7 HR-Arbeitsabläufe zum Automatisieren

Die Personalabteilung ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Ganz gleich, ob Sie zwei, 200 oder 2.000 Mitarbeiter haben, Sie müssen regelmäßig Aufgaben und Arbeitsabläufe in der Personalabteilung erledigen, z. B. Formulare für die Aufnahme von Mitarbeitern, Arbeitszeitnachweise und Leistungsbeurteilungen. Die manuelle Erledigung dieser Aufgaben kann jedoch manchmal zu verpassten Fristen, Fehlkommunikation und betrieblicher Verwirrung führen.

Deshalb ist es wichtig, HR-Workflows zu automatisieren, wo immer dies möglich ist, um Prozesse zu optimieren, genaue Daten zu gewährleisten und den Mitgliedern des HR-Teams mehr Zeit für die Arbeit mit den Mitarbeitern zu geben. Hier sind sieben Beispiele für HR-Arbeitsabläufe, die sich hervorragend für die Automatisierung eignen.

1. Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter

Die Begrüßung eines neuen Mitarbeiters nach einem erfolgreichen Einstellungsverfahren ist für jedes Unternehmen eine aufregende Zeit. Um die Chancen zu erhöhen, dass ein neuer Mitarbeiter in seiner Rolle erfolgreich ist, stellt ein Onboarding-Workflow ihm die Ressourcen und Schulungen zur Verfügung, die er für den Start benötigt. Wenn Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter mit dieser Jotform-Vorlage automatisieren, können Sie sicher sein, dass Sie keine wichtigen Aufgaben bei der Einarbeitung verpassen.

Sie können die Vorlage mit Informationen zu Schulungen, Teammitgliedern und Links zu Ressourcen anpassen und der neue Mitarbeiter kann den Workflow durchlaufen, um sich mit seiner neuen Rolle vertraut zu machen. Jon Torres, ein Berater für digitales Marketing, der mit aufstrebenden und jungen Unternehmern arbeitet, stellt fest, dass die Automatisierung des Onboarding-Prozesses viel Zeit sparen kann, insbesondere wenn Sie die Daten neuer Mitarbeiter mehrmals in verschiedene Systeme eingeben oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einarbeiten müssen.

2. Persönliche Daten der Mitarbeiter

Im Rahmen des Onboarding-Prozesses müssen Unternehmen persönliche Daten von Mitarbeitern erfassen, z. B. ihre Adresse und Telefonnummer, Kontaktinformationen für Notfälle, Angaben zur Gehaltsabrechnung und Informationen zur Krankenversicherung. Wenn Sie diese Informationen über automatisierte Formulare wie die von Jotform erfassen, können Sie die Daten ganz einfach in einer Low-Code-Datenbank speichern, verwalten und verwenden – und Sie können die Informationen mit den relevanten Beteiligten teilen.

3. Zeiterfassungsbögen und Dienstplan

Eine der zeitaufwändigsten Aufgaben der Personalabteilung ist die Planung der Mitarbeiter und die Erfassung ihrer Zeiten für die Lohnabrechnung. Sie können die Zeitplanung automatisieren, indem Sie eine vorgefertigte Vorlage verwenden, um Zeitpläne zu erstellen, die den Mitarbeitern die gewünschten Schichten zuweisen  und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die erforderliche Abdeckung hat. Durch die Automatisierung von Gehaltsabrechnungsaufgaben wie dem Ausfüllen von Stundenzetteln können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen genau weiß, wie viele Stunden ein Mitarbeiter arbeitet.

4. Leistungsbeurteilungen

Häufige und ausführliche Leistungsbeurteilungen stellen sicher, dass die Mitarbeiter das Feedback erhalten, das sie brauchen, um in ihrer Rolle zu glänzen. Innerhalb eines Leistungsbeurteilungs-Workflows können Unternehmen viele Aufgaben automatisieren. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise ein Formular zur Selbstbeurteilung ausfüllt, können die Ergebnisse direkt an den Vorgesetzten weitergeleitet werden und ihn dazu veranlassen, das Formular zur Managementbeurteilung auszufüllen.

5. Erfassung von Fehlzeiten

Die Urlaubsverwaltung, zu der auch die bezahlte Freistellung (PTO) gehört, ist ein weiterer Arbeitsablauf im Personalwesen, den Unternehmen automatisieren können, so Torres. Mitarbeiter müssen sich aus verschiedenen Gründen freistellen lassen, z. B. wenn sie in Urlaub fahren oder einen Krankheitstag zu Hause brauchen. Typische Arbeitsabläufe für die Freistellung umfassen, dass der Mitarbeiter einen Antrag stellt und sein Vorgesetzter diesen genehmigt.

Ihr Unternehmen kann diesen HR-Workflow automatisieren, indem die Mitarbeiter Anträge über Formulare einreichen, die die Manager benachrichtigen, wenn ihre Zustimmung erforderlich ist.

6. Ausgaben

In vielen Unternehmen tätigen die Mitarbeiter im Namen des Unternehmens Einkäufe mit ihren eigenen Mitteln, die ihnen dann vom Unternehmen erstattet werden. Einige Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern auch kleine Bargeldbeträge zur Verfügung, damit sie Ad-hoc-Einkäufe tätigen können, z.B. Mittagessen oder Snacks für Meetings. Eine Tabelle für die Erstattung von Ausgaben ist ein hervorragendes Instrument, um zu verfolgen, welche Ausgaben getätigt wurden und wer sie erstattet bekommen sollte. Ein Kassenbuch stellt sicher, dass Unternehmen die Zahlungen, die sie tätigen, überwachen können.

7. Schulungsunterlagen

Schulungen und Weiterbildungen stellen sicher, dass die Mitarbeiter über die Fähigkeiten und Ressourcen verfügen, die sie benötigen, um in ihrer Rolle zu glänzen. Es kann jedoch schwierig sein, manuell zu verfolgen, wann Mitarbeiter ihre Schulungen abgeschlossen haben. Mithilfe einer automatisierten Checklistenvorlage für Schulungen können Unternehmen angeben, wann ein Mitarbeiter ein Schulungsmodul absolviert hat, und die Ergebnisse in eine Mastertabelle eintragen.

Torres schlägt vor, einen personalisierten Onboarding-Prozess zu erstellen, der die spezifischen Schulungen für jeden Mitarbeiter umfasst, wie z. B. die entsprechenden Schulungsmaterialien und die Technologieplattform, für die er geschult werden muss.

Die Automatisierung von HR-Workflows bietet Unternehmen konsistente und optimierte Abläufe. Darüber hinaus verringert sich die Anzahl der administrativen Aufgaben, die HR-Teams erledigen müssen, so dass sie sich auf höherwertige Aktivitäten konzentrieren können, die das Engagement der Mitarbeiter erhalten.

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