Veelgestelde vragen over Jotform Overheid

Jotform Overheid is een gespecialiseerde versie van Jotform Enterprise die is ontwikkeld om aan de specifieke eisen van overheidsorganisaties te voldoen. Deze versie biedt extra beveiligingsmaatregelen die op NIST 800 SP 53 Revisie 5 zijn gebaseerd. Dit zorgt ervoor dat onze toch al krachtige oplossing nog beter aan de specifieke behoeften van overheidsorganisaties voldoet, of het nu om landelijke, regionale of lokale overheden of openbare onderwijsinstellingen gaat.

Jotform Overheid is ontworpen om aan de specifieke behoeften van overheidsinstellingen te voldoen, waardoor deze oplossing uitermate geschikt voor landelijke, regionale en lokale overheden en openbare onderwijsinstellingen is. Dankzij de verbeterde beveiligingsfuncties is Jotform Overheid echter ook een ideale oplossing voor organisaties die gebruik willen van maken van verbeterde beveiligingsmaatregelen en striktere processen, zoals voorgeschreven door de NIST-vereisten.

Jotform Overheid is gebouwd en wordt beheerd volgens gemeenschappelijk beveiligingsmaatregelen van FedRAMP en StateRAMP, zoals gedocumenteerd in NIST Special Publication 800-53 Revisie 5. Jotform is momenteel aangemeld voor het Security Snapshot Program van StateRAMP en streeft ernaar medio 2025 de StateRAMP-status 'geautoriseerd' te behalen. Daarna is het doel ook de FedRAMP-status 'geautoriseerd' te verkrijgen.

Systeemonderhoud wordt alleen uitgevoerd door bevoegd personeel nadat een verzoek voor wijzigingsbeheer is goedgekeurd. Het personeel met toegang tot de servers wordt tot een minimum beperkt en klantgegevens zijn versleuteld en alleen toegankelijk na uitdrukkelijke toestemming van de klant.

Je speciale Jotform-server wordt door Google Cloud Platform gehost, terwijl de back-ups door Amazon Web Services worden gehost. Beide bevinden zich in datacenters in Ashburn, Virginia en voldoen aan de FedRAMP-beveiligingsnormen op Moderate-niveau.

Jotform Overheid biedt standaard functies voor HIPAA-compliance om je te helpen gezondheidsinformatie veilig te houden. Meer informatie.

Net als Jotform Enterprise maakt Jotform Overheid gebruik van toepassingen die SOC 2- en HIPAA-gecertificeerd zijn. Gegevens worden in een nog veiligere cloudomgeving bewaard door gebruik te maken van extra beveiligingscontroles en -processen die in NIST 800-53 worden beschreven. Het doel is om ervoor te zorgen dat overheidsorganisaties de veiligste versie van Jotform kunnen gebruiken.

NIST 800-53 wordt als de hoogste standaard voor gegevensbeveiliging van overheidsinstanties beschouwd. Jotform Overheid is ontwikkeld en wordt beheerd om aan deze normen te voldoen. Compliance met deze uitgebreide beveiligingscontroles biedt vele voordelen, waardoor de gegevensprivacy wordt verbeterd, het risico op beveiligingsinbreuken, gegevensverlies en ongeoorloofde openbaarmaking van gegevens wordt verminderd, de detectie van en respons op incidenten worden verbeterd en een gestandaardiseerde aanpak van risicobeheer wordt geboden.

Jotform Overheid heeft al de TX-RAMP-status 'geautoriseerd' gekregen omdat we zijn aangemeld voor het Security Snapshot Program van StateRAMP, dat Texas en overheden van veel andere Amerikaanse staten door wederkerigheid erkennen. Je kunt op deze link klikken voor een volledig overzicht van de staten die aan StateRAMP deelnemen.

Als uitgangspunt maakt Jotform Overheid gebruik van dezelfde SOC 2- en HIPAA-gecertificeerde toepassingen als Jotform Enterprise. Daarnaast maakt Jotform Overheid gebruik van extra beveiligingscontroles en -functies die voornamelijk op verbeteringen van het beveiligingsproces en de infrastructuur zijn gericht. Dit betekent dat alle producten van Jotform Overheid vrijwel dezelfde interface, gebruikerservaring en functies als een Jotform Enterprise-server voor HIPAA-compliance bieden.

Als je het onderstaande formulier invult, zal een medewerker contact met je opnemen. Je kunt Jotform Overheid ook aanschaffen via bestaande contracten met softwareverkopers zoals Carahsoft.

Het basispakket voor maximaal 10 gebruikers is het abonnement dat aangeschaft kan worden om gebruik van Jotform Overheid te maken. Daarnaast kunnen er pakketten voor 5 extra toegestane gebruikers worden aangeschaft. Er is geen limiet voor het aantal toegestane gebruikers dat je aan je abonnement kunt toevoegen.

Houd er bij het bepalen van het aantal gebruikers rekening mee dat onze abonnementsovereenkomst vereist dat elke gebruiker een unieke persoon met een uniek, persoonlijk e-mailadres is. Groepsaliassen zoals evenementen@MijnGemeente.nl en het delen van inloggegevens met andere personen zijn niet toegestaan. Voor doeleinden met betrekking tot IT-audits en tracking moet elke aanmelding naar een unieke persoon kunnen worden herleid.

Met Jotform Overheid kun je bijvoorbeeld twee beheerders en 18 gebruikers hebben. Dit zijn in totaal 20 gebruikers (ook wel seats genoemd). Daarom moet de toegang voor elk individu worden aangeschaft. Bovendien heeft iedere persoon een unieke gebruikersnaam en een uniek wachtwoord nodig. De beheerder kan een gebruikersnaam en wachtwoord op elk moment wijzigen.

Een 'gebruiker' wordt gedefinieerd als een persoon met aanmeldingsgegevens voor je Jotform Overheid-account om formulieren te maken/bewerken, integraties te integreren en/of inzendingsgegevens rechtstreeks in de database met ingediende formulieren te bekijken, bewerken of analyseren.

Jotform Government features two user function levels — User and Administrator. You determine if an individual is classified a User or Administrator. By default, a User can create forms and review form submission data for his or her own forms, only. Users can then share access to one, some, or all of these forms and/or data to one, some or all of the other Users on the same Server. An Administrator manages your Jotform Government account. This can include adding or deleting users, reviewing form performance metrics, and other duties. Additionally, an Administrator can create forms like the User account and review submissions if submission data that was explicitly shared with them by the owners of the forms.

Een klant die je online formulier invult, wordt niet als een gebruiker beschouwd. Alleen personen die formulieren maken, gegevens analyseren die via formulieren zijn ingediend of je Jotform Overheid-account beheren, worden als gebruikers en/of beheerders beschouwd.

Jotform Overheid is een webgebaseerde SaaS-oplossing (Software as a Service). Dit betekent dat je geen software op de servers of computers van je bedrijf hoeft te installeren en alleen een webbrowser, zoals Chrome, Firefox of Safari nodig hebt.

Vanaf het moment dat je de overeenkomst voor Jotform Overheid ondertekent, kunnen we de server instellen en de servergegevens binnen één werkdag verstrekken.

De formulieren die met Jotform Overheid zijn gemaakt, zijn dynamisch en werken in vrijwel elke webbrowser en op elke smartphone en tablet.

Jotform Overheid-abonnementen hebben geen limieten voor het aantal formulieren, inzendingen, formuliervelden, betalingen, API-oproepen en opslag.

Bij aanschaf van Jotform Overheid is een service level agreement (SLA) bij de koopovereenkomst inbegrepen. Deze overeenkomst geldt voor een periode van minimaal één jaar en bevat alle voorwaarden en de totale kosten. Je moet de overeenkomst ondertekenen om gebruik van je Jotform Overheid-account te kunnen maken.

De prijs van Jotform Overheid wordt bepaald op basis van je specifieke gebruik, de functies die je nodig hebt en het aantal personen dat toegang tot het platform heeft om formulieren of workflows te bouwen, toegang te krijgen tot gegevens die via formulieren zijn ingediend en visuele rapporten te genereren.

Je kunt de kosten voor Jotform Overheid vooraf voor één of meerdere jaren voldoen. Er is geen optie beschikbaar om maandelijks te betalen.

You can add additional users at any time during your contract year and they will be added on a prorated basis. For example, if you add five more users five months into your contract year, you will be charged for the remaining seven months of the contract year.

Vanwege de kosten die aan het instellen van een Jotform Overheid-account en -server zijn verbonden, kunnen we geen geld-terug-garantie of proefperiode voor het platform bieden. Voordat je Jotform Overheid aanschaft, krijg je het verzoek om de overeenkomst te lezen en te ondertekenen. Het is je eigen verantwoordelijkheid om de overeenkomst zorgvuldig door te lezen voordat je deze ondertekent.

Een van de exclusieve voordelen van een Jotform Overheid-account is dat je toegang tot een exclusief ondersteuningsteam krijgt. Dit betekent dat je 24/7 eenvoudig verzoeken kunt indienen. Daarnaast kunnen beheerders via ons geïntegreerde ondersteuningsplatform Zoom-gesprekken plannen voor snelle en efficiëntie ondersteuning als je vragen of problemen hebt.

Jotform Overheid ondersteunt SAML 2.0 (Security Assertion Markup Language), wat betekent dat het platform met SSO-oplossingen van serviceproviders zoals Microsoft, Google, Okta, Duo en OneLogin kan worden geïntegreerd.

SSO-integratie maakt twee verschillende toepassingen mogelijk:

Jotform Government Users and Administrators will login to the platform to access their forms and submission data using their SSO login credentials, without having to remember yet another set of username and password. This also allows your IT department to keep track of logins centrally, along with your other IT applications.

Bovendien kunnen interne formulieren selectief SSO-beschermd worden om te verzekeren dat alleen werknemers/personeel/faculteit/studenten het formulier kunnen zien, invullen en indienen. Voor het verzamelen van gegevens in gevoelige toepassingen zorgt SSO-gebaseerde verificatie ervoor dat de persoon die het formulier invult precies is wie hij zegt te zijn.

Meer informatie over SSO voor formulieren vindt u in deze gids.

Als je een andere serviceprovider voor eenmalige aanmelding gebruikt, kun je contact met het Jotform Overheid-team opnemen. Voor meer informatie kun je naar onze pagina met informatie over SSO gaan.

Met Jotform Overheid kun je de gebruikerservaring whitelabelen door je eigen aangepaste domein te gebruiken (bijvoorbeeld formulieren.jouwdomein.nl). Indien nodig kan Jotform het SSL-certificaat namens je organisatie aanschaffen en zonder extra kosten installeren, zodat je formulieren de veilige aanduiding https:// krijgen.

De API van Jotform Overheid ondersteunt communicatie in twee richtingen. Voor aanvullende informatie kun je onze API-documentatie raadplegen.

Voor Jotform heeft het garanderen van de privacy en veiligheid van de gegevens die via je formulieren worden ingediend de hoogste prioriteit. Daarom neemt Jotform Overheid alle voorzorgsmaatregelen om een service voor online formulieren te bieden met hoogwaardige beveiliging, waaronder 256-bits versleuteling en functies voor HIPAA-compliance als je gezondheidsinformatie verzamelt. Op de Jotform-pagina Beveiliging kun je meer informatie vinden.