Personalmanagement: Der ultimative Leitfaden

Als integraler Bestandteil des Unternehmens ist die Personalabteilung für die Überwachung einer Reihe von Aspekten verantwortlich, die mit den Mitarbeitern und ihrer Beziehung zum Arbeitgeber zu tun haben. Ein klares Verständnis der Funktionen der Personalverwaltung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, die Mitarbeiter zufriedenzustellen, ihre Leistung zu verbessern und die Fluktuation zu verringern.

Rekrutierung der richtigen Mitarbeiter

Eine der Hauptaufgaben des Personalmanagements ist die Anwerbung und Einstellung der besten Mitarbeiter für das Unternehmen. Dieser Rekrutierungsprozess kann die Ausschreibung offener Stellen in einschlägigen Stellenbörsen und die Vorauswahl von Kandidaten auf der Grundlage von Bewerbungen umfassen.

Ein Schlüsselelement bei der Personalbeschaffung ist es, potenziellen Mitarbeitern das Wertversprechen eines Unternehmens zu vermitteln, sagt Mona Momtazian, Direktorin und Beraterin bei der Personalberatungsfirma The Leaders Studio. Es ist wichtig, den Mitarbeitern zu vermitteln, welchen Nutzen sie aus der Arbeit für das Unternehmen ziehen können.

Nach dem Vorstellungsgespräch führt die Personalabteilung auch Referenz- und Sicherheitsüberprüfungen durch, um die Kandidaten weiter zu überprüfen. Sie sind für die Erstellung von Einstellungsverträgen und -unterlagen verantwortlich und unterbreiten den ausgewählten Kandidaten Angebote. Die Personalabteilung kann auch an der internen Rekrutierung innerhalb eines Unternehmens beteiligt sein.

Stärkung der Mitarbeiter durch Schulungen

Um die Leistung zu verbessern, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter über die nötige Ausbildung und das nötige Wissen verfügen, um in ihrer Rolle zu glänzen. Eine der wichtigsten Aufgaben des Personalmanagements ist die Überwachung und Förderung der Mitarbeiterschulung.

Dazu kann es gehören, externe Schulungsprogramme zu recherchieren und Trainer zu engagieren, die bestimmte Kurse durchführen. Es kann auch bedeuten, interne Schulungen zu unternehmensspezifischen Prozessen zu entwickeln und Workshops und Seminare zu leiten.

Darüber hinaus muss die Personalabteilung sorgfältig nachverfolgen, welche Mitarbeiter an bestimmten Schulungen teilgenommen haben und sich um diejenigen kümmern, die möglicherweise im Rückstand sind. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter gut mit Wissen ausgestattet sind, können Sie die Fluktuationsrate senken und die Leistung verbessern.

Durchführen von Leistungsbeurteilungen

Leistungsbeurteilungen sind eine hervorragende Gelegenheit für Manager, ihren Mitarbeitern Feedback zu geben, sich über mögliche Hindernisse zu informieren und auf die Erreichung der allgemeinen Unternehmensziele hinzuarbeiten.

Das HR-Team ist für die Organisation und Einrichtung regelmäßiger Leistungsbeurteilungen verantwortlich. Sie können das Dokument für die erste Leistungsbeurteilung entwerfen, Zeitpläne für die Durchführung aufstellen und den Überblick über die Mitarbeiterbewertungen behalten. In einigen Unternehmen führt die Personalabteilung die Leistungsbeurteilungen anstelle des Abteilungsleiters oder zusätzlich zu diesem durch.

Urlaubsverwaltung beaufsichtigen

Bei der Urlaubsverwaltung geht es darum, die Abwesenheit von Mitarbeitern in einem Unternehmen zu erfassen und zu genehmigen. Die Personalabteilung kann für die Ausarbeitung von Urlaubsrichtlinien verantwortlich sein und langfristigen unbezahlten Urlaub oder persönliche Abwesenheiten überwachen.

Das Personalverwaltungsteam verfolgt alle Urlaubsanträge, erteilt bei Bedarf Genehmigungen und macht den Arbeitgeber auf Probleme mit Mitarbeitern aufmerksam, die zu viel Urlaub nehmen. In der Regel verwaltet das HR-Team den Urlaub über ein Personalverwaltungssystem.

Wettbewerbsfähige Gehalts- und Leistungspakete anbieten

Ein strategisches Gehalts- und Leistungspaket ist ein wirksames Mittel, um leistungsstarke Mitarbeiter anzuziehen. Es ist aber auch ein entscheidender Faktor für die Mitarbeiterbindung, meint Cassandra Rose, Partnerin bei Meritarc, einer Softwareplattform für die Verwaltung von Humankapital.

Die Personalabteilung recherchiert die Gehälter für jede Stelle, um das beste Angebot zu ermitteln, das das Unternehmen auf der Grundlage der Erfahrung und Ausbildung des Bewerbers machen kann. Die Personalabteilung kümmert sich auch um Sozialleistungen wie Krankenversicherung, Freizeitausgleich, 401(k)-Pläne und mehr.

Darüber hinaus spielt die Personalabteilung eine Rolle dabei, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die immateriellen Vorteile erhalten, die ein Unternehmen bietet, wie zum Beispiel eine innovative Arbeitskultur.

Forschung und Planung für den zukünftigen Bedarf

Neben den kurz- und mittelfristigen Plänen, die viele alltägliche Aufgaben umfassen, berücksichtigen die Spezialisten für Personalmanagement auch die langfristige Zukunft des Unternehmens. Dazu gehört die Abstimmung der Wachstumsziele des Unternehmens mit den künftigen Einstellungszielen durch Prognosen und die Entwicklung von Einstellungsplänen.

Neben der Personalplanung prüft die Personalabteilung auch das Personalrisikomanagement, um potenzielle Schwachstellen und Probleme im Zusammenhang mit Mitarbeitern zu ermitteln.

Ein effektives Personalmanagement muss in der Lage sein, sich mit dem Unternehmen weiterzuentwickeln, bemerkt Matthew Burr, Berater beim Personalberatungsunternehmen Burr Consulting, LLC. In vielen Fällen, so sagt er, muss sich die Personalabteilung schneller entwickeln als das Unternehmen, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

Nachdem wir uns nun die Grundlagen des Personalmanagements angesehen haben, lassen Sie uns nun in das Humankapitalmanagement eintauchen und herausfinden, wie es sich vom HRM unterscheidet.

Viele verschiedene Bereiche des Personalmanagements konzentrieren sich auf bestimmte Aspekte im Zusammenhang mit der Überwachung von Mitarbeitern am Arbeitsplatz. Manchmal werden die Begriffe für die einzelnen Bereiche miteinander vermischt oder sogar falsch benannt. Es ist wichtig, diese verschiedenen Bereiche des Personalmanagements zu verstehen, um sie in Ihrem Unternehmen effektiv nutzen zu können.

Einer der häufig missverstandenen Begriffe ist das Humankapitalmanagement, das manchmal mit dem Personalmanagement gleichgesetzt wird.

Was ist Humankapitalmanagement?

Beim Humankapitalmanagement, nicht zu verwechseln mit dem Personalmanagement, geht es darum, den ROI der Mitarbeiter eines Unternehmens zu maximieren. Das “Kapital” im Humankapitalmanagement bezieht sich auf den wirtschaftlichen Wert, den die Mitarbeiter mit ihrer Ausbildung, ihrer Erfahrung, ihren Netzwerken, ihrem Fachwissen und ihren Fähigkeiten in das Unternehmen einbringen können. 

“Beim Humankapitalmanagement geht es darum, die einzigartigen Aspekte Ihrer Mitarbeiter zu erkennen”, sagt Rose. Dieser Bereich des Personalmanagements ist relativ neu und hat sich erst in den letzten Jahrzehnten herausgebildet.

Das Ziel des Humankapitalmanagements ist es, den geschäftlichen Wert zu maximieren, den die Mitarbeiter für ein Unternehmen darstellen. Dies verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil und hilft ihnen, mehr Marktanteile zu bekommen.

Durch eine effektive Akquise, Verwaltung und Entwicklung der Belegschaft können Unternehmen mehr Wert aus ihren Mitarbeitern schöpfen. Ein effektives Personalmanagement verbessert auch den Gewinn eines Unternehmens, erklärt Jim Cichanski, Gründer und Chief Executive Officer (CHRO) von Flex HR, einem Unternehmen für Personalberatung und Outsourcing.

Zu den Initiativen, die unter das Dach des Humankapitalmanagements fallen, können gehören

• Entwicklung einer klaren Unternehmensmission, Vision und Werteerklärung
• Implementierung von praktikablen Einführungs- und Schulungsprogrammen für Mitarbeiter
• Schaffung einer Arbeitsplatzkultur, in der sich die Mitarbeiter wohlfühlen
• Reorganisation der Abteilungen auf innovative Weise, damit die Mitarbeiter ihre beste Arbeit leisten können
• Sicherstellen, dass die Mitarbeiter die kurz- und langfristigen Ziele des Unternehmens verstehen
• Entwicklung von Arbeitsabläufen, Prozessen und Systemen zur Optimierung der Mitarbeiterproduktivität

Humankapitalmanagement vs. Human Resource Management: Die wichtigsten Unterschiede

Es stimmt, dass sich Humankapitalmanagement und Personalmanagement recht ähnlich sind und viele Überschneidungen aufweisen. Dennoch sollten diese Begriffe nicht austauschbar verwendet werden, da sie sich nicht auf dieselben Prozesse beziehen.

Der Hauptunterschied zwischen Humankapitalmanagement und Personalmanagement ist das Endziel.

Das Ziel des Humankapitalmanagements ist es, den größten ROI aus den Mitarbeitern des Unternehmens zu erzielen, während das Ziel des Personalmanagements darin besteht, die Systeme, Prozesse und Vorschriften effektiv zu verwalten, die es den Mitarbeitern ermöglichen, in ihrem Job erfolgreich zu sein.

In großen Unternehmen sind viele Führungskräfte an der Verwaltung des Humankapitals beteiligt, nicht nur die Mitarbeiter der Personalabteilung. Das Personalmanagement wird jedoch in der Regel nur von der Personalabteilung durchgeführt.

Das Personalmanagement umfasst Elemente wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Urlaubsregelungen und Leistungsbeurteilungen, die das Personalmanagement bei der Erreichung seiner Ziele unterstützen können.

Die Vorteile des Humankapital-Managements

Das wertvollste Kapital eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter, und der Ansatz des Humankapitalmanagements zielt darauf ab, diese Ressourcen zu maximieren, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Mitarbeiter sind nicht nur wertvoll, sondern auch das teuerste Kapital eines Unternehmens, erklärt Burr.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Unternehmensleitung ihre Mitarbeiter effektiv führt und ihnen eine einladende und ermutigende Arbeitsplatzkultur bietet. Dies kommt nicht nur dem Unternehmen als Ganzem zugute, sondern wirkt sich auch positiv auf die Mitarbeiter selbst aus.

Die Vorteile des Humankapitalmanagements umfassen

• Bessere Produktivität. Wenn sich ein Unternehmen darauf konzentriert, die Fähigkeiten, das Fachwissen und die Kenntnisse seiner Mitarbeiter zu unterstützen und zu optimieren, kann es effektiver arbeiten und Zeitpläne und Ziele einhalten.
• Geringere Fluktuation. Das Personalmanagement bindet die Mitarbeiter auf einer tiefen Ebene ein, indem es dafür sorgt, dass sie die Mission, die Werte und die Ziele des Unternehmens verstehen. Dies schafft ein Gefühl der Loyalität und des persönlichen Engagements. Rose weist darauf hin, dass die Besetzung offener Stellen zwischen drei und sechs Monaten dauern kann. Eine geringere Fluktuation bedeutet, dass Sie weniger Zeit für die Rekrutierung, Einstellung und Einarbeitung aufwenden müssen und mehr Zeit für die Entwicklung der vorhandenen Mitarbeiter haben.
• Verbessertes Kundenerlebnis. Wenn die Mitarbeiter erfolgreich sind, profitieren die Kunden davon. Die Verwaltung des Humankapitals fördert die Innovation, was zu effektiveren Produkten und Dienstleistungen führt, die den Bedürfnissen der Kunden entsprechen.

Nachdem Sie nun die Grundlagen des Humankapitalmanagements kennen, lassen Sie uns einen anderen Bereich des Personalwesens erkunden – das strategische Personalmanagement.

Ein moderner Bereich des Personalmanagements ist das strategische Personalmanagement. Wie der Name schon sagt, geht es beim strategischen Personalmanagement um die Entwicklung von Personalinitiativen und die Arbeit zur Erreichung bestimmter strategischer Unternehmensziele.

Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrer Organisation um ein globales Unternehmen oder ein kleines Unternehmen handelt, kann strategisches Personalmanagement Ihnen helfen, die Unternehmensziele effektiver zu erreichen.

Was ist strategisches Personalmanagement?

Strategisches Personalmanagement ist ein moderner Ansatz für die Personalverwaltung, bei dem es darum geht, sich auf die langfristigen Unternehmensziele zu konzentrieren und die Personalinitiativen so auszurichten, dass diese Ziele effektiv erreicht werden. Wenn der Fünfjahresplan des Unternehmens beispielsweise darin besteht, die Produktionssparte auszubauen, dann könnte der Ansatz des strategischen Personalmanagements darin bestehen, jedes Jahr 10 neue Mitarbeiter in der Produktion einzustellen. 

Dieser Bereich der Personalabteilung konzentriert sich ebenfalls auf Daten und ist auf Analysen angewiesen, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Wenn das Unternehmen beispielsweise interne Schulungsprogramme anbietet, kann das strategische HR-Team die Ergebnisse dieser Programme prüfen, um zu sehen, ob die Informationen am Arbeitsplatz umsetzbar sind – und Änderungen vornehmen, um die Schulungen entsprechend zu verbessern.

Die Berücksichtigung aller HR-Stakeholder ist ebenfalls ein wichtiges Element des strategischen Personalmanagements. Neben den Mitarbeitern können auch Partner, Kunden, Investoren und Behörden zu den Stakeholdern gehören.

Der Ansatz des strategischen Personalmanagements stellt sicher, dass die Personalstrategie auch auf diese Bedürfnisse der Stakeholder abgestimmt ist – nicht nur auf die der Mitarbeiter. Es ist auch wichtig, dass die Personalabteilung über ihren Tellerrand hinausblickt. Burr weist darauf hin, dass ein strategisches Personalmanagement alle Bereiche des Unternehmens einbeziehen sollte, einschließlich der Finanz- und Betriebsabteilung.

Dieser proaktive Ansatz für das Personalmanagement kann Unternehmen helfen, viel Zeit und Geld bei der Personalbeschaffung und anderen HR-Aktivitäten zu sparen, sagt Momtazian. Außerdem kann er einem Unternehmen die Möglichkeit geben, die Zeit zu verkürzen, die es braucht, um seine Geschäftsziele zu erreichen.

Momtazian erklärt, dass ein strategischer Ansatz zu positiveren Ergebnissen für das gesamte Unternehmen führt.

Traditionelles vs. strategisches Personalmanagement

Was ist der Hauptunterschied zwischen traditionellem und strategischem Personalmanagement? Laut Rose ist der traditionelle Ansatz reaktiv, während der strategische Ansatz proaktiv ist.

In einem traditionellen HRM-Modell zum Beispiel wird die Personalabteilung offene Stellen ausschreiben, sobald der Abteilungsleiter angibt, dass die Stellen besetzt werden müssen. Bei einem strategischen Ansatz hingegen stimmen der Personalleiter und der Abteilungsleiter ihren Einstellungsbedarf und ihren langfristigen Plan aufeinander ab und stellen auf der Grundlage der Wachstumsstrategie des Unternehmens ein.

Ähnlich verhält es sich bei einem traditionellen Ansatz: Die Personalabteilung beantwortet Fragen der Mitarbeiter zu Leistungen und Richtlinien. Bei einem strategischen Ansatz wird die Personalabteilung ein detailliertes Mitarbeiterhandbuch erstellen, Einführungsschulungen durchführen und regelmäßige Sitzungen für Mitarbeiter anbieten, die mehr über bestimmte Vorteile und Richtlinien am Arbeitsplatz erfahren möchten.

Ein proaktiver Ansatz kann für ein Unternehmen von großem Nutzen sein, da wichtige Initiativen nicht bis zur letzten Minute aufgeschoben werden. Wenn ein langfristiger Plan vorhanden ist, ist die Personalabteilung besser darauf vorbereitet, alle Mitarbeiter zu unterstützen und dem Unternehmen zu helfen, seine wichtigsten Ziele zu erreichen, weil sie vorausschauend denkt, bemerkt Rose.

Was ist transaktionales HR und wann brauchen Sie es?

Ein verwandter Bereich des Personalmanagements ist die transaktionale Personalarbeit, ein aufgabenorientierter Ansatz im Personalwesen.

Anstatt sich wie die strategische Personalabteilung auf langfristige Ziele zu konzentrieren oder wie die traditionelle Personalabteilung auf die Bedürfnisse des Unternehmens zu reagieren, geht es bei der transaktionalen Personalabteilung um die Erledigung alltäglicher Aufgaben. Sie überschneidet sich sowohl mit strategischen als auch mit traditionellen HR-Ansätzen und kann in Verbindung mit beiden Ansätzen durchgeführt werden. 

Beispiele für transaktionale HR-Aufgaben sind

• Administrative Aufgaben, wie das Erstellen und Verteilen von Formularen und Dokumenten
• Erstellen von Stellenbeschreibungen und Ausschreiben offener Stellen
• Vervollständigen der Lohnabrechnungsunterlagen
• Verfolgen von Anträgen auf Freistellung von Mitarbeitern
• Dokumentieren von Konflikten und Problemen am Arbeitsplatz
• Erleichterung von Leistungsbeurteilungen

Wenn sich ein Unternehmen mehr auf das strategische Personalmanagement konzentrieren möchte, ist das Outsourcing von Transaktionsaufgaben eine effektive Möglichkeit, erklärt Cichanski. Auf diese Weise kann sich das Team weniger auf lästige manuelle Aufgaben und mehr auf strategische Aktivitäten konzentrieren.

Wir haben uns mit zwei weiteren Ansätzen für das Personalwesen beschäftigt: strategisches Personalmanagement und transaktionales Personalwesen. Jetzt ist es an der Zeit zu sehen, wie Technologie die Prozesse im Personalwesen unterstützen kann.

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen fünf oder 500 Mitarbeiter hat, gibt es im Rahmen der Personalverwaltung viele bewegliche Teile, die Sie im Auge behalten müssen.

Ein manueller Ansatz ist zeitaufwändig und kann zu verpassten Chancen und Fehlern führen. Um die Personalverwaltung zu optimieren, ist es wichtig, Tools zu implementieren, die Zeit sparen, die Produktivität steigern und den Beteiligten bessere Unterstützung bieten.

Die Vorteile von HR-Management-Tools

Eine breite Palette verfügbarer HR-Management-Tools kann je nach den angestrebten Ergebnissen des Unternehmens zahlreiche Vorteile bieten.

Nehmen Sie den Einstellungsprozess als Beispiel: Eine automatisierte Bewerbung, die es der Personalabteilung ermöglicht, die Antworten der Bewerber zu vergleichen, ist eine effektive Methode, um den besten Bewerber für die Stelle zu finden. Der Einsatz von Videokonferenzsoftware zur Durchführung von Vorstellungsgesprächen ist eine hervorragende Methode, um Kandidaten zu erreichen, die sich nicht persönlich treffen können, und spart dem Unternehmen Zeit und Ressourcen.

Die Vorteile der HR-Automatisierung umfassen

•  Zentralisierte Daten und Informationen. Anstatt Personaldokumente in einem Aktenschrank aufzubewahren, sorgt eine Softwarelösung dafür, dass das HR-Team überall und jederzeit auf Mitarbeiterinformationen zugreifen kann. Diese Daten stehen dann der Personalabteilung zur Verfügung, was die Produktivität erhöht.
• Verbesserte Sicherheit. Unternehmen müssen die Daten ihrer Mitarbeiter schützen, und viele Personalverwaltungstools bieten mehr Sicherheit. Dies beruhigt sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber, da sie wissen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf diese Informationen haben.
• Bessere Datenverwaltung. Automatisierte HR-Systeme erleichtern die Überwachung, Verfolgung und Analyse mitarbeiterspezifischer Daten, ganz gleich, ob es sich um die Erfassung von Anträgen auf Freistellung oder die Teilnahme an Schulungen handelt. Wenn Sie einen strategischen Ansatz verfolgen, können Sie die Daten von Jahr zu Jahr vergleichen, um Verbesserungen und Veränderungen zu erkennen. Die Datenintegrität ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie über grundlegende Kontakt- und Notfallinformationen für alle Mitarbeiter verfügen. Einer der Hauptvorteile eines Personalverwaltungssystems ist die Genauigkeit der Informationen, sagt Cichanski, da ein automatisierter Ansatz die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler verringert.
• Bessere Erfahrungen für Mitarbeiter. Mitarbeiterorientierte Tools wie Lernmanagementsysteme und Dokumentensysteme zur Selbstbedienung geben den Mitarbeitern mehr Kontrolle. Sie können auf Informationen zugreifen, ohne sich auf andere verlassen zu müssen.

Finden Sie die richtigen HR-Management-Tools für Ihr Unternehmen

Bei der Fülle an verfügbaren Tools für die Personalverwaltung gibt es eine Vielzahl von Optionen, aus denen Sie wählen können. Ganz gleich, ob Sie die besten Personalverwaltungstools für große Unternehmen, die beste HRM-Software für kleine Unternehmen oder Alternativen zu beliebten HR-Lösungen wie ADP suchen, hier finden Sie, was Sie beachten sollten:

• Bestimmen Sie Ihre kritischen Anforderungen. Führen Sie ein Brainstorming mit den wichtigen Interessengruppen innerhalb und außerhalb der Personalabteilung durch, um festzustellen, welche Funktionen ein absolutes Muss sind und welche man gerne hätte. Ziehen Sie auf jeden Fall IT-Teams und Führungskräfte hinzu.
• Konzentrieren Sie sich auf die Zugänglichkeit. Wird Ihr Team von der Arbeit, von zu Hause, von unterwegs oder vom Büro eines Kunden aus auf das System zugreifen müssen? Wird es das System auf mobilen Geräten oder nur auf Desktops nutzen wollen?
• Behalten Sie das Wachstum im Auge. Burr betont die Fähigkeit zur Skalierung. Ihre Technologielösungen sollten mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln können.
• Stellen Sie die Nutzerfreundlichkeit in den Vordergrund. Überlegen Sie, wie viel Schulung die Mitarbeiter benötigen, um das Tool zu erlernen und ob es intuitiv ist. Ist es für die Mitarbeiter bequem, ein Selbstbedienungsmodell zu verwenden?
• Denken Sie an die Einhaltung von Vorschriften. Achten Sie darauf, ob das HRM-System die Compliance-Vorschriften und Datenschutzbestimmungen für die spezifischen Standorte, an denen Ihr Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, erfüllen kann.
• Schauen Sie sich alle Optionen an. Es gibt zwar viele führende HR-Management-Tools, aber es gibt auch Newcomer auf dem Markt. Scheuen Sie sich zum Beispiel nicht, Alternativen zu ADP oder BambooHR zu prüfen, wenn diese Ihren Anforderungen und Ihrem Budget nicht entsprechen.

Wie HR-Automatisierung Ihrer Organisation helfen kann

HR-Automatisierung kann die meisten Prozesse im Personalwesen verbessern. Durch die Beseitigung lästiger manueller Aufgaben können Unternehmen mehr Zeit für strategische Initiativen aufwenden. Einige der häufigsten Aufgaben, die HR rationalisieren kann, sind:

• Einholen elektronischer Unterschriften für Verträge und Formulare
• Erfassen von Daten neuer Mitarbeiter
• Planen von wiederkehrenden Schichten
• Verfolgung von Anträgen auf Freizeitausgleich
• Überwachung von Portokassenausgaben
• Führen von Checklisten für Mitarbeiterschulungen
• Verwaltung der Arbeitsabläufe bei der Einstellung

Da wir nun wissen, wie Technologie die Personalverwaltung unterstützen kann, ist es an der Zeit, sich mit den verschiedenen Arten von Personalverwaltungssystemen zu befassen.

Tools und Software für die Personalverwaltung werden unter dem Begriff Personalverwaltungssysteme (HRMS) zusammengefasst. Diese Systeme, auf die sowohl die Personalabteilung als auch die Mitarbeiter Zugriff haben, automatisieren Aufgaben, sichern Daten und zentralisieren wichtige Informationen.

Was ist HRMS?

Sie fragen sich vielleicht: “Was ist HRMS und wie sollten Sie es auswählen?” Eine HRMS ist eine Softwarelösung, die Personalteams bei der Verwaltung bestimmter HR-Funktionen wie der Einstellung von Bewerbern, der Verwaltung der Gehaltsabrechnung, der Überwachung von Urlaubsanträgen oder einer Kombination von Aktivitäten unterstützt.

In einigen Unternehmen erledigen die Personalabteilungen diese Aufgaben manuell. Ein HRMS kann jedoch in vielen Fällen die Prozesse verbessern, Fehler reduzieren und die Produktivität steigern. Vor der Umstellung auf ein HRMS ist es wichtig, dass Sie sich mit der IT-Abteilung, den Führungskräften und der Personalabteilung beraten, um den Technologiebedarf Ihres Unternehmens zu ermitteln, sagt Burr.

Wenn Sie mit einem dieser Probleme zu tun haben, sollten Sie den Wechsel zu einem HRMS in Betracht ziehen:

• Mühsame Büro- und Verwaltungsaufgaben rauben Zeit von strategischeren oder langfristigen Initiativen
• Durch Compliance- oder Sicherheitsverletzungen besteht die Gefahr, dass vertrauliche Mitarbeiterinformationen preisgegeben werden.
• Mitarbeiter arbeiten an entfernten Standorten oder in geografisch verteilten Büros, was die gemeinsame Nutzung von HR-Dokumenten erschwert
• Den Mitarbeitern fehlen Selbstbedienungsoptionen für den Zugriff auf Informationen über Unternehmensrichtlinien, Prozesse und Verfahren
• Mitarbeiterdaten sind häufig ungenau, unvollständig oder fehlen
• Die Mitarbeiter der Personalabteilung haben mehr Aufgaben und Aktivitäten, als sie bewältigen können, und benötigen Möglichkeiten zur Verbesserung der Gesamtproduktivität

Wichtige Funktionen eines HRMS

Einige Personalverwaltungssysteme sind umfassende Tools mit verschiedenen Modulen, die sich mit verwandten HR-Bereichen decken. Eine Lösung kann zum Beispiel ein Modul für die Gehaltsabrechnung, ein Modul für Terminanfragen und ein Modul für Leistungsbeurteilungen enthalten.

Andere Personalverwaltungssysteme konzentrieren sich auf einen bestimmten Bereich des Personalwesens, z. B. die Verwaltung von Sozialleistungen oder das Lernmanagement.

Zu den üblichen mitarbeiterbezogenen Funktionen eines HRMS gehören:

• Rekrutierung und Bewerbungsverfahren
• Speicherung von vertraulichen Informationen
• Onboarding-Workflows
• Anwesenheits- und Freizeitüberwachung
• Terminplanung
• Leistungsbeurteilungen und Selbstbeurteilungen
• Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen
• Schulungs- und Lernmanagement
• Verwaltung und Verfolgung von Sozialleistungen
• Selbstbedienungs-Tools
• System-Analysen

Denken Sie daran, dass ein einziges HRMS möglicherweise nicht alle diese Funktionen abdeckt. Möglicherweise müssen Sie mehrere Systeme integrieren, um eine maßgeschneiderte Lösung zu schaffen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Stellen Sie sicher, dass Sie die Personalprozesse identifizieren, die Sie automatisieren und optimieren möchten, um ein oder mehrere Systeme zu finden, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können. 

Cichanski erklärt, dass die HR-Technologie nicht nur Verwaltungsfunktionen automatisiert, sondern auch das HR-Team bei der Entwicklung genauerer und vollständigerer Informationen unterstützt. Dies ist der Schlüssel, wenn Sie entscheiden, welche Funktionen Sie in einem HRMS benötigen.

HRMS vs. HRIS: Hauptunterschiede

Wenn Sie über Personalverwaltungssysteme sprechen, hören Sie vielleicht den Begriff Personalinformationssystem (HRIS), der synonym verwendet wird. Obwohl diese Systeme eng miteinander verwandt sind und die Begriffe manchmal vermischt oder falsch verwendet werden, gibt es einige bemerkenswerte Unterschiede. Personalinformationssysteme sind eine Teilmenge der Personalverwaltungssysteme.

Ein HRMS verfügt in der Regel über eine robustere Technologie, die mehrere funktionale Lösungen bietet. Ein HRIS konzentriert sich in der Regel mehr auf die Verfolgung numerischer Daten und wichtiger Mitarbeiterinformationen wie Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummern.

Ein HRIS befasst sich hauptsächlich mit quantitativen Funktionen, wie z.B. der Nachverfolgung von Daten für die Vergütung oder Sozialleistungen oder der Verwaltung spezifischer Gehaltsabrechnungsaufgaben. Ein HRMS kann zwar alle diese Funktionen verwalten, aber es übernimmt auch eher qualitative Funktionen wie Mitarbeiterzufriedenheit, Onboarding, Personalbeschaffung und Lernmanagement.

Unternehmen, die quantitative Funktionen optimieren möchten, verwenden in der Regel ein HRIS, während Unternehmen, die sowohl quantitative als auch qualitative Funktionen verbessern möchten, ein HRMS wählen.

Als Nächstes sehen wir uns an, wie Sie HR-Prozesse mit Workflows und Formularen von Jotform automatisieren können.

Die Vorteile der HR-Automatisierung liegen auf der Hand: Sie sparen Zeit und Geld und verbessern gleichzeitig Produktivität und Leistung. Bei dem großen Angebot an Personalverwaltungssystemen ist es jedoch schwer zu wissen, wo man anfangen soll.

Denken Sie daran, dass Sie keine spezielle HRMS-Software verwenden müssen – Formulare erfüllen viele der gleichen Funktionen mit Leichtigkeit. Sie können Jotform als zuverlässiges Personalverwaltungssystem verwenden, um eine Reihe von HR-Prozessen zu automatisieren.

Jotform Formulare zur Automatisierung von HR-Prozessen verwenden

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens erfordern viele Aufgaben im Personalwesen, dass Bewerber oder Mitarbeiter HR-Formulare ausfüllen. Unabhängig davon, ob Sie numerische Daten wie Sozialversicherungsnummern oder qualitative Daten wie Antworten auf Interviewfragen erfassen, können Sie mit automatisierten Formularen Informationen leicht nachverfolgen, überwachen und erneut abrufen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Jotform bei der Automatisierung von HR-Formularen helfen kann:

• Bewerbungsformulare. Mit über 250 Vorlagen für Bewerbungsformulare ist es einfach, eine zu finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Mit diesen Jotform-Vorlagen können Sie Erfahrungen, Lebensläufe, Anschreiben und Kontaktdaten von Bewerbern erfassen und anzeigen.
• Formulare für Mitarbeiterinformationen. Sobald Sie einen Bewerber eingestellt haben, muss die Personalabteilung während des Einführungsprozesses Details wie Kontaktinformationen, medizinische Daten und mehr erfassen. Jotform bietet über 190 Vorlagen für Mitarbeiterinformationsformulare, die Sie leicht anpassen oder in Tools wie Google Tabellen und Airtable integrieren können. Momtazian stellt fest, dass das Onboarding von Mitarbeitern eine der einfachsten Funktionen ist, die mit HR-Technologie automatisiert werden kann.
• Formulare für Urlaubsanträge. Eine Auszeit zu nehmen, um neue Energie zu tanken, ist ein Muss. Jotform bietet mehrere Vorlagen für Urlaubsanträge, die die Erfassung dieser Zeit durch Anpassung und Integration mit Google Tabellen erleichtern. Cichanski weist darauf hin, dass viele Unternehmen ihre PTO immer noch manuell berechnen. Durch die Automatisierung dieser administrativen Aufgabe kann sich das Personalmanagement auf strategischere Initiativen konzentrieren.

Implementierung von Jotform Genehmigungsvorlagen zur Optimierung von HR-Funktionen

Es ist notwendig, dass ein Manager oder ein Mitglied der Personalabteilung die Genehmigungen für bestimmte Prozesse abzeichnet. Die Verwendung von E-Mail- oder Nachrichtensystemen für Genehmigungen kann jedoch willkürlich und schwer zu verfolgen sein. Erwägen Sie die Erstellung automatisierter Genehmigungs-Workflows mit den Genehmigungsvorlagen von Jotform.

Jotform bietet mehr als 100 fertige Genehmigungsvorlagen für die am häufigsten verwendeten HR-Prozesse. Hier sind ein paar Beispiele:

• Genehmigungen von Urlaubsanträgen. Wenn ein Mitarbeiter Urlaub beantragt, können Sie den Antrag automatisch an die zuständige Person senden, die den Urlaub genehmigt oder ablehnt.
• Genehmigungen für die Erstattung von Reisekosten. Sie können Arbeitsabläufe zur Genehmigung von Reisekosten basierend auf den Ausgaben des Mitarbeiters festlegen. Wenn der Mitarbeiter z. B. mehr als $500 ausgegeben hat, wird der Antrag automatisch an den Finanzmanager weitergeleitet.
• Genehmigungen für Neueinstellungen. Sie können einen komplexen Genehmigungsworkflow für Neueinstellungen auf der Grundlage von Einstellungskriterien mit automatischen E-Mails, bedingter Logik und Fälligkeitsdaten erstellen.
• Genehmigungen für den Austritt von Mitarbeitern. Wenn ein Mitarbeiter kündigt, kann er den Antrag über die richtigen Kanäle senden, um sicherzustellen, dass sowohl der Mitarbeiter als auch die Personalabteilung den Vorgang dokumentieren und genehmigen.

Fazit

Die Personalverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens – ganz gleich, ob Sie nur eine Handvoll oder mehrere hundert Mitarbeiter haben. Mit vielen wichtigen Funktionen wie Einstellung, Einarbeitung, Schulung und Leistungsbeurteilung sorgen die Fachleute des Personalmanagements dafür, dass die Mitarbeiter dem Unternehmen helfen können, seine Ziele zu erreichen.

Es gibt verschiedene Ansätze für das Personalmanagement, wie z.B. das Humankapitalmanagement, das strategische Personalmanagement und das transaktionale Personalmanagement. Jeder Ansatz spielt eine einzigartige Rolle bei der Unterstützung von Arbeitnehmern und Arbeitgebern.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Personalverwaltungsprozesse mit den richtigen Tools optimieren. Personalverwaltungssysteme und Personalinformationssysteme können Ihnen dabei helfen, quantitative und qualitative Daten zu erfassen, zu verfolgen, zu überwachen und zu analysieren, um die Produktivität und die Stimmung der Mitarbeiter zu verbessern. Und schließlich kann die Verwendung von HR-Automatisierungsformularen und Workflows Zeit sparen und manuelle Fehler reduzieren.

Treffen Sie Ihre Ratgeber für Personalmanagement

Cassandra Rose

Cassandra Rose, Partnerin bei Meritarc, hat über 15 Jahre Erfahrung im Personalwesen. Sie ist als Senior Professional in Human Resources (SPHR, SHRM-SCP) zertifiziert und hat einen B.B.A. in Betriebswirtschaft, einen Master in Personalwesen und Arbeitsbeziehungen sowie ein professionelles Zertifikat in Diversity, Equity und Inclusion (DEI). Nach Stationen bei milliardenschweren globalen Marken und Einhorn-Startups hat Rose bewährte Strategien entwickelt, die sich positiv auf das körperliche, geistige und finanzielle Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirken und Organisationen, die sich der DEI verschrieben haben, dabei unterstützen, gerechte Praktiken einzuführen.

Jim Cichanski

Jim Cichanski ist der Gründer und Chief Executive Officer (CHRO) von Flex HR, das seit 21 Jahren als Personalberatungs- und Outsourcing-Unternehmen tätig ist. Er verfügt über mehr als 40 Jahre Erfahrung als professioneller HR-Experte. Cichanski hat sowohl große Fortune-500-Unternehmen als auch Hunderte von mittelständischen Unternehmen im Personalbereich unterstützt und Organisationen bei über 400 Fusionen und Übernahmen geholfen.

Matthew Burr

Matthew Burr ist Personalberater bei Burr Consulting, LLC und verfügt über mehr als 14 Jahre Erfahrung im Bereich Personalwesen. Derzeit arbeitet er mit kleinen und mittelgroßen Unternehmen an strategischen Personalfragen. Burr ist außerdem Assistenzprofessor für Betriebswirtschaftslehre am Elmira College.

Mona Momtazian

Mona Momtazian, Direktorin und Beraterin bei The Leaders Studio, rät Führungskräften, ihren Mitarbeitern beizubringen, den Wandel zu mögen und die am besten geeigneten Mitarbeiter für die Leitung des Wandels zu rekrutieren. Momtazian ist seit über 20 Jahren im Bereich Organisationsentwicklung (HR, Change Management) tätig und kann den am besten geeigneten Kandidaten für eine Führungsposition identifizieren, Coaching für die erfolgreiche Führung von Veränderungen anbieten und die systemischen und grundlegenden Ursachen von Personalproblemen sowie Möglichkeiten zur Unterstützung von Organisationen bei der Erreichung strategischer Ziele identifizieren.

Foto von Marcelo Dias