Como criar relatórios no Formulários Google

Tutorial passo a passo interativo

Independentemente do setor em que você atua, é bem provável que utilize formulários — seja para integrar colaboradores, agilizar o processo de admissão de pacientes, agendar horários ou realizar outras tarefas. Um tipo bastante comum de formulário é a pesquisa, que ajuda a coletar dados relevantes de clientes, funcionários e fornecedores, contribuindo para otimizar processos e melhorar a tomada de decisões.

Uma das formas mais práticas de criar, editar e compartilhar pesquisas é usando um criador de formulários online como o Formulários Google. Essa ferramenta permite que qualquer pessoa crie formulários envolventes e com aparência profissional em poucos minutos. O Formulários também inclui um recurso de relatórios que possibilita visualizar e baixar as respostas por pergunta, por pessoa ou em uma planilha consolidada. Veja a seguir como verificar e compartilhar os resultados no Formulários Google, além de como gerar relatórios com ele.

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Como conferir os resultados dos formulários do Google

Imagine que você é um organizador de eventos e recentemente criou e distribuiu uma pesquisa de feedback usando o modelo de formulário para feedback de eventos do Formulários Google. À medida que os participantes enviam suas respostas, você quer analisá-las para entender o nível geral de satisfação.

No Formulários Google, visualizar as respostas é simples. Basta seguir estes passos:

1. Abra seu formulário no Formulários Google.
2. Clique em Respostas na parte superior central da tela.
   • Clique em Resumo para visualizar todos os resultados organizados por pergunta. Essa seção exibe gráficos simples para respostas numéricas, que você pode copiar e colar em relatórios em outras ferramentas. Por exemplo, você pode querer copiar um gráfico específico que mostra a opinião dos participantes sobre o kit de boas-vindas ou sobre as atividades programadas.
   • Clique em Individual se quiser visualizar as respostas separadamente, por pessoa. (Use os botões Anterior < ou Próximo > para alternar entre os envios.)
   • Clique em Ver no app Planilhas para visualizar todas as respostas em uma planilha. Se preferir baixar todas as respostas como um arquivo CSV, vá até a aba Respostas, clique nos três pontos verticais (menu de opções) e selecione Baixar respostas (.csv).

Como compartilhar seus resultados com o Formulários Google

Compartilhar os dados coletados e os feedbacks com colegas facilita a análise e a colaboração — o que é mais um motivo para o Formulários Google ser uma ferramenta de pesquisa online tão popular.

Veja como compartilhar as respostas de um formulário no Formulários Google:

1. Abra seu formulário no Formulários Google.
2. Clique em Respostas na parte superior central da tela.
3. Clique em Link para as Planilhas.
4. Selecione Criar uma nova planilha (o formulário ou pesquisa que você deseja compartilhar deve estar listado lá) e clique em Criar.
5. A nova planilha deve abrir automaticamente ou você pode clicar em Ver no app Planilhas para navegar até o Planilhas Google.
6. Clique no botão Compartilhar no canto superior direito da tela para adicionar endereços de e-mail ou copiar o link da planilha para compartilhar seu formulário de outra forma — como em uma plataforma de mensagens corporativas como o Slack.

Como gerar um relatório usando o Formulários Google

Embora visualizar e compartilhar respostas no Formulários Google seja relativamente simples, gerar relatórios personalizados pode ser um pouco mais trabalhoso. A seguir, veja como criar gráficos de resumo com os resultados da pesquisa usando o Planilhas Google:

1. Crie uma nova planilha com suas respostas de pesquisa compiladas. (Para fazer isso, siga os passos 1–5 da seção anterior.)
2. Dê um nome a um intervalo de células para facilitar a criação de fórmulas que resumam os resultados da pesquisa. Cada coluna da planilha representa uma pergunta do formulário, enquanto cada linha mostra as respostas individuais de cada participante.
   • Usando a pesquisa de feedback de evento como exemplo, você verá que a primeira coluna — logo após Data/Hora — é “Você ficou satisfeito com o evento?”. Para gerar um relatório no Formulários Google com base no Planilhas Google, é recomendável nomear cada coluna (ou intervalo de dados) para facilitar a criação de fórmulas e gráficos personalizados.
     • Clique na letra da coluna para destacar toda a coluna/pergunta da pesquisa.
     • Clique em Dados na barra de ferramentas superior e depois em Intervalos nomeados.
     • Digite o nome do intervalo, como “satisfacao_geral_evento”, para esta coluna específica. (Esses nomes podem conter apenas caracteres alfanuméricos e sublinhados — sem espaços ou pontuação — e não podem começar com um número.) 
     • Clique em Concluído.
3. Adicione uma nova folha na planilha selecionando o sinal de mais no canto inferior esquerdo.
   • Na coluna A desta folha, liste todas as possíveis respostas para a pergunta da pesquisa destacada no primeiro passo. Seguindo com a pesquisa de feedback de evento, as cinco respostas seguintes seriam listadas verticalmente na coluna A: 1, 2, 3, 4, 5 (indicando o nível de satisfação do participante com o evento de 1 a 5).
4. Use a função CONT.SE no Planilhas Google para calcular quantas vezes uma determinada resposta ou ponto de dados ocorreu no intervalo nomeado selecionado.
   • Insira a fórmula CONT.SE na primeira célula da coluna B. (O Planilhas Google deve então sugerir aplicar a mesma fórmula nas linhas restantes.) A fórmula CONT.SE será a seguinte: =CONT.SE(satisfacao_geral_evento, A1)
5. Com o novo conjunto de dados, crie um gráfico das respostas da sua pesquisa.
   • Realce todos os dados nas colunas A e B.
   • Clique em Inserir na barra de menu.
   • Selecione Gráfico para acessar o Editor de Gráficos.
   • Escolha o tipo de gráfico que você gostaria de criar — como um gráfico de colunas ou gráfico de pizza — na guia Configuração.

Criador de Relatórios Jotform: Uma ótima alternativa aos relatórios do Formulários Google

Como você pode ver, embora seja possível criar relatórios no Formulários Google, o processo pode ser demorado e trabalhoso.

Felizmente, muitas alternativas oferecem recursos mais avançados nesse aspecto. Jotform, por exemplo, é um criador de formulários online completo, com todas as ferramentas necessárias para criar e personalizar formulários e pesquisas visualmente profissionais e funcionais. A plataforma conta com uma biblioteca de mais de 10.000 modelos personalizáveis e integra-se a mais de 100 aplicativos populares de terceiros. Além disso, Jotform oferece uma interface intuitiva com recurso arraste-e-solte — sem necessidade de programação —, o que facilita a criação de formulários e a coleta de dados de forma rápida e eficiente.

Mais importante ainda, com o Criador de Relatórios Jotform, você pode transformar as respostas recebidas em relatórios claros e visualmente atraentes em poucos minutos. Usando o Criador de Relatórios Jotform, você pode:

• Otimizar o design da sua apresentação com uma ampla variedade de opções, incluindo diferentes tipos de gráficos, cores, ícones e formas
• Incorporar relatórios ao vivo diretamente no seu site
• Compartilhar instantaneamente seus relatórios com colegas e clientes para melhorar os fluxos de trabalho
• Salvar seus relatórios em PDF para imprimir e compartilhar em reuniões

Em última análise, tanto o Formulários Google quanto o Criador de Relatórios Jotform permitem que os usuários transformem respostas de formulários em relatórios profissionais e baseados em dados — mesmo sem conhecimentos em programação. Assim, qualquer que seja sua escolha, você estará bem equipado para analisar seus dados, impressionar colegas e supervisores com relatórios visualmente atraentes e tomar decisões de negócio mais acertadas.

Foto por CoWomen no Unsplash