Ein allgemeiner Ansatz für den Aufbau eines Genehmigungsprozess-Workflows

Ein Genehmigungsprozess ermöglicht es einem Prüfer, eine Einreichung, einen Eintrag, eine Registrierung oder eine Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen. Diese Anleitung enthält allgemeine Richtlinien zum Erstellen eines Workflows. Beachten Sie, dass ein Genehmigungsprozess mit einem Formular beginnt. Erstellen Sie Ihr erstes Webformular mit Jotform.

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So erstellen Sie einen Genehmigungsablauf

Mit Jotform Workflows können Sie ganz einfach einen Genehmigungsablauf erstellen. Sie können Ihre Online-Formulare ganz einfach in benutzerdefinierte, automatisierte Genehmigungsabläufe umwandeln, ohne Code schreiben zu müssen. Fügen Sie Ihrem Genehmigungsprozess per Drag & Drop Genehmiger, E-Mails, bedingte Verzweigungen und mehr hinzu.

So erstellen Sie einen Genehmigungsablauf

1. Gehen Sie im Formular Generator oben zu Einstellungen.

2. Gehen Sie links zu Workflow und wählen Sie dann Workflow erstellen.

Dadurch wird der Workflow Generator geöffnet, in dem Sie Ihren Workflow anpassen können.

Hier ist ein Demoformular, um einen grundlegenden Genehmigungsprozess mit Jotform Workflows auszuprobieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Genehmigungsablaufs mit Jotform Workflows.

Die alte Methode zum Erstellen eines Genehmigungsprozess-Workflows

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Funktionen und Optionen, mit denen Sie selbst einen alternativen Genehmigungsprozess erstellen können. Hier ist ein typischer Anwendungsfall, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie es funktioniert:

1. Der Kunde reicht ein Formular ein.
2. Manager A erhält das Formular per E-Mail und prüft den Eintrag.
3. Manager A bestätigt und genehmigt das Formular, indem er es bearbeitet und erneut einreicht.
4. Manager B (oder jemand anderes) erhält nach der Genehmigung durch Manager A eine weitere E-Mail.
5. Der Kunde erhält eine E-Mail mit der Bestätigung oder Ablehnung.

Im obigen Szenario sind E-Mails ein wichtiger Bestandteil. Unabhängig von der Dauer des Genehmigungsprozesses (z. B. wenn zwei oder mehr Manager die Einreichung prüfen müssen) läuft es darauf hinaus, den Empfänger vor oder nach der Genehmigung oder Ablehnung einer Einreichung zu benachrichtigen.

Theoretisch sind dies alle Funktionen, die Sie dafür benötigen:

• Ein ausgeblendetes Feld dient als Genehmigungsstatus. Ein Dropdown-Menü wird empfohlen.
• Benachrichtigungen werden verwendet, um Manager, Mitarbeiter oder alle am Genehmigungsprozess beteiligten Personen per E-Mail zu kontaktieren.
• Autoresponder werden verwendet, um E-Mails an Ihre Kunden zu senden. Sie können verschiedene Autoresponder-Vorlagen für genehmigte oder abgelehnte Kunden erstellen.
• Formularseiten-URL abrufen wird bei Bedarf im Rahmen des Genehmigungsprozesses mit Bedingungen und einem Signaturfeld verwendet.
• Die Link bearbeiten wird mit bedingter Logik verwendet, um eine Aktion basierend auf der URL auszulösen, unter der das Formular ausgefüllt wird.
• Bedingte Logik bildet den Kern des gesamten Workflows.

So richten Sie den Genehmigungsablauf ein

1. Fügen Sie im Formular Generator Ihrem Formular ein Dropdown-Element mit den Optionen Genehmigt und Abgelehnt hinzu.

2. Fügen Sie Ihrem Formular ein Signatur-Element hinzu, wenn Ihr Genehmigungsprozess eine elektronische Signatur Ihrer Genehmiger erfordert. Sie können auch eines der Signatur-Widgets verwenden.

3. Fügen Sie Ihrem Formular ein Widget Formularseiten-URL abrufen hinzu.

4. Richten Sie Ihre Benachrichtigungen und Autoresponder nach Ihrem Ermessen. Diese E-Mail-Vorlagen werden später mit bedingter Logik verwendet.

5. Einreichung hinzufügen Bearbeiten Link zu Ihren E-Mails für die Prüfer.

6. Konfigurieren Sie Ihre Autoresponder so, dass bei Bearbeitung einer Einreichung automatisch E-Mails versendet werden.

7. Richten Sie abschließend Ihre bedingte Logik ein.

Die Bedingungen hängen stark davon ab, wie Ihr Genehmigungsprozess ablaufen soll. Hier sind einige mögliche Szenarien und die dafür erforderlichen Bedingungen:

• Um dem Formularabsender nach der Genehmigung oder Ablehnung eine automatische Antwort-E-Mail zu senden, verwenden Sie die Bedingung E-Mail-Empfänger ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Bedingtes Senden von E-Mails.
• Um die ausgeblendeten Felder Genehmigungsstatus und Signatur anzuzeigen, sobald der Genehmiger den Eintrag über den Link zum Bearbeiten der Übermittlung aufgerufen hat, verwenden Sie die Bedingung Feld ein-/ausblenden. Weitere Informationen finden Sie unter Ein- und Ausblenden von Formularfeldern beim Bearbeiten von Einsendungen.

Hier ist ein Demoformular, um zu sehen, wie es aussieht. Da es sich um ein recht fortgeschrittenes Thema handelt, sollten Sie sich mit der Funktionsweise von Bedingungen vertraut machen. Zum besseren Verständnis können Sie das Demoformular klonen.