3 maneiras de cortar custos de seus processos de negócios com a transformação digital

A digitalização de formulários e processos em papel pode ter um impacto imediato na eliminação dos custos de papel, impressão e armazenamento. A manutenção de processos em papel é demorada, ineficiente e cara. De acordo com a McKinsey, a digitalização de processos com uso intensivo de informações pode reduzir tais custos em até 90%.

De acordo com a McKinsey, a digitalização de processos com uso intensivo de informações pode reduzir os custos em até 90%.

Um processo em papel perfeito para a digitalização é o preenchimento de formulários e a coleta de informações. Os formulários em papel são amplamente utilizados em todos os setores, seja para reservas em um restaurante ou atendimento de pacientes em um hospital. Digitalizar os formulários da sua organização é uma maneira fácil de cortar custos e aumentar a segurança dos dados do cliente.

Um bom criador de formulários online garantirá que os dados inseridos sejam criptografados, proporcionando maior segurança quando comparado aos formulários em papel. Estes também devem ser fáceis de usar e permitir o acesso imediato aos seus dados através de notificações móveis, tabelas de dados, integrações e muito mais.

Outro processo importante que deve ser migrado para o meio digital é a manutenção de registros. De acordo com um relatório da Deloitte, "o custo da gestão de registros eletrônicos, mesmo quando feito backup para fins de recuperação de dados (RD), é inferior a um quinto do custo da gestão de registros físicos". Além disso, os registros eletrônicos também são mais fáceis de pesquisar, filtrar e reportar quando armazenados em uma plataforma de gestão de dados holística.

Para desfrutar ao máximo da digitalização da gestão de registros, busque soluções com segurança líder do setor, ferramentas robustas de colaboração no local de trabalho e recursos para automação de fluxos de trabalho, incluindo notificações por e-mail, relatórios automáticos e opções de calendário.

Outra oportunidade de cortar custos é a digitalização do processo de coleta de assinaturas. Embora os contratos físicos em papel possam ser familiares, seu processo de coleta de assinaturas geralmente é caro e ineficiente. As soluções de assinatura eletrônica podem economizar tempo e dinheiro das organizações reduzindo os custos associados ao papel, simplificando a entrega e fornecendo um registro de auditoria digital para rastrear o status dos documentos. Comparadas com as assinaturas em papel e caneta, as assinaturas digitais são mais seguras, menos dispendiosas e mais fáceis de coletar.

Ao avaliar fornecedores para esses e outros processos baseados em papel, considere os prós e os contras de provedores de serviços únicos versus soluções holísticas. Embora os serviços especializados tenham suas vantagens, eles podem aumentar os custos e a complexidade quando você precisa usar várias soluções para diferentes funções. Procure soluções flexíveis com histórico de inovação que apoiem os esforços de crescimento e dimensionamento da sua organização.

Passar pela transformação digital para reduzir o uso de papel não é bom apenas para seus resultados, mas também para o meio ambiente. O trabalhador americano médio gasta 10.000 folhas de papel todos os anos. Como resultado de sistemas de papel legados, a indústria de papel e celulose é responsável por cerca de 5% das emissões mundiais de gases do efeito estufa e utiliza cerca de 4% da energia mundial. A maneira mais rápida e fácil de reduzir o uso de papel da sua organização é digitalizar formulários em papel.

Uma última forma de cortar custos com a transformação digital é capacitar seus funcionários com o uso de soluções no-code. As soluções no-code são aplicativos que permitem a construção de diferentes soluções sem a utilização de qualquer tipo de programação. Interfaces fáceis de usar e com recurso arraste-e-solte tornam a criação de diferentes soluções acessível a todos.

Essa tecnologia economiza tempo, dinheiro e recursos de TI para as organizações. Com esses benefícios, não surpreende que as soluções no-code estejam em alta nos últimos anos. Até 2024, 80% dos produtos e serviços de tecnologia serão desenvolvidos por profissionais de fora do setor de tecnologia, de acordo com a Gartner.

Até 2024, 80% dos produtos e serviços de tecnologia serão desenvolvidos por profissionais de fora do setor de tecnologia, de acordo com a Gartner.

Além de economizar tempo e dinheiro, as soluções no-code permitem que os funcionários assumam maior responsabilidade em seu trabalho. Em vez de encaminhar automaticamente determinadas tarefas para uma equipe de desenvolvimento, estes são capazes de criar e projetar suas próprias soluções.

Organizações com culturas que capacitam os funcionários possuem 1,3 vezes mais chances de relatar a superação de suas metas de desempenho. Além disso, permitir a autonomia dos funcionários aumenta sua motivação e os mantém mais motivados em seu trabalho, um recurso inestimável em um mercado onde 32% dos funcionários não estão engajados em seu trabalho.

Além de promover a produtividade e a autonomia, as soluções no-code também economizam tempo ao reduzir o trabalho árduo dos funcionários. Os fluxos de aprovação podem reduzir drasticamente o tempo gasto em tarefas administrativas tediosas. A criação de soluções com recurso arraste-e-solte também reduz a quantidade de trabalho para os desenvolvedores, que gastam em média mais de 17 horas por semana em tarefas de manutenção.

A tecnologia de automação tornou-se o novo padrão no local de trabalho, com 77% dos funcionários esperando opções mais fáceis para finalizar tarefas de rotina. Soluções holísticas para a gestão de dados e automação permitem que você economize tempo em todos os aspectos de suas operações e mantenha seus funcionários mais felizes.

Automatizar tarefas tediosas também libera mais do seu tempo para que possa trabalhar em projetos novos e inovadores. Além da economia de tempo e dinheiro, permitir que seus funcionários automatizem o trabalho rotineiro também traz uma série de outros benefícios.

Uma maneira pela qual as ferramentas no-code podem gerar uma enorme economia de tempo é através da criação automatizada de relatórios. As soluções para a criação de relatórios integráveis às tabelas de dados podem permitir a geração de relatórios de forma instantânea e automatizada. A criação instantânea de relatórios pode ser uma ferramenta inestimável para a tomada de decisões rápidas e comunicação com partes interessadas importantes. O prestador de serviços de saúde One to One Health, por exemplo, usa a criação automatizada de relatórios no-code para gerar relatórios em segundos — um processo que pode levar horas para ser feito manualmente.

Passar por uma transformação digital é uma ótima maneira de facilitar o crescimento e a prosperidade a longo prazo em sua organização. Esta não apenas reduz os custos organizacionais, mas também aumenta a eficiência e a segurança dos dados, além de empoderar os funcionários. Com o surgimento de soluções de software no-code nos últimos anos e mais empresas saindo do papel todos os dias, uma coisa ficou clara: migrar para o digital é o único caminho a seguir.