Googleフォーム自動化で業務効率化を実現する方法

現代のビジネス環境はスピードと柔軟性が求められる時代です。これらはもはや競争優位性ではなく、利益を維持して成長を続けるための必須条件と言えるでしょう。その実現に欠かせないのが、業務プロセスの自動化です。繰り返し発生する手作業を減らし、業務フローをスピーディーかつ効率的に進めることで、生産性を大幅に高めることができます。自動化の仕組みを導入することで、従業員の負担を軽減し、作業の正確性とアウトプットを向上させ、業務スピードを加速させるだけでなく、運用コストの削減にもつながります。

もし、もっと多くの業務プロセスを自動化できるツールを探しているなら、Googleフォームをすでにご存じの方も多いでしょう。Googleフォームは無料で利用でき、アンケートや申請書、各種フォームなどを簡単に作成できるプラットフォームです。集めた回答やデータも自動で整理・管理できるので、面倒な集計作業を大幅に効率化できます。この記事では、Googleフォームを活用してどのような業務を自動化できるのか、そしてそれがどのように貴社の業務を支える中心的なツールになり得るのかを詳しく解説します。

Googleフォームのベストな代替手段をお探しですか？

Jotformは、多機能なフォーム作成ツールとして知られており、スマートフォンでも使いやすく、業界最多クラスの外部サービス連携を誇ります。 決済の受付、業務フローの自動化、リードの獲得など、さまざまな用途で活用できます。

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Googleフォーム自動化の基本

多くの業務プロセスの本質は、データの収集と管理にあります。Googleフォームの自動化を活用すれば、必要な情報を収集するためのオリジナルフォームを簡単に作成でき、承認フローや通知、データ処理などの業務を自動で進めることが可能です。

これらのプロセスを自動化することで、業務効率を飛躍的に向上させ、ヒューマンエラーを減らし、短時間でより多くの仕事をこなせるようになります。以下では、Googleフォームを使って自動化できる業務の一例をご紹介します。

1. データの収集の管理と効率化：Googleフォームを活用すれば、顧客プロフィールや購入履歴、営業リード、商品フィードバック、サポート依頼、採用応募など、あらゆる部門で必要な情報を簡単に収集・管理できます。要なデータ項目を自由に設定でき、集まった回答は自動的にGoogleスプレッドシートに保存されるので、分析やレポート作成もスムーズです。
2. アンケートとフィードバックの収集：Googleフォームを使えば、営業やマーケティングチームが顧客からのフィードバックやアンケートを自動で回収したり、人事部門が従業員アンケートを実施したりすることができます。自由記述式の質問や選択式のグリッド、評価スケールなど、さまざまな質問形式に対応しているため、目的に合わせて柔軟に設計できます。
3. イベント参加登録の管理：Googleフォームを使えば、カンファレンスやワークショップ、ウェビナーなど、さまざまなイベントの参加申込フォームを簡単に作成できます。参加者の基本情報やイベントに関する希望を収集できるので、登録や出欠管理がスムーズに進みます。集めたデータは、当日の運営準備やリマインド通知、フォローアップの連絡などにも活用できます。
4. 従業員の入社手続き：人事部門では、Googleフォームの自動化を活用して、新入社員の連絡先や希望条件などの情報をスムーズに収集できます。これにより、入社手続きで煩雑になりがちな作業を大幅に簡略化できます。さらに、集めた情報は自動的にGoogleスプレッドシートに保存されるため、手作業でのファイル管理が不要になるのも大きなメリットです。
5. カスタマーサポートの受付窓口：企業はGoogleフォームを活用して、顧客からのサポート依頼を効率的に管理できます。顧客対応チームは、サポートチケットを簡単に受付・追跡でき、各案件の進捗やメモを一元管理可能です。また、優先度を設定したり、自動で適切な担当者へチケットを振り分けたりすることで、迅速な問題解決を支援します。
6. 在庫管理・発注依頼：Googleフォームを活用すれば、入出庫の情報や在庫状況を手軽に収集・追跡できます。在庫レベルの管理をスムーズに進めるだけでなく、発注の通知や出荷状況の確認、注文情報の記録も簡単に行えます。これにより、関係者間での情報共有がスムーズになり、在庫管理の精度と効率が向上します。
7. プロジェクト管理の補助：Googleフォームの自動化を活用すれば、プロジェクトの詳細情報を簡単に整理できます。

Jotform: Googleフォームの代替としての選択肢手段

Googleフォームは、業務プロセスの自動化に使えるオンラインフォーム作成ツールの一つにすぎません。
Jotformは、10,000種類以上の豊富なテンプレートと多彩な外部サービス連携を備え、Googleフォームと同様のメリットに加えて、より高度な機能や統合、柔軟なカスタマイズが可能です。フォーム作成をさらに便利にしたい方にとって、有力な選択肢の一つと言えるでしょう。　

まず、Jotformフォームビルダーはドラッグ＆ドロップ操作に対応しており、直感的にフォーム作成が行えます。さらに、多彩な質問形式も用意されているため、より柔軟な設計が可能です。また、Googleスプレッドシートを含む100種類以上のサードパーティアプリとスムーズに連携できるため、企業はほぼあらゆる業務の作成・カスタマイズ・自動化を簡単に実現できます。

Jotformの高度な機能の一部をご紹介します：

• 決済処理：Jotformは多数のオンライン決済フォームテンプレートを提供しており、StripeやPayPal、Venmoなど30種類以上の決済プラットフォームとスムーズに連携できます。これにより、顧客は簡単にオンライン決済を行うことが可能です。
• 電子サインを集める：Jotformサインは、オンラインフォーム内で直接電子サインを安全に集めるようになっていますできるサービスです。これにより、不動産や保険、金融などの業界で、申請手続きや契約書の提出、同意の記録を紙や別の電子サインのソフトなしで迅速に完了できます。
• ワークフロー作成ツール：Jotformでは、どんなフォームもワークフローに変換でき、基本的なデータ収集やプロジェクト管理、承認プロセスを素早く自動化することで、業務の効率化とスピードアップを実現します。
• Eコマース管理：Jotformオンラインストア作成ツールは、Jotformの主要な機能を活かした強力な店舗管理プラットフォームです。ユーザーはカスタムのECサイトを素早く構築でき、在庫管理、売上追跡、決済収集などを効率的に行えます。
• HIPAAコンプライアンス：Jotformは医療機関のニーズに特化したHIPAAコンプライアンス機能を多数備えており、患者情報などの機微なデータを安全に収集・保管しながら、迅速な処理を可能にします。これにより、患者やその情報を危険にさらすことなく業務を進められます。

ビジネスプロセスの自動化は、組織が市場で競争する方法を根本的に変えつつあります。しかし、自動化を成功させるには、どのソリューションに投資するかが重要です。直感的なフォームビルダーや豊富なテンプレートライブラリ、高度な機能を備えたJotformは、企業がそれぞれのニーズに合わせたカスタムフォームを作成し、業務プロセスを簡単に自動化できる環境を提供します。

顧客フィードバックの収集、在庫管理、注文処理など、どんな業務でもJotformはビジネスのあらゆる運営面を効率化し、従業員の負担を軽減するとともに、顧客体験の向上にも貢献します。

写真提供: Yan Krukau