Googleフォームに電子サインを追加する方法
- Google Workspace Marketplaceで署名アプリを検索します。
- ワークスペースにアドオンをインストールします。
- 署名を追加したいフォームを開きます。
- 右上のアドオンセクションをクリックします。
- 署名アドオンを選択します。
- 必要なアクセス許可を有効にします。
- フォームをカスタマイズして公開します。
会計事務所、非営利団体、イベント企画会社などで、オンラインフォームが必要な場合に、ビジネスの改善や、イベント開催のための貴重で実用的なデータやフィードバックを収集する簡単で便利な方法です。
さらに、電子サインの発展により、オンラインフォームは、今までのように署名するための物理的な紙の書類を印刷し、郵送するという、時間とコストがかかり、環境的にも無駄の多いプロセスに取って代わることができます。電子サイン機能を備えたフォームビルダーを使えば、契約書やドキュメントへの署名、承認ワークフローの作成、プロジェクトでの共同作業がこれまで以上に簡単になります。
残念ながら、すべてのオンラインフォームビルダーが電子サイン機能を使えるわけではありません。
とはいえ、ちょっとした回避策があります。ここではフォームに電子サインを追加し、Googleフォームで署名を集める方法を紹介します。
Googleフォームに署名を追加する方法
Googleフォームにはネイティブの電子サイン機能がないため、まずアドオンをダウンロードする必要があります。この署名アドオンは、署名に法的拘束力を持たせることはできませんが、クラスの遠足フォームや簡単な従業員フィードバックアンケートのような、あまりフォーマルでない場面では有効です。
人気の署名アドオンを使って、Googleフォームのフォームに署名を追加する方法をご紹介します。
- Googleフォームのホームページに移動し、署名を追加したいフォームを選択します。
- 画面右上の縦に並んだ3つの点をクリックし、アドオンを取得を選択します。
- アプリの検索ボックスに「署名」と入力し、表示されたら選択してインストールします。注：Adobe Signを含む、他の様々な署名アドオンオプションも表示されます。
- 署名アドオンをインストールした後、それを機能させるには、フォームの回答を収集し、保存するためのスプレッドシートを作成する必要があります。これを有効にするには、回答タブの下にある緑色のスプレッドシートのアイコンを選択します。
- 次に、設定タブで 回答に移動し、ログインの必須の下に表示されている両方のオプションをオフに切り替えます。これにより、組織外の回答者がオンラインフォームに回答できるようになり、回答を 1 回に制限するという制限がなくなります。
- 次に、署名フィールドの追加を開始します。これを行うには、ページ上部のパズルのピースアイコンを選択し、署名アドオンを開きます。
- ドロップダウンから、複数署名（新規）または、1人の署名のみが必要な場合は単一署名を選択します。
- 受信した署名の表示リンクを保護するのチェックを外すと、署名を表示できるようになります。
- 次に、署名メニューからテストリンクを選択し、フォームをプレビューしてください。すべて正常に動作している場合は、緑色の署名ページを表示ボタンが表示されます。これは、回答者が署名プロセスを完了するために、クリックする必要があるボタンと同じで、フォームに署名するために別のページにリダイレクトされます。
- 最後に、リンクが機能することを確認したら、署名のポップアップから、リンクを取得ボタンをクリックし、フォームリンクをコピーし、回答者と共有します。 このリンクを使用してフォームを共有することが、回答者がGoogleフォームのフォームに署名することができる唯一の方法です。Googleフォームのフォームを、他の人と共有する通常の方法で共有した場合、署名機能は動作しませんのでご注意ください。
しかし、このGoogleフォームの署名方式の最大の問題点は、技術的にまだ本当の電子署名ではないということです。Googleフォームでは、署名者の身元を、意味ある方法で証明することはできず、ユーザーに法的保証やデータ保護の保証を与えることはできません。
署名がどのように作成されたかを特定する確認書、または電子署名で署名されたことを証明するテキストやグラフィックが、署名された記録に追加されない場合、不正な電子署名を集めたり、契約から手を引かせたり、署名者が署名内容を理解していなかったと虚偽の主張をしたりする危険性があります。
例えばDocuSignやAcrobat Signのような電子署名ソフトウェアは、Googleフォームとは異なり、誰が、いつ、どこで署名したかといった追跡可能な情報を含むセキュリティ証明書を生成します。このソフトウェアは、E-Sign法（Electronic Signatures in Global and National Commerce Act）とUETA法（Uniform Electronic Transactions Act）の両方に準拠しており、署名されたドキュメントに何らかの問題が発生した場合、問題の電子署名を検証するのに役立ちます。
Google フォームの代替
オンラインフォームに電子サインが必要な場合、Google フォームは最適な選択肢ではないかもしれません。また、利用可能な色、フォント、テンプレートなど、フォームのデザインやカスタマイズの選択肢がかなり限られています。オンラインフォームの作成と電子サインのニーズによりマッチするツールとしては、DocuSign、Acrobat Sign、PandaDoc、Jotformサインのような人気の電子サインソフトウェアへの投資をご検討ください。
これら4つのオプションはすべて包括的でユーザーにとって使いやすく、強力なサードパーティ製アプリと統合されているため、電子ドキュメントの作成、署名、共有を瞬時に行うことができます。
Jotformサインを使い、電子サインを安全かつセキュアに収集・保管する方法を詳しく見ていきましょう。
Jotformサインで電子サインを追加する方法
Googleフォームと同様、Jotformサインも使いやすく、コーディングの必要もありません。それに加えて、Jotformサインには様々な追加機能、統合オプション、カスタマイズツールがあり、あなたの組織にとってより良い選択となる可能性があります。
Jotformサインを使えば、600種類以上の既成の電子サインテンプレートをカスタマイズして、署名し、同僚や顧客と共有できるだけでなく、以下のような使い方も可能です。
- 承認ワークフローの自動化。
- 同僚や従業員とのコラボレーションやコミュニケーション。
- 一度に複数の回答を収集。
- 実用的なデータ主導のレポートを作成。
- 監査証跡を作成し、署名プロセスの最初から最後までを完全に管理。
- アプリ、テーブル、eコマースストアを構築。
Googleフォームは基本的なフォームの作成やデータ収集には十分な機能を備えていますが、回答者数が多く複雑なプロセスには、Jotformサインのような強力なソリューションが必要です。この強力なプラットフォームは、電子サインを収集するために必要なすべてのツールを備えており、組織の時間、コスト、ストレスを削減します。
Jotformサインのような適切なツールを活用することで、文書の取り扱い方法を変革し、安全で効率的、そしてプロフェッショナルなプロセスを実現することができます。さあ、今すぐ署名のためにドキュメントを送信しましょう。
契約書や契約書のテンプレートに依拠する前に、必ず弁護士にご相談ください。上記の内容は情報提供のみを目的としています。
コメントの送信: