Sie können Ihre Daten mit Programmierkenntnissen individuell gestalten, Datensätze miteinander verknüpfen und Diagramme und Karten erstellen. Sie könnten Airtable verwenden, um eine Basis für jede Abteilung zu erstellen, z.B. für den Vertrieb und die Personalabteilung.

Mit der Airtable-Automatisierung können Sie verschiedene Anwendungen und Dienste integrieren, um die Datenübertragung zu automatisieren. Sie könnten zum Beispiel eine Airtable-Automatisierung für Ihre HR-Basis einrichten, um Urlaubsanträge von Mitarbeitern aus Formularen im Intranet des Unternehmens zu übernehmen.

Pipefy

Durch die Zentralisierung und Vereinfachung der Workflow-Automatisierung sorgt Pipefy dafür, dass Ihr Team schnell arbeiten kann. Pipefy verwendet außerdem ein Kanban-System, um den Workflow zu organisieren, Aufgaben zu visualisieren und den Beitrag jedes Mitarbeiters zu optimieren.

Die Drag & Drop-Benutzeroberfläche von Pipefy macht die Automatisierung Ihrer Prozesse einfacher. Für diejenigen, die keine Zeit haben, Workflows von Grund auf zu erstellen, bietet Pipefy auch Workflow-Vorlagen als Ausgangspunkt.

Kissflow

Kissflow wirbt damit, eine All-in-One-Automatisierungslösung mit flexiblen Tools zu sein, die Ihre Arbeitsabläufe unterstützen. Es verfügt über eine unkomplizierte, intuitive Benutzeroberfläche, mit der Sie Ihre Arbeitsabläufe ganz einfach automatisieren können. Kissflow ermöglicht Ihnen die Integration mit anderen Prozessen, um einen umfassenden Workflow zu erstellen, Ihre Workflows auf einer einzigen Plattform zu verwalten und komplexe Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.

Integrify

Mit Integrify müssen Sie nicht programmieren lernen. Mit der Drag & Drop-Benutzeroberfläche von Integrify können Benutzer ihren Workflow visualisieren, Aufgabenabhängigkeiten in der Vorschau anzeigen und Testläufe durchführen, um die Effektivität zu überprüfen. Die Nutzer können parallele und sequenzielle Workflows ausführen, untergeordnete Prozesse erstellen und Erinnerungen für Mitarbeiter einrichten.

Integrify verfügt zwar nicht über eine besonders flexible Benutzeroberfläche, aber für diejenigen, die eher grundlegende Anforderungen haben, funktioniert es genauso gut wie viele Konkurrenten.

Nintex

Nintex ist eine Komplettlösung für die Automatisierung von Arbeitsabläufen mit einer leistungsstarken Suite von Werkzeugen, die sich an Organisationen auf Unternehmensebene richtet. Ein intuitives, integriertes und benutzerfreundliches System macht es einfach, optimierte Workflows in Ihrem Unternehmen zu erstellen.

Durch das Angebot von Lösungen auf Unternehmensebene positioniert sich Nintex als Top-Wettbewerber im Bereich Workflow-Automatisierung. Allerdings haben diese Lösungen auch ihren Preis. Die Preise für Nintex beginnen bei $25.000 pro Jahr für die Basisplattform zur Automatisierung in der Cloud. Obwohl Nintex eine Reihe wertvoller Funktionen bietet, sind die Kosten für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen wahrscheinlich zu hoch.

Flokzu

Flokzu ist eine Software zur Prozessautomatisierung, die die Arbeit einfach macht. Die Cloud-basierte Plattform von Flokzu ermöglicht es jedem, seine eigenen intelligenten Workflows zu erstellen. Mit der All-in-One-Benutzeroberfläche können Sie Arbeitsabläufe von einem Desktop oder einem mobilen Gerät aus automatisieren.

Mit Flokzu können Sie Workflows mit einer Sandbox-Programmierung testen, die keine Auswirkungen auf Ihre Daten hat, und die Ergebnisse anhand von benutzerdefinierten Berichten analysieren, mit denen Sie Ihre Metriken auf Ihre Weise visualisieren können.

Sie können Workflows auf mehr als eine Weise automatisieren: durch Workflow-Automatisierung, Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) oder Tabellenmakros. Bestimmte Methoden passen vielleicht besser zu Ihren Bedürfnissen als andere. Um das richtige Tool zu wählen, müssen Sie wissen, welche Aufgaben Sie automatisieren möchten.

Die Unterschiede zwischen Workflow-Automatisierung, RPA und Tabellenmakros verstehen

Werfen Sie einen Blick auf die Unterschiede zwischen den drei Ansätzen, um zu entscheiden, welcher Ansatz am besten zu Ihren Workflow-Anforderungen passt.

• Workflow-Automatisierung: KI oder Software automatisiert einen gesamten Workflow, um Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende zu optimieren.
• RPA: Bots automatisieren einzelne Aufgaben, um Mitarbeitern Zeit und Mühe zu ersparen.
• Makros für Tabellen: Eine wiederholbare Aktion (oder eine Reihe von Aktionen) wird aufgezeichnet und in eine Automatisierung umgewandelt, um die Eingabe von Daten und die Durchführung von Berechnungen zu reduzieren.

Wählen Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen

Zwar hat jede dieser Automatisierungstaktiken ihre eigenen Vorteile, aber welche Sie wählen, hängt letztlich davon ab, welchen Workflow Sie automatisieren wollen.

Wenn Sie einen ganzen Prozess automatisieren müssen, ist die Workflow-Automatisierung die beste Wahl. Wenn Sie nur einen einzelnen Aspekt Ihres Workflows automatisieren müssen, z.B. den ersten Upload von Kundendaten oder eine automatische Folge-E-Mail nach einem Support-Anruf, wählen Sie RPA. Wenn Sie Daten in einer Tabelle immer wieder auf die gleiche Weise ausführen müssen, sind Excel-Makros Ihre optimale Lösung.

Die Automatisierung von Workflows ist für jedes Unternehmen, das seine Prozesse optimieren und effektiver gestalten möchte, von entscheidender Bedeutung. Durch die Automatisierung von manuellen Routineaufgaben haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für anspruchsvollere Projekte, die Wahrscheinlichkeit von Fehlern wird verringert und es wird verhindert, dass Aufgaben verloren gehen.

Mit Software zur Workflow-Automatisierung können Sie verschiedene Anwendungen miteinander verbinden, um beispielsweise Systeme mit Informationen zu füllen, Dokumente zu erstellen, Ausgaben zu genehmigen und Leads automatisch zu verfolgen.

Bevor Ihr Unternehmen mit der Automatisierung beginnt, sollten Sie verstehen, welche Workflows sich am besten für die Automatisierung eignen. Wenn Sie die Unterschiede zwischen den Workflow-Typen verstehen, können Sie effektivere Entscheidungen treffen und die richtige Lösung für Ihren Prozess auswählen. Sobald Sie diese Unterschiede verstanden haben, kann Ihr Team die Arten von Workflows leicht identifizieren, ihre Bedürfnisse definieren, eine Lösung implementieren und die Ergebnisse für eine kontinuierliche Wartung überwachen.

Durch die Automatisierung haben die Mitarbeiter mehr Zeit, ihre Kreativität und ihre Talente einzusetzen, um die Unternehmensziele voranzubringen, und die Manager müssen weniger Zeit damit verbringen, die Mitarbeiter an die täglichen Aufgaben zu erinnern. Der Erfolg Ihrer Automatisierungsbemühungen hängt jedoch davon ab, welche Tools Sie wählen. Mit diesem Leitfaden sind Sie nun bereit, mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen zu beginnen, die Ihnen helfen werden, effizienter zu arbeiten und sich wiederholende Aufgaben aus Ihrem Alltag zu entfernen.