メールにGoogleフォームを埋め込む
- GmailからGoogleドライブを開きます。
- 新規を選択します。
- ドロップダウンでGoogleフォーム の横にある矢印にカーソルを合わせます。
- テンプレートからを選択します。
- お客様アンケートを選択します。
- フォームをカスタマイズしたら、公開をクリックします。
- 共有をクリックします。
- 受信者のメールアドレスを入力します。
- 通知する人の横のチェックボックスを選択します。
- 送信をクリックします。
操作しながら進められるステップバイステップガイド
ビジネスを成長・拡大させる最も簡単で効果的な方法のひとつは、既存顧客や見込み顧客と積極的に関わることです。その手段としては、SNSでの交流、ウェビナーの開催、あるいはクイズや顧客アンケート、ニュースレターなどをメールで届けるといった方法があります。
Mailchimp、ActiveCampaign、MailerLiteといったメールマーケティングサービスは、クリエイティブなコンテンツをメールに作成・埋め込むのに便利なツールですが、それだけが選択肢ではありません。
Googleフォームのようなオンラインフォーム作成ツールも、お客様からのフィードバックを集めたり、エンゲージメントを高めたりするのに役立ちます。しかも、メール配信ツールよりもずっとシンプルに使えます。さらに、Googleフォームは無料で使えるうえ、豊富なテンプレートやデザイン機能も備わっており、フォームを自分好みにカスタマイズすることも可能です。
Googleフォームを顧客とのコミュニケーションツールとして活用するには、メールにフォームを埋め込むだけで完了です。これだけで、簡単にフィードバックや回答を集められる仕組みが整います。
Googleフォームの代わりになるベストなツールをお探しですか？
Jotformは、機能が非常に充実したフォーム作成ツールで、モバイルにも完全対応しています。さらに、業界最多クラスの外部サービスとの連携を誇ります。このツールを使えば、支払いの受付、業務フローの自動化、リード獲得など、さまざまな用途に活用できます。
メールにGoogleフォームを埋め込む方法
メールにGoogleフォームを埋め込む方法は以下の通りです：
- Gmailを開いたら、画面右上にある点が並んだグリッドアイコンをクリックして、Googleドライブを開きます。（※他のメールプラットフォームでもGoogleフォームのリンクを送信することはできますが、メール本文にフォームを直接埋め込めるのはGmailアカウントのみです。）
- 左上の新規をクリックします。
- ドロップダウンメニューでGoogleフォームにカーソルを合わせると、右側に矢印が表示されます。その矢印にマウスを乗せると、以下の3つのオプションが表示されます：空白のフォーム、空白のクイズ、テンプレートから作成。用途に応じて、作りたい形式をここから選びましょう。
- このチュートリアルでは、操作をシンプルにするためにテンプレートから作成を選択します。（もちろん、Googleフォームでは一からフォームやクイズを自由に作成することも可能です。）
- 一覧の中からお客様アンケートを選択します。
- フォームの内容をカスタマイズし終えたら、画面右上にある公開ボタンをクリックして、回答者がフォームにアクセスできるようにしましょう。
ワンポイントアドバイス
メールを送信する前に、回答タブや設定タブも確認しておきましょう。これらのタブでは、フォームのさらなるカスタマイズが可能です。たとえば、フォームが送信された際にメール通知を受け取るように設定したり、回答者に表示される確認メッセージを編集して「ご協力ありがとうございました！」などのカスタムメッセージを表示することができます。
- 右上にある共有ボタンをクリックします。
- 宛先欄に受信者のメールアドレスを入力します。グループやイベントを追加することも可能です。
- フォームを共有する際にメール通知で自動的に送信したい場合は、通知するの横にあるチェックボックスを選択します。フォーム公開時に回答者へ通知する設定にすると、送信されるメールにはフォームが含まれます。
- 送信をクリックします。
おめでとうございます！これでメールにGoogleフォームを埋め込む方法が分かりました。
Googleフォームで回答を確認・追跡する方法
Googleフォームには、送信された回答を確認・管理・追跡するための機能が備わっており、それらを活用する方法はいくつかあります。
オプション 1: フォームの回答に対するメール通知を有効にする
回答者がフォームを送信するたびにメールで通知を受け取りたい場合は、この機能を有効にしてください。
- Googleフォームを開き、上部の回答タブをクリックします。
- 次に、右上に表示されている縦に並んだ3つの点（︙）のメニューを選択します。
- メニューの中から、新しい回答についてのメール通知を受け取るをクリックします。
これで機能が有効になりました。今後、回答者がフォームを送信するたびに、そのフォームに紐づいたGmailアカウント宛に通知メールが届くようになります。
オプション 2: 回答タブで回答を確認
すべての回答を確認したいだけであれば、回答タブをクリックしましょう。このタブでは、回答を以下の3つの形式で見ることができます：
- 要約のサブタブでは、すべての回答の概要をグラフや数値で簡潔に確認できます。
- 質問のサブタブでは、各質問ごとに寄せられた回答の内訳を見ることができます。
- 個別のサブタブでは、フォームに送信された各回答を、1人ずつ詳しく確認することができます。
オプション 3: Googleフォームの回答をGoogleスプレッドシートに送信する
フォームの回答をスプレッドシートで確認・追跡したい場合は、GoogleフォームをGoogleスプレッドシートに簡単に連携させることができます。これにより、すべての回答がリアルタイムで表形式に記録され、データの整理や分析がしやすくなります。
- Googleフォームにアクセスし、上部の回答タブをクリックします。
- 右上のスプレッドシートにリンクをクリックします。
- 必要に応じて、新しいスプレッドシートを作成また既存のスプレッドシートを選択を選びます。
フォームの回答は、選択したGoogleシートに即座に反映されます。
Googleフォームをメールに埋め込む理由
メールにGoogleフォームへのリンクを含めるだけでもまったく問題ありませんが、なぜフォームを埋め込むという追加のステップを踏む必要があるのでしょうか？
以下の理由があります：
- 回答者の手間をひとつ減らすことができます。フォームをメールに埋め込むことで、リンクをクリックして別のページに移動する必要がなく、フォームがすでにメール内に表示されているため、すぐに内容を確認してそのまま入力できます。この手軽さが、行動を起こしてもらえる確率を高めるポイントになります。
- フォームの回答率が上がる可能性が高くなります。多くの顧客はメールを細かく読むことなく、ざっと流し見する傾向があります。そのため、単なるリンクは見落とされやすいですが、メール本文にフォーム全体が表示されていれば、視覚的に目に留まりやすく、無視されにくいのです。
- フォームの送信が簡単になります。Gmailなら、Googleフォームを数ステップで埋め込めるので、複雑なコードや設定は不要です。専門知識がいらず、誰でもすぐに使えます。
メールにフォームを埋め込むことがデータ収集に役立つ理由
フォームを送信する目的は、回答を集めることです。
メールにフォームを埋め込む最大のメリットのひとつは、ユーザーにとってスムーズな体験を提供できることです。リンクをクリックする手間がなくなることで、回答のハードルが下がり、反応率が上がる可能性が高くなります。
スムーズなユーザー体験を提供できるだけでなく、回答者との信頼関係も築くことができます。「手間をかけずに入力できるように配慮してくれた」と感じてもらえることで、顧客満足度やブランドへの印象も向上します。
ただし、フォームを埋め込まなくてもスムーズなユーザー体験を提供することは可能です。場合によっては、メール本文にフォーム全体を収めるスペースがなかったり、機密性の高い情報を含むフォームの場合は閲覧制限をかけたいこともあるでしょう。そういったケースでは、埋め込みよりもリンクでの共有の方が適している場合もあります。
こうした場合は、メール内にフォームへのリンクを挿入し、そのリンクが何かを明確に説明するテキストを添えるだけで十分です。たとえば「こちらをクリックして登録フォームをご覧ください」のように記載すれば、リンク先の内容がはっきり伝わり、ユーザーにもわかりやすいシンプルな対応策になります。
Googleフォームの代替：Jotformの使い方
Googleフォームだけがオンラインフォーム作成ツールではありません。Jotformはその中でも特に人気の高い競合ツールのひとつで、以下のような豊富な機能が魅力です：
- 10,000種類以上のフォームテンプレートが利用可能
- 直感的に使えるドラッグ＆ドロップ操作
- モバイル決済対応などの支払い機能
- 多彩な外部サービスとの連携
- データをビジュアルで見せられる高機能なレポート作成ツール
- 高水準のセキュリティ対策による安心のデータ管理
多機能ながら操作はシンプルで、ビジネスや非営利団体、教育機関など幅広いシーンで活用されています。
Jotformは、シンプルで直感的に使えるフォーム作成ツールです。デザインやコーディングの経験がなくても、コード不要でプロフェッショナルなフォームを簡単に作成・カスタマイズできます。ただし、Googleフォームと異なり、Jotformはセキュリティ上の理由からメール本文にフォームを埋め込むことはできません。そのため、Jotformで作成したフォームを共有する際は、リンクの送信やWebサイトへの埋め込みが基本となります。
Jotformは、暗号化フォーム、PCI（Payment Card Industry）認証、スパム保護などを備えた高いセキュリティを誇ります。これらの保護基準を維持するため、フォームをメールに埋め込むことはセキュリティ上の理由から許可されていません。
その代わりに、より安全で信頼性の高いユーザー体験を提供するために、メール内にフォームへのリンクを挿入しましょう。受信者はそのリンクをワンクリックで開き、フォームにアクセスすることができます。
以下がその手順です：
- Jotformフォームビルダーにアクセスし、新規作成をクリックします。
- フォームを選択した後、既成テンプレートを選ぶことも、一から自分でフォームを作成することもできます。ここでは先ほどのGoogleフォームの例に合わせて、テンプレートを使用を選択します。
- テンプレートライブラリでフィードバックフォームと検索し、表示されたテンプレートの中から好みのものを選択します。
- フォームにロゴを追加したり、色やフォントをブランドに合わせて変更するなど、自由にカスタマイズできます。質問を増やしたい場合は、右側のフォーム要素をドラッグ＆ドロップして追加し、すでにある質問をクリックすれば内容を編集することも可能です。特定のトピックについてフィードバックを得たい場合に便利です。
- フォームが完成したら、フォームビルダーの上部にある公開をクリックします。
- デフォルトで開かれているクイック共有タブ内で、リンクをコピーボタンをクリックすると、フォームのURLをコピーできます。また、そのすぐ下にあるメールで招待セクションから、メールでフォームのリンクを送信することも可能です。
- フォームのリンクを送る場合は、コピーしたURLを自分が使っているメールサービスに貼り付けて送信します。Jotformから直接メール送信する場合は、宛先のメールアドレスを手動で入力するか、CSV形式で一括アップロードすることができます。
これで完了です！Jotformでフォームを作成し、メールで回答者に共有することができました。
フォームを作成してメールで送信することで、顧客から貴重な情報やフィードバックを簡単に収集できます。適切なツールを活用すれば、そのプロセスは非常にスムーズです。GoogleフォームやJotformなどを使えば、見栄えの良いフォームを手軽に作成でき、回答者に好印象を与えながら、必要なフィードバックを効果的に集めることが可能です。その結果、顧客満足度の向上やブランドの成長にもつながっていきます。
写真提供: Alizée Baudez on Unsplash
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