Googleフォームで日付を制限する方法

Googleフォームは、多機能で使いやすいツールです。無料で使えるGoogle製品のひとつとして、多くの人に利用されています。その手軽さと信頼性から、個人からビジネスまで幅広いシーンで活用されているのも納得です。

とはいえ、Googleフォームにもいくつかの制限があります。Googleがこのツールを最初にリリースした当時は、他に同様のサービスがほとんど存在しておらず、ユーザーがフォームに何を求めているのかがまだ明確に定まっていませんでした。

時が経つにつれて、ユーザーのニーズや期待は変化してきましたが、Googleフォーム自体はあまり進化していません。おそらくそれが、いまだに日付フィールドでユーザーが選べる日付を直接制限する方法が用意されていない理由でしょう。

とはいえ、ご安心を。ちょっとした工夫さえあれば、実はほとんどのことは実現できます。このブログでは、Googleフォームで日付制限をかけるための、簡単な “裏技” 的な方法をご紹介します。しかも、ちょっとしたストーリー仕立てで楽しく学べる内容になっています。

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ビーチの清掃

ヘンリー・ハッグ湖の沿岸には、気温が上がるとみんなが集まるビーチがあります。しかし、夏の終わりにはゴミだらけで、ひどい状態になってしまいます。

毎年、ビル、リンダ、シェリルの３人が委員会を結成し、レイバーデーの直後にビーチ清掃活動を企画しています。彼らはボランティアを招いてビーチをきれいにします。通常は1日で終わる作業ですが、今年はキャンプをする人が増えた影響で、特にビーチのゴミがひどい状態でした。

清掃委員会のメンバーは、今年は作業に2～3日かかるだろうと話し合いました。しかし、たった1日でも参加者を集めるのが難しいため、3日間すべてに参加してくれる人はほとんどいないと分かっていました。

そこで、清掃活動の3日間のうち、参加者が都合の良い日に来られるように選択肢を設けることにしました。しかし、それぞれの日にどれくらいの人数が集まるかを把握したかったため、誰がどの日に参加するかを確認するためのフォームを作成しました。

日付の制限：ドロップダウン形式の選択肢

委員会はまず、フォームに日付フィールドを追加しようとしました。

しかしビルはすぐに気づきました。カレンダーを入れても、清掃のために決めた3日間だけに日付を絞ることはできず、利用者は好きな日付を自由に選べてしまうということです。

それでは間違いが起こりやすく、うまく機能しませんでした。そこでビルは、参加者が作業したい日を選べるように、ドロップダウン形式の選択欄を追加しました。

設定は簡単にできて、みんなこれで完了だと思っていました。しかし、フォームをプレビューした際に、シェリルが別の問題を見つけました。

たしかに、多くの人は複数日に参加しないかもしれません。でも、3日間全部や2日間だけ参加したい人がいた場合どうするのでしょうか？

日付の制限：チェックボックス形式の選択肢

結局、ドロップダウンでは1日しか選べないため不便でした。そこで、仕切り直すことになったのです。

少し操作して話し合ってみた結果、そもそもドロップダウンにこだわる必要はないことに気づきました。チェックボックスで十分だったのです。実際、フィールドの種類を変更するだけで完了し、選択肢を作り直す必要もありませんでした。

フォームが完成すると、すぐにボランティアのメールリストに送信しました。結果は大成功し、清掃活動はスムーズに進み、みんなで地域の環境を守る良い時間を過ごすことができました。

実は、イベントが大成功だったため、郡の動物保護施設から委員会に連絡がありました。保護施設は、来年の子猫シーズンのボランティア活動を委員会に調整してほしいと依頼したのです。

3月から10月にかけて、何百匹もの子猫が保護施設に持ち込まれます。これが「子猫シーズン」と呼ばれる理由です。保護施設では、シーズンの間、週に3日、子猫の一時預かりや受け入れ、里親探しのサポートをしてくれるボランティアを募集していました。

委員会は協力することに同意しましたが、清掃活動のときのようにGoogleフォームでボランティアの参加日を管理するのは限界があると気づきました。もっと柔軟に参加日を管理できる、より高度なツールが必要だったのです。そこでリンダが見つけたのがJotformでした。　

最適な日付制限機能の選び方

リンダはオンラインでいくつかのフォーム作成ツールを調べてみました。すると、無料プランの範囲内でも、他のツールよりJotformのほうがはるかに多機能であることに気づきました。

さらに、彼女は将来のボランティア活動を管理するのに必要な機能がJotformに備わっていることを見つけました。Jotformの日時フィールドには日付制限のオプションがあり、より便利です。さらに、Jotformテーブルというツールも見つけました。これはAirtableのような高度なスプレッドシート機能を持っており、今後のボランティア活動の管理や調整に役立ちます。

リンダがJotformをチームに紹介すると、みんなすぐに使いやすさを実感し、今後のボランティア管理に最適だと感じました。こうして、委員会はJotformを活用して次のシーズンに備えることができました。