Googleフォームにファイルアップロードを追加する方法

インタラクティブなステップバイステップのチュートリアル

Googleフォームは、申請、クライアントの新規受付、その他ほとんど何にでも情報を集めるための便利な方法です。Googleフォームを使用すると、他の人がデジタルで記入できるカスタマイズされたフォームを作成でき、手動でのデータ入力や転送によるエラーを減らし、効率的なワークフローを実現します。

Googleフォームには、回答者がフォーム提出時にファイルを添付できるようにファイルアップロードボタンを追加する便利な機能があります。この機能は使いやすく、Googleフォームの機能を向上させ、必要に応じてパフォーマンスを発揮できるようにします。

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ファイルアップロードボタンが役立つシーン

Googleフォームを通じて回答者がファイルをアップロードできるようにすることは、さまざまな状況で役立ちます。以下はその一例です：

• あなたはクライアントと仕事をしており、サポートドキュメントの提出や契約書への署名が必要です。
• あなたは教師であり、生徒が課題や書類をオンラインで提出できるようにしたいと考えています。
• あなたは求人を行っており、応募者に履歴書を応募書類と共に提出してもらいたい。
• あなたはコンテストを開催しており、応募者がポートフォリオ資料を応募時に提出できるようにしたいと考えています。
• あなたの会社や学校が奨学金を提供しており、応募者が追加の書類を提出する必要があります。
• あなたは新しいクライアントをオンボーディングしており、完成したオンボーディング書類を提出してもらう必要があります。

回答者が添付ファイルを提出できるようにすることで、それらのドキュメントを他のフォーム提出情報と一緒に保持することができます。これにより、受信トレイを通過する可能性のあるメールの数が減り、すべての情報を直接送信する代わりに、従うべき自動化されたプロセスを提供できます。また、採用時には重要となる場合がありますが、希望する場合はメールアドレスを非公開にしておくこともできます。

Googleフォームにアップロードボタンを追加する方法

Googleフォームにファイルアップロードオプションを追加するのは簡単なプロセスです。

まずGoogleアカウントにサインインし、新しいフォームを開きます。ゼロから作成するか、利用可能なテンプレートの1つを使用することができます。

質問を追加ボタン（右上の円の中にあるプラス記号）をクリックし、回答者にアップロードしてほしいドキュメントの種類を説明します。たとえば、「履歴書を添付してください」と書くことができます。

質問の右側にある下向き矢印をクリックし、ドロップダウンメニューからファイルアップロードを選択します。続行をクリックします。

次に、ファイルアップロードに適用したい仕様や制限を選択できます。

特定のファイルタイプのみを許可するようにアップロードを制限できます。例えば、

• ドキュメント
• スプレッドシート
• PDF
• ビデオ
• プレゼンテーション
• 図面
• 画像
• オーディオ

また、回答者が提出できるファイルの最大数を選択し、許可する最大ファイルサイズに制限を設定することもできます。

ページの右上隅にある目のアイコンをクリックして、フォームをプレビューできます。

Jotformを使用してファイルをアップロードする方法

Googleフォームのアップロードボタンは便利な機能ですが、Jotformの利用も検討してみてください。Jotformは100以上のファイルアップロードフォームテンプレートを提供しており、簡単にカスタマイズしてニーズに合わせることができます。また、必要に応じてゼロから作成することもできます。

Jotformは、回答者がフォームを通じてドキュメントをアップロードする同じ機能を提供します。提出物には写真、ビデオ、ドキュメントなどが含まれ、Jotformはこれらのアップロードファイルを自動的にDropbox、Google Drive、またはBoxに安全に保管するためにインポートできます。この効率的なプロセスにより、時間を節約し、フォームの返信が失われたり、間違って保管されたり、誤って削除されたりしないようにします。

Jotformはまた、提出ごとに1 GBの寛大なアップロードファイルサイズ制限を提供しています。無料で100 MBのストレージスペースと最大500件の提出が含まれ、Jotformは有料サブスクリプションなしでも複数のプロジェクトを処理できる強力なツールです。多くのプロジェクトを監督しており、多くのフォームアップロードが必要になることがわかっている場合は、お手頃なプランから選択できます。

Jotformを使用すると、安全なファイル保管も楽しめるため、回答者や応募者の情報を保護できます。すべての提出は256ビットSSLで保護され、JotformはGDPRに準拠しています。フォームで支払いを受け入れる必要がある場合、PCIコンプライアンスの安全なカード支払いにより、自信を持って実行できます。医療分野で働いている場合は、HIPAA対応のヘルスケアフォームにアップグレードできます。

最も重要なのは、Jotformが使いやすいことです。フォームのカスタマイズは直感的で迅速、そして「ファイルアップロード」フィールドをフォームにドラッグアンドドロップするだけで追加できます。Googleフォームと同様に、Jotformもファイルサイズ、ファイルタイプ、および許可されるファイル数の制限を設定できます。完了したら、フォームをウェブサイトに埋め込むか、リンクで共有することができ、これ以上簡単にはいきません。

写真提供：cottonbro studio