Como criar um rastreador de despesas no Formulários Google

Tutorial interativo passo a passo

O acompanhamento de despesas é uma das partes mais importantes (e menos glamourosas) do gerenciamento financeiro. Sem registros precisos e atualizados, é fácil enfrentar problemas de fluxo de caixa por causa de gastos excessivos, ter dificuldade para planejar compras futuras e administrar mal as finanças. Isso também pode tornar o preenchimento de impostos mais complicado.

Os formulários de despesas podem ajudar a simplificar todo esse processo.

Os formulários de despesas oferecem uma maneira padronizada de monitorar e gerenciar gastos, garantindo uma visão sempre atualizada da saúde financeira da sua organização. Com o software certo, o rastreamento de despesas se torna mais simples do que nunca. Mesmo o Formulários Google, uma ferramenta gratuita de criação de formulários online, pode funcionar como um rastreador de despesas robusto para organizações e departamentos de todos os tamanhos.

Continue lendo para conferir um guia completo sobre como configurar e gerenciar um rastreador de despesas no Formulários Google — incluindo todos os formulários e planilhas envolvidos no processo.

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Como funciona um rastreador de despesas no Formulários Google

Um rastreador de despesas no Formulários Google consiste em um formulário personalizado para coletar informações sobre os gastos e em uma planilha do Google que ajuda as empresas a registrar todas as saídas de recursos. Esse rastreador permite acompanhar as despesas de maneira eficiente, oferecendo um formato padronizado para inserir e armazenar os dados. Melhor ainda: cada resposta enviada pelo formulário é registrada automaticamente na planilha, reduzindo o trabalho manual posterior.

Um formulário de rastreamento de despesas deve incluir campos como:

• Data da despesa
• Quantia gasta
• Fornecedor/vendedor
• Categoria de despesa
• Observações ou comentários adicionais

Sempre que tiver uma nova despesa, basta preencher o formulário do Google e clicar em “Enviar”. As informações serão automaticamente importadas para a planilha mestre de despesas no Planilhas Google, onde poderão ser analisadas posteriormente. Esses dados ajudam a identificar padrões de gastos, acompanhar o fluxo de caixa e tomar decisões mais informadas sobre despesas futuras.

Como construir um rastreador de despesas no Formulários Google

Criar um rastreador de despesas no Formulários Google é um processo simples, embora possa levar algum tempo. Veja a seguir o passo a passo completo para configurar o seu.

1. Primeiro, crie o formulário de despesas que seus funcionários utilizarão para enviar os registros. Para isso, acesse o Google Drive, faça login e clique no botão + Novo no canto superior esquerdo.
2. Selecione Formulários Google para criar automaticamente um novo formulário em branco.
3. Adicione um nome apropriado ao seu formulário, como “Rastreador de Despesas”, e, se quiser, inclua também uma descrição.

4. Em seguida, edite a primeira pergunta em branco para solicitar o valor da despesa a ser enviada.
5. Clique no menu suspenso do lado direito da caixa e altere o tipo de pergunta para Resposta curta.
6. Clique no ícone de três pontos na parte inferior direita da caixa e selecione Validação da resposta.
7. Na nova seção de parâmetros de resposta, selecione Número no menu suspenso à esquerda. No menu suspenso central, selecione a opção É um número.
8. Ative a opção Obrigatória.

9. Em seguida, crie uma pergunta sobre a categoria da despesa. Clique no botão + no menu à direita para adicionar uma nova pergunta abaixo.
10. Rotule a pergunta como Categoria e altere o tipo de pergunta para Lista suspensa.
11. Escreva os nomes das suas categorias de despesas nos campos abaixo.

12. Clique no botão + no menu à direita para criar a próxima pergunta. Esta será para informações adicionais sobre a despesa.
13. Nomeie a nova pergunta como Descrição e altere o tipo de pergunta para Resposta curta.

Agora que você criou um formulário básico de rastreamento de despesas, é hora de configurar a planilha do Google que reunirá todas as entradas enviadas.

1. Clique na guia Respostas na parte superior da página.
2. Clique em Link para as Planilhas à direita. Você também pode selecionar o ícone de três pontos à direita da tela e clicar na opção Selecionar o destino das respostas no novo menu.
3. Selecione Criar uma nova planilha e nomeie a planilha como desejar. Em seguida, clique no botão Criar.
4. A planilha já virá com os rótulos das colunas correspondentes às perguntas do formulário. As respostas serão preenchidas automaticamente na planilha conforme novas despesas forem enviadas.

Por que Jotform é uma ótima alternativa ao rastreador de despesas do Formulários Google

O Formulários Google não é o único criador de formulários online gratuito que pode ser usado para rastreamento de despesas. Jotform é uma plataforma robusta, baseada na nuvem, com uma biblioteca de mais de 10.000 modelos personalizáveis — incluindo uma ampla variedade de formulários para rastreamento de despesas —, o que o torna uma alternativa mais avançada ao rastreador de despesas do Formulários Google.

Jotform oferece diversas vantagens em relação ao Formulários Google no rastreamento de despesas, como mais opções de personalização, integrações para pagamentos e uma interface otimizada para dispositivos móveis. Os usuários podem adaptar facilmente os formulários de despesas à identidade visual da organização, incluindo logotipos e imagens personalizadas. No geral, a flexibilidade e a ampla gama de recursos da Jotform tornam a plataforma uma opção mais completa para o rastreamento de despesas.

Rastrear despesas usando um Jotform é semelhante à criação de um rastreador de despesas no Formulários Google. Basta seguir estes passos:

1. Crie um formulário personalizado para registrar suas despesas, incluindo campos como data da compra, valor gasto, fornecedor, categoria da despesa e outras informações relevantes.
2. Envie os dados de despesas diretamente através do formulário. Os dados são automaticamente registrados no Jotform Tabelas.
3. Use o Jotform Tabelas para analisar os envios — ele oferece todas as funcionalidades de cálculo às quais você já está acostumado no Microsoft Excel ou Planilhas Google.
4. Se necessário, exporte os dados para outros softwares, como QuickBooks, TurboTax e outras ferramentas financeiras, facilitando o compartilhamento e o registro das informações.

O rastreamento de despesas é uma parte tediosa, mas essencial, do gerenciamento financeiro. Felizmente, com as automações certas de criação de formulários, esse processo pode se tornar muito mais simples. Siga este guia para criar seu próprio rastreador de despesas no Formulários Google, se precisar de uma solução básica — ou opte por uma alternativa como Jotform, caso esteja em busca de recursos mais avançados.

Foto por Dan Dimmock no Unsplash