Stellen Sie sich zwei olympische Schwimmer vor, die Seite an Seite in einem riesigen Hallenbad schwimmen. Beide führen die gleichen Züge aus und schieben sich gleichmäßig durch das Wasser. Aber trotz ihrer spiegelbildlichen Bewegungen bestimmt ihr ultimatives Ziel – das Rennen zu gewinnen – ihren Wettbewerb.
Dieses Konzept lässt sich direkt auf Kanban-Swimlanes übertragen, ein visuelles Tool, das eine Kanban-Tafel strukturiert und Teams hilft, komplexe Arbeitsabläufe klar zu verwalten.
Eine Kanban-Tafel stellt den Arbeitsablauf eines Unternehmens visuell dar und verwendet in der Regel vertikale Spalten, um die verschiedenen Phasen eines Projekts zu zeigen. Swimlanes fügen eine weitere Organisationsebene hinzu, indem sie diese Spalten in horizontale Abschnitte unterteilen und Aufgaben auf der Grundlage von Teams, Prioritäten oder Projektzielen kategorisieren. Durch die Einführung von Kanban-Swimlanes erhalten Teams eine bessere Übersicht, eine optimierte Zusammenarbeit am Arbeitsplatz und eine höhere Effizienz – alles wichtige Voraussetzungen, um Projekte auf Kurs zu halten. Ganz gleich, ob Sie die Softwareentwicklung, Marketingkampagnen oder den Kundendienst verwalten, Swimlanes helfen, das Chaos zu durchbrechen und die Arbeit reibungslos zu gestalten.
Was sind Kanban-Swimlanes?
Kanban-Swimlanes sind horizontale Abschnitte auf einer Kanban-Tafel, die dabei helfen, verschiedene Arbeitsabläufe, Aufgaben oder Projekte zu kategorisieren und zu segmentieren. Jede Swimlane steht für einen separaten Arbeitsstrom, so dass Teams innerhalb derselben Tafel zwischen verschiedenen Arbeitstypen unterscheiden können. Diese Bahnen verbessern die Organisation, erleichtern die Priorisierung von Aufgaben und bieten eine klarere visuelle Darstellung des Arbeitsaufkommens.
Swimlanes sind besonders nützlich bei der Verwaltung komplexer Projekte, bei der Handhabung funktionsübergreifender Teamabläufe und bei der Trennung wiederkehrender Aufgaben von strategischer Arbeit. Sie ermöglichen es Teams, gleichzeitig an mehreren Projekten zu arbeiten und dabei Klarheit und Effizienz zu bewahren.
Beziehung zwischen Kanban-Tafeln und Swimlanes
Eine Kanban-Tafel bietet eine strukturierte Möglichkeit zur Visualisierung von Arbeitsabläufen und hilft Teams, den Fortschritt einer Aufgabe von Anfang bis Ende zu verfolgen. Die Tafel besteht in der Regel aus vertikalen Spalten, die verschiedene Aufgabenstatus darstellen, z.B. „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“.
Swimlanes ergänzen Kanban-Tafeln, indem sie eine horizontale Segmentierungsebene hinzufügen. Während Kanban-Säulen die Workflow-Stufen definieren, kategorisieren Swimlanes die Aufgaben nach bestimmten Kriterien, z.B. Teammitglieder, Kunden oder Prioritätsstufen. Diese Kombination schafft ein umfassendes System, das die Organisation und Effizienz verbessert.
Wie Sie Swimlanes zu Ihrer Kanban-Tafel hinzufügen
Um Kanban-Swimlanes verwenden zu können, müssen Sie eine Kanban-Tafel erstellen und in den Arbeitsablauf Ihres Teams integrieren, um Kanban-Swimlanes zu verwenden. Was auf die Kanban-Tafel kommt, hängt vom Umfang Ihres Projekts oder Teams ab. Die meisten bestehen jedoch aus den einzelnen Aufgaben oder Zielen, die Sie erledigen möchten, gruppiert nach Status.
Die Status können einfach sein, wie „In Bearbeitung“ und „Erledigt”, oder sie können komplexer sein.
Sobald Sie entschieden haben, welche Aufgaben auf Ihrer Tafel erscheinen sollen, müssen Sie sich zwischen einer physischen und einer digitalen Tafel entscheiden. Physische Boards bestehen aus Karten oder Haftnotizen mit jeder Aufgabe oder jedem Ziel. Sie ordnen sie manuell in die entsprechende Kategorie auf einer Korkplatte oder einer anderen Oberfläche ein.
Digitale Tafeln können jedoch die Dinge mit automatischer Dateneingabe ein wenig vereinfachen – was Sie mit Diensten wie dem Formulargenerator und den Vorlagen von Jotform erreichen können. Integrieren Sie eine Produktivitätssoftware wie Asana oder Trello oder verwenden Sie Jotform Tabellen, um eine digitale Kanban-Tafel zu erstellen.
Unabhängig davon, welche Richtung Sie einschlagen, können Sie Kanban-Swimlanes auf Kategorien anwenden, die ähnliche Aufgaben enthalten. Eine gängige Kanban-Swimlane könnte zum Beispiel das Onboarding von Kunden sein, wenn Sie mehrere Stufen desselben Services anbieten. Indem Sie diese Aufgaben auf derselben Ebene wie eine Kanban-Tafel zusammenfassen, kann Ihr Team den unterschiedlichen Fortschritt zwischen den verschiedenen Kunden erkennen.
Arten von Kanban-Swimlanes
Kanban-Swimlanes sind vielseitige Projektmanagement-Tools mit vielen Funktionen, die Ihrem Team helfen können. Hier sind einige Beispiele, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
Swimlanes für einzelne Projekte, Teams oder Kunden
Wenn Ihr Unternehmen mehrere Projekte, Teams oder Kunden gleichzeitig bearbeitet, können Kanban-Swimlanes helfen, die jeweiligen Arbeitsabläufe zu trennen und zu verwalten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Aufgaben auf der Grundlage unterschiedlicher Ziele organisiert werden, aber dennoch auf einer einzigen Kanban-Tafel sichtbar sind.
Beispiele für Anwendungsfälle:
- Eine Marketing-Agentur, die mit mehreren Kunden zusammenarbeitet, kann für jeden Kunden eine eigene Swimlanes erstellen und so sicherstellen, dass jede Aufgabe, die mit einem bestimmten Kunden zusammenhängt, in einem eigenen Bereich bleibt. Dies verhindert Verwirrung und hilft den Managern, den Fortschritt effizient zu verfolgen.
- Ein Software-Entwicklungsteam könnte Swimlanes für verschiedene Produktfunktionen verwenden, die jeweils einen eigenen Workflow haben. Dies hilft den Entwicklern und Projektmanagern, den Entwicklungslebenszyklus jeder Funktion separat zu verfolgen.
Durch die Verwendung von Swimlanes können Manager Arbeitsabläufe leicht vergleichen, Unstimmigkeiten erkennen und Engpässe beseitigen, bevor sie den Fortschritt stören.
Swimlanes zur Bewältigung wiederkehrender Aufgaben
Viele Teams haben es mit einer Mischung aus einmaligen und sich wiederholenden Aufgaben zu tun, die regelmäßig anfallen. Durch die Einrichtung einer eigenen Swimlane für wiederkehrende Aufgaben können Teams laufende Arbeiten von Ad-hoc-Aufgaben trennen, was die Verwaltung und Priorisierung des Arbeitsaufkommens erleichtert.
Beispiel für einen Anwendungsfall:
- Ein Team für die Erstellung von Inhalten könnte eine Swimlane speziell für wiederkehrende Beiträge für soziale Medien, Blog-Updates oder Newsletter haben, die wöchentlich oder monatlich veröffentlicht werden müssen.
- Ein IT-Supportteam könnte eine Swimlane für Standard-Wartungsaufgaben wie Software-Updates oder Sicherheitsaudits verwenden, um sie von dringenden Anfragen zur Fehlerbehebung zu unterscheiden.
Durch die visuelle Unterscheidung von wiederkehrenden Aufgaben können Teams ein Durcheinander im Arbeitsablauf vermeiden und sich auf Aufgaben mit hoher Priorität konzentrieren.
Swimlanes, die Serviceklassen kategorisieren
Bei manchen Projekten müssen die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit oder Wichtigkeit priorisiert werden. Durch die Verwendung von Kanban-Swimlanes zur Definition verschiedener Leistungsklassen können Teams Aufgaben mit hoher Priorität schnell identifizieren und Ressourcen entsprechend zuweisen.
Beispiele für Anwendungsfälle:
- Ein Kundendienst-Team könnte Swimlanes mit den Bezeichnungen „Dringend“, „Standard“ und „ Niedrige Priorität“ haben, um Anfragen nach Dringlichkeit zu kategorisieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass kritische Kundenanfragen sofort bearbeitet werden, während weniger dringende Anfragen entsprechend behandelt werden.
- Ein Software-Entwicklungsteam, das Fehlerkorrekturen verwaltet, könnte Swimlanes für „Kritische Probleme“, „Korrekturen mit hoher Priorität“ und „Routinewartung“ erstellen, um sicherzustellen, dass die dringendsten Probleme zuerst behandelt werden.
Diese Methode hilft den Teams, eine klare Hierarchie der Prioritäten aufrechtzuerhalten und stellt sicher, dass dringende Aufgaben nach Priorität geordnet werden und nicht in der Routinearbeit untergehen.
Swimlanes, die ungenutzte Ideen sammeln
Nicht jede Idee oder Aufgabe ist sofort umsetzbar, aber das bedeutet nicht, dass sie komplett verworfen werden sollte. Eine spezielle Swimlane für ungenutzte oder ausstehende Ideen ermöglicht es Teams, potenzielle Projekte oder Konzepte an einem leicht zugänglichen Ort zu speichern, ohne aktive Arbeitsabläufe zu beeinträchtigen.
Beispiele für Anwendungsfälle:
- Ein Produktentwicklungsteam hat vielleicht eine Swimlane mit der Bezeichnung „Funktionsanfragen“, in der es Vorschläge von Nutzern und internen Teams sammelt. Sie können diese Swimlane erneut aufrufen, um zu bewerten, welche Ideen bei der Planung zukünftiger Updates umgesetzt werden sollten.
- Ein Marketingteam könnte eine Swimlane „Kampagnenkonzepte“ unterhalten, um kreative Ideen zu speichern, die derzeit nicht verwendet werden, aber später wieder aufgegriffen werden könnten, wenn der Zeitpunkt günstig ist.
Dieser Ansatz sorgt dafür, dass wertvolle Ideen sichtbar und zugänglich bleiben, ohne den primären Arbeitsablauf zu überlagern.
Wie Sie Daten für Swimlanes erfassen
Jedes Unternehmen oder Team, das Swimlanes zu seiner Kanban-Tafel hinzufügen möchte, wird auf das gleiche Problem stoßen: Die Erfassung von Informationen für diese Produktivitätswerkzeuge kostet Zeit und Mühe. Um Ihre Swimlanes und Ihre Kanban-Tafel so effizient wie möglich zu gestalten, muss die Datenerfassung für Ihr Team schnell und einfach sein.
Produktivitätssoftware mit Kanban-Funktionalität ist in der Ära der Telearbeit immer beliebter geworden. Sie können diese Tafeln mit einer automatischen Datenerfassung ergänzen, indem Sie ein Tool wie die Funktion „ Formulare zuweisen “ von Jotform verwenden. Damit können Sie den zugewiesenen Teammitgliedern zu einer bestimmten Zeit oder in einem bestimmten Intervall automatisch vorgefertigte Formulare zukommen lassen. Diese müssen dann nur noch ihre Daten eingeben und das Formular senden.
Die über Formulare eingereichten Daten werden automatisch in das zugehörige Board in Jotform Boards übertragen. Sie können Aufgaben direkt innerhalb des Boards verwalten, sie nach Projekt, Priorität oder Team organisieren und sie mithilfe eines Kanban-ähnlichen Layouts visualisieren. Mit Jotform Boards ist keine zusätzliche Kanban-Software erforderlich – es bietet eine optimierte All-in-One-Plattform für die Aufgabenverfolgung und die effiziente Verwaltung von Arbeitsabläufen. Passen Sie Ihr Board einfach mit Swimlanes an, um Aufgaben zu kategorisieren und zu priorisieren.
Wenn Ihr Team einen Anstoß zu produktiverem Arbeiten gebrauchen kann, dann ist jetzt der beste Zeitpunkt, um in Kanban-Swimlanes einzutauchen.
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