Seja no Detran, durante a matrícula escolar ou no consultório médico, quase todo mundo já teve que preencher uma pilha de formulários com as mesmas informações de sempre — como nome, endereço e telefone.
O problema é que, com frequência, você acaba digitando esses dados básicos repetidamente pelos formulários. Por que simplesmente não usar os dados de um formulário para preencher os outros? Isso é um resquício de uma era mais sombria, pré-digital.
Felizmente, preencher formulários online pode ajudar a evitar boa parte desse incômodo, já que os dados ficam disponíveis digitalmente para os departamentos que precisam deles.
Para sua informação…
Adicione opções de preenchimento prévio aos seus formulários gratuitamente usando Jotform — sem precisar programar.
Então, se você está criando um formulário, por que não ir além e tornar tudo o mais simples possível? Veja como fazer isso com o Formulários Google.
Buscando a melhor alternativa ao Formulários Google?
A solução completa de formulários da Jotform é compatível com dispositivos móveis e oferece o maior número de integrações do mercado. Use-a para coletar pagamentos, automatizar fluxos de trabalho, captar leads e muito mais.
Resumindo as informações
Se você já está familiarizado com o Formulários Google, pré-preencher um é fácil. Selecione Gerar link preenchido automaticamente no menu de três pontos no canto superior direito.
Isso abrirá o formulário em uma nova aba. A partir daí, preencha os campos relevantes cujas respostas você já souber para a pessoa a quem pretende enviar o link.
Ao terminar, clique no botão Gerar link na parte inferior do formulário. Em seguida, clique em Copiar Link na parte inferior da página. Agora você pode colar esse link em uma nova aba para visualizá-lo, ou ainda inseri-lo em um e-mail, página da web ou chat do Slack — o que for mais conveniente.
Se preencher formulários do Google um por um parece uma enorme perda de tempo, pule para a última seção para conhecer uma solução muito melhor.
Se quiser mais detalhes e uma ilustração de como isso pode funcionar para você, continue lendo.
Organizando-se com a Júlia
Júlia é uma mãe de filhos já crescidos que agora tem bastante tempo livre. Quando se aposentou, decidiu limpar a garagem. Ela e o marido usaram o espaço principalmente para armazenamento nos últimos 20 anos. Havia pilhas de caixas de papelão espalhadas pelo chão, ferramentas soltas em bancadas de trabalho sem uso e sacos com decorações por toda parte. Era um verdadeiro desastre.
Depois de ler vários livros sobre organização, incluindo os da Marie Kondo, ela deixou a garagem em ótimo estado. Até o marido voltou a mexer nas coisas. Mas Júlia ainda não tinha terminado.
Ela começou a organizar closets, armários e o galpão empoeirado nos fundos. Mas então algo terrível aconteceu — ela terminou.
Tudo na casa dela estava bem organizado, e ela não tinha mais nada para fazer. Um dia, passando de carro pelo parque, viu um cartaz sobre aulas gratuitas no centro comunitário, e isso lhe deu uma ideia — talvez outras pessoas pudessem se beneficiar do seu conhecimento em organização doméstica.
Então, ela enviou um formulário do Google para todos os seus amigos e conhecidos para saber se alguém teria interesse em participar de uma aula de organização.
A resposta foi impressionante. Dezenas de pessoas disseram que queriam a ajuda dela.
Decidido. Júlia resolveu dar uma aula. Ela elaborou um programa de aula e contatou o centro comunitário para fazer todos os arranjos.
Depois, fez uma cópia do formulário para o registro da aula. Adicionou uma data e local à descrição e mudou a pergunta sobre interesse para torná-la sobre presença.
Júlia já tinha coletado os nomes e endereços de e-mail dos amigos, e sabia exatamente quem estava interessado na aula. Achou que seria gentil poupar o tempo deles preenchendo os nomes para eles.
Com uma rápida pesquisa no Google, ela encontrou este artigo e aprendeu como fazer isso. (Felizmente, ela só leu a seção de resumo, porque se tivesse lido o artigo todo, teria ficado bastante confusa — e talvez até um pouco assustada ao se ver no texto.)
Se você leu a seção anterior, já sabe o que ela fez para pré-preencher os formulários. Caso contrário, é melhor voltar e ler agora.
Depois de uma hora preenchendo formulários com os nomes dos amigos a partir da planilha, Júlia percebeu que havia enviado apenas 20 links com formulários pré-preenchidos.
Ela estava prestes a arrancar os cabelos — aquilo ia levar a noite toda. Foi quando descobriu uma maneira melhor.
Automatizando o processo com Jotform Preenchimentos
Júlia descobriu a ferramenta de pré-preenchimento da Jotform. No começo, ela ficou preocupada em ter que criar o formulário do zero, mas os recursos de arrastar e soltar da ferramenta Jotform tornaram isso ainda mais fácil do que criar seu formulário no Google.
Em seguida, Júlia exportou sua planilha do Google para um arquivo CSV e importou para uma tabela Jotform.
Júlia usou as tabelas da Jotform para agrupar facilmente todas as pessoas interessadas na aula. Depois, ela criou um novo formulário pré-preenchido a partir dos dados da tabela.
De repente, ficou fácil selecionar apenas as pessoas interessadas em sua aula e criar pré-preenchimentos para todas elas.
Ao clicar em Criar, ela já tinha uma lista de formulários pré-preenchidos pronta para enviar.
Depois de tudo isso, Júlia achou que talvez fosse hora de aprender mais sobre organização digital. E Jotform parecia o lugar ideal para começar.
Confira também o guia completo da Jotform sobre o Formulários Google
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