【簡単】Googleフォーム送信時に自動でメール通知を受け取る方法

インタラクティブなステップバイステップチュートリアル

Googleフォームは、Googleが提供する人気のオンライン表計算ツール「Googleスプレッドシート」の拡張機能としてスタートしました。そのため、これら2つのサービスは非常に連携が取りやすく、フォームに入力されたデータをスプレッドシートに自動的に記録する設定も簡単に行うことができます。

でも、Googleフォームが送信されたときにメールで通知を受け取りたい場合はどうすればいいのでしょうか？ご安心ください。その自動化も、簡単な設定だけで実現できます。この記事では、誰かがGoogleフォームを記入するたびに自動的にメール通知を受け取る方法を紹介します。また、回答者が送信ボタンを押したときに実行できるいくつかのアクションについても説明します。

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メール通知を受け取る

まず、Googleフォームのフォーム作成ページにアクセスします。画面上部に3つのタブが表示されます。デフォルトのタブは質問タブが選択されているので、メール通知を設定するには、回答タブをクリックします。

回答セクションの右上には2つのアイコンがあります。右側の3つのドット（縦に並んだ3つの点）アイコンをクリックします。

表示されたメニューの中から、新しい回答についてのメール通知を受け取るを選択します。これで設定は完了です。以後、Googleアカウントに紐づいたメールアドレス宛に、フォームの新しい回答が届くたびに通知が送られるようになります。

このように、設定はとても簡単です。もしこの記事で知りたかったことが解決できたのなら、ここまで読んでいただきありがとうございました。

ただ、「他にどんなことができるの？」と思った方は、ぜひこのまま読み進めてみてください。フォームの送信をきっかけに、さまざまなアクションを自動で実行する方法をご紹介します。

回答者に自動でメールを送信する

Googleフォームの送信を受け取ったことを回答者に知らせたり、お礼のメッセージを送ったり、あるいはその他の案内を伝えたい場合は、フォーム送信後に自動でメールを送信する設定ができます。先ほどのセクションで述べたとおり、Googleフォームの作成画面には上部に3つのタブがあります。回答者への通知メールを設定するには、3番目の設定タブをクリックします。

設定タブを開くと、下から2番目に回答セクションがあります。その横にある下向きの矢印をクリックすると、いくつかの設定項目が表示されます。

回答者に送信内容の確認をメールで送るには、回答セクションの上から2つのオプションを有効にしましょう。

まず、通知を送るために必要なメールアドレスを収集する設定がオンになっているか確認してください。その後、回答者に回答のコピーを送信の項目から以下のいずれかを選択します。

• リクエスト時：回答者が通知を希望した場合にメールを送る
• 常に送信：回答者の希望に関わらず常にメールを送る

スプレッドシートへのエクスポート

この記事の冒頭でも少し触れましたが、フォームの回答をオンラインのスプレッドシートに記録する機能は、Googleフォームがこれほどまでに人気を集めた大きな理由の一つです。ここで、その仕組みについて簡単にご説明します。

再び画面上部のタブバーから、回答タブに移動してください。

回答エリアの右上には、3つのドットメニューボタンとスプレッドシートのような緑色のアイコンの2つのボタンがあります。緑色のスプレッドシートアイコンをクリックします。

回答エリアの右上には、2つのボタンがあります。ひとつは「︙」（縦に並んだ三点）のメニューボタン、もうひとつは緑色のスプレッドシートのアイコンです。この緑色のスプレッドシートアイコンをクリックしてください。

デフォルトでは、新しいスプレッドシートを作成オプションが選択されています。ファイル名は自由に入力し、作成をクリックしてください。

新しいタブがブラウザで開き、フォームと連携したスプレッドシートが表示されます。各列にはフォームの質問が、各行には回答が反映される仕組みです。

その後は、フォームに加えた変更が自動的にスプレッドシートにも反映されます。新しい質問を追加すると、既存の列の右側に順番に追加され、質問の名前を変更すれば、その列の見出しも自動で更新されます。

ただし、変更はすぐに反映されるとは限りません。スプレッドシートの内容がずれているように見えるときは、フォームのタブを切り替えてみるか、ページを再度読み込んでみてください。

自動化でさらに多くを実現しましょう

メールを送信するだけでも良いですが、訪問者が送信ボタンを押したときに他に何ができるのでしょうか？

たとえば、カレンダーに自動的に予定を予約したいかもしれません。または、グループ全体にメールを送信したいかもしれません。Airtableのような他のプラットフォームにフォームデータを送信したい場合もあります。

フォームの機能を強化したい場合は、Zapierのようなツールを使用できます。Zapierは、GoogleフォームやGoogleスプレッドシートを含む、インターネット上のほぼすべてのソフトウェアツールを他のツールに接続できます。接続したいプラットフォームを選択し、自動化のトリガーとアクションを指定するだけです。

さらに簡単なフォーム送信自動化

Zapierはソフトウェアを接続するのに優れたツールですが、初めて設定する際には少し難しいかもしれません。また、5つ以上の自動化を設定したい場合、有料プランが必要なサードパーティアプリです。Googleフォームが無料であるために好まれる場合、Zapierは最良の選択肢ではないかもしれません。

もう一つのフォームツールで無料で多くの機能を提供するのがJotformです。Jotformを使用すれば、前のセクションで述べた3つのシナリオすべてを追加のソフトウェアなしで実行できます。

Jotformには、フォームに予定予約システムを追加するためのウィジェットがあります。誰かがフォームを完了すると、自分自身または複数の受信者にメール通知を送信することができます（ただし、複数の受信者に通知を送信するには、有料プランが必要です）。また、Jotformの150以上の統合機能で、Googleスプレッドシートなどの多くのツールにスムーズに接続できます。

実際には、統合がなくてもフォームの結果をスプレッドシートに追加できます。Jotform Tablesは、GoogleスプレッドシートよりもAirtableに近い動作をするスプレッドシートデータベースに送信を自動的に記録できます。フォームの送信を一か所で整理、並べ替え、管理することができます。今日から無料でお試しください。