最高のイベント管理ツール5選
イベントは、あらゆる規模、あらゆる業界の組織にとって、強力な推進力となります。ニッチなB2B分野の組織は、影響力のある基調講演者を招いてカンファレンスを開催し、市場動向について深く議論を交わすこともあるでしょう。小規模な非営利団体なら、5キロマラソンやお祭り、催しなどのイベントで資金を調達し、貴重な収入を得られます。
良いイベントを開催すれば、人々を結びつけ、そのイベントに関する分野の詳細な情報から楽しい思い出まで、価値あるものを確実に提供できるでしょう。
しかし、このようなイベントを企画するのは容易ではありません。数名の業界リーダーを集めた小規模なミーティングでさえ、食事や、会議スペース、テクノロジー、ゲストリストの管理、宿泊などに関する計画が必要です。コーヒーの横にクリーマーやナプキンを置くなどといった細かな点にも気を配らなければ、参加者に不便な思いをさせてしまうかもしれません。
そこで、イベント管理ツールの出番です。適切なツールを使えば、細かな点にまで配慮し、ゲストやスポンサーにとって有益なイベントを開催できます。また、企画チームを疲弊させることなく、より大規模なイベントに向けて取り組むこともできるようになるでしょう。
イベント管理ツール：概要
イベント管理ツールは、質の高いイベント体験を組み立てるという目的に向けて、イベントプランナーやチームを導く高度に専門化されたツールです。イベントの企画には、社内での計画と社外のさまざまな関係者との交渉が必要です。参加者、スポンサー、ベンダーがすべて関与し、従業員やボランティアが管理・運営を担います。
イベントを成功させるために、関係者に複数のツールの使用を強いるのではなく、すべてを1つに集約することに的を絞ったツールを開発した企業もあります。
以下は、イベント管理ツールの一般的な機能です：
- ゲストの体験：出欠確認の管理、チェックイン、情報共有、アップグレードオプション、イベント後のアンケートなど、すべてを1つのアプリで実現できます。
- ベンダー契約：契約書、領収書、メニュー、納品日、その他の連絡事項がすべて1カ所に集約されています。
- スポンサー対応：イベント管理ツールを使ってスポンサーを募集・登録し、イベントの成功を報告したり、スポンサーへのお礼を述べたりすることができます。
- ボランティアと従業員の管理：ボランティア希望者を集めたり、各従業員にイベント当日のタスクを割り当てることができます。また、関係者が計画を確認したり、予算を変更したりできるようにすることも可能です。
イベントごとに必要な機能は異なります。しかし、上記の機能の少なくとも1つはカバーしているイベント管理ツールが必要になるでしょう。一部のチームでは、4つすべて、場合によってはそれ以上の機能を必要とすることもあるはずです。
イベント管理ツールTOP5
イベント企画のプロセスを改善する際には、イベント管理ツールの選択肢を多数目にすることでしょう。ここでは、現在知名度の高いブランドが使用している、独自の機能、価格設定、特定のイベントのニーズに合わせたオプションを備えたおすすめのツールをご紹介します。
1. Bizzabo
Bizzaboは、イベントの参加者にフォーカスした登録・企画ツールを提供します。このシステムにより、招待客が必要とするすべての関連情報を含むイベントウェブサイトを作成することができるようになります。また、イベント開催日が近づくにつれて役立つ招待者への変更連絡や、駐車場、VIPアップグレード、その他の特典に関する詳細も提供できます。
また、Bizzaboはイベントの資金調達にスポンサーを必要とする組織にも対応しています。イベント企画担当者は、出席者数、組織との関係性、参加者の体験を報告することで、スポンサーにROI（投資収益率）を証明することができます。また、インターフェイスを通じてスポンサーシップのアップグレードを提供したり、プッシュ通知を使ってスポンサー企業からの特別オファーを参加者と共有したりすることも可能です。
Bizzaboは、バーチャル・イベント・プランニングを提供することで、コロナ禍にも適応しています。イベント企画担当者が全国各地に点在している場合でも、組織がイベント参加者のために価値を創造できるよう支援しているのです。Bizzaboのツールを使用すれば、参加者は小規模なセッションに分かれ（これはカンファレンスには不可欠です）、その後グループ全体として集まり、より大規模なディスカッションを行うことが可能です。また、Bizzaboには話者管理ツールも備わっており、各講演者・司会者がオンライン上で参加者全員と対話できる状態になっているかを確認できます。
2. Cvent
組織と専門会場の両方が、イベント管理にCventを使用しています。Cventは定期的にイベントを開催する大規模な組織に最適です。このツールには、チェックインツールや、ボランティアやスタッフへの仕事の割り当て、イベントの話題性を高めるマーケティングオプションなどが備わっています。
Cventの最も便利な機能の一つはダッシュボードです。この機能では、支出に関する明確なデータが提供され、複数の関係者が予算を申請および承認できるようになります。たとえば役員は、企画担当者がプロセスを先に進める前に、現在提案されている予算を確認し、承認することができるのです。これにより、レポートが簡単になり、企画担当に関わる全員が同じ認識を保つことができます。
このシステムは、分析ツールやマーケティングツールも活用し、プログラム終了後にイベントに関する洞察を提供します。参加者にアンケートを送ったり、他の指標を調査したりして、参加者が何に価値を見出しているのか、どういった点を再度検討すべきかといった情報を得ることができるのです。
3. Jotform
Jotformは、イベントの申し込みプロセスから始まり、イベントに関する詳細をすべて確実に把握したいイベント企画担当者のための、さまざまなツールを提供しています。このツールを使えば、B2Bのウェビナーで専門的な情報を提供する場合でも、結婚式で肉料理か魚料理かを選ぶ場合でも、招待客がカスタマイズされたイベントフォームから簡単に参加表明や関連情報を送信可能です。
招待客が増えるにつれて、イベント企画チームはイベント企画専用のテンプレートを使用すれば、イベントをまとめ、募金活動やパーティー、カンファレンスの成功に役立てられます。Jotformは、会場やイベントスペースに情報の提出が必要なベンダーや出演者向けのイベント予約フォームも提供しています。こうしたテンプレートはニーズに合わせてカスタマイズ可能です。
Jotformは非営利団体や教育関係者に割引を提供しています。次回の催しや学生の展示会や発表会などの計画を容易にし、確実に成功させるために、ご利用ください。
4. Fonteva
Fontevaは、B2Bカンファレンスやサミットの有力な選択肢の1つです。業界団体、専門家協会、そして世界中の業界リーダーをつなぐ組織が、イベントの企画にFontevaを利用しています。
Fontevaはこれまでに9,000万人のユーザーと顧客にサービスを提供してきました。100カ国以上で利用されているため、海外からのゲストを招待したり、登録や支払いを管理したりするのも簡単です。
このツールを使用すれば、簡単な登録プロセスでオンラインまたは対面式のイベントを開催可能です。イベント企画担当者は、プレゼンテーションをスムーズに進行させるため、そして参加者が必要な情報にアクセスできるようにするために、講演者を管理できます（経歴、スライドデッキ、持ち帰り資料などを含む）。
FontevaはSalesforceの製品であるため、Salesforceブランドに慣れ親しんだユーザーなら、簡単にツールを操作し、統合することができるでしょう。
5. Tripleseat
Tripleseatは、60,000人以上のイベント営業マネージャーの利用者基盤と98.8％の推薦率を誇るツールです。従業員の大半がホスピタリティ業界の経験者で、顧客が課題を克服し、イベントを改善できるよう支援します。
このイベント管理ツールは、さまざまな規模やスタイルのイベントを頻繁に開催するレストランやホテル、会場におすすめです。たとえば、大規模なレストランでは、ライブ音楽、結婚式、誕生日パーティー、企業ディナーなど、毎週4、5種類のイベントを開催することもあるでしょう。
Tripleseatを使えば、宴会イベントの注文、提案、契約書を会場の顧客に簡単に送信できます。また、社内スタッフ以外のケータリング業者、バーテンダー、エンターテイナー、カメラマン等とも連携可能です。整理されたファイリング機能と電子サイン機能により、契約書を迅速に完了することもできます。
Tripleseatには、さまざまなイベントを管理できる予約カレンダーも備わっています。これは、毎日異なる場所で複数のイベントを開催する場合に便利です。例えば、複数の会議室があるホテルなら、午前中に専門的な会合が、午後は結婚式が予約されることもあるでしょう。
総合イベント管理ツールのメリット
イベント企画担当者がイベントに関する各情報を確認するために、分厚いバインダーをめくったり、延々と続くスプレッドシートをクリックしたりする時代は終わりを迎えています。イベント管理ツールを使用すれば、必要な資金調達や貴重なカンファレンスを準備する際のストレスが大幅に軽減されるのです。
イベント管理ツールがあれば、一人の企画担当者に負担をかけるのではなく、チームが協力して目標を達成できます。また、マネージャーはオンライン上で承認や委任をすることが可能です。関係者やスポンサーは、多忙な企画担当者たちに報告書の提出を求めることなく、イベントの詳細を確認できるでしょう。これらの要素がすべて連携して、参加者のイベント体験を向上させ、次回のイベントへの来場を促すことができるのです。
画像：StockSnap
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