Googleフォームでメールアドレスを収集する方法

Google Workspace（旧G Suite、Google Apps）は強力なビジネスツールです。このシリーズには、Googleドライブ、Gmail、Googleフォームなどのアプリが含まれています。Googleフォームをまだご存じない方のためにご説明すると、Google フォームではフォームを作成およびカスタマイズし、さまざまな方法で共有し、データやフィードバックを収集できます。これは、ビジネスにとって潜在的に価値のあるツールと言えるでしょう。

見込み客からメールアドレスを収集することは、どんなビジネスにとっても営業パイプラインの重要なステップとなります。そしてGoogleフォームは、そのプロセスを支援してくれるツールです。フォームの使用方法と作成方法にもよりますが、メールアドレスを簡単に収集し、ダウンロードしてビジネスCRMにアップロードできるため、見込み客を確実に把握し、パイプラインの次のステップに誘導することができるのです。

Googleフォームでメールアドレスを収集する

Googleフォームはメールアドレスを収集できる機能が備わっているため、フォーム内にEメールアドレス入力フィールドを設ける必要はありません。Googleフォームでメールアドレスを収集するには、以下の手順に従ってください：

• Googleアカウントにログイン
• 新しいGoogleフォームを開く
• 「設定」タブをクリック
• 「回答」セクションを展開し、「メールアドレスを収集する」を「確認済み」か「回答者からの入力」に切り替える
• 「回答」タブに移動 
• スプレッドシートのアイコンをクリックし、収集したメールアドレスをGoogleスプレッドシートに保存

これだけで完了です。フォームの他の部分は必要に応じて編集できます。この状態でフォームを回答者に共有すると、回答者はメールアドレスを入力しなければ、回答を送信できなくなります。

メールアドレスを自動的に収集するようにフォームを設定する

Googleフォームを共有するために送信した後で、メールアドレスを収集する設定を忘れていたことに気づくことはよくあることでしょう。フォームで収集した情報をどのように使用するかにもよりますが、回答者からアドレスを収集できなかった場合、プロセスを最初からやり直す必要があるかもしれません。

しかし、自動フォーム設定を使用することで、こうしたミスを防ぐことができます。この設定があれば、どのフォームを送信する場合でも、フォームへの回答を完了する前に回答者にメールアドレスの入力を求めることができるのです。設定方法は以下のとおりです：

1. Googleアカウントにログイン
2. 新しいフォームを開く
3. 「設定」タブをクリック
4. 「デフォルト」セクションで、「フォームのデフォルト設定」をクリックして展開
5. 「デフォルトでメールアドレスを収集する」をオンにする

この方法は、デフォルトの設定を変更し、今後作成するすべてのフォームでメールアドレスが自動的に収集されるようにします。この変更は、現在作業中のフォームではなく、今後作成するフォームに限り適用されることに注意してください。

また、特定の状況でメールアドレスが不要と判断した場合には、個々のフォームでこの設定を手動で変更することができます。デフォルトのフォーム設定を変更することは、常に必要なデータを収集できるようにするための安全策です。

送信されたフォームからメールアドレスを収集する

Googleフォームから収集したすべてのメールアドレスと回答をGoogleスプレッドシートに記録することができかす。この設定を有効にするには、フォームを開き、フォームの一番上にある「回答」タブをクリックしましょう。そこから、タブの右側にある緑色のスプレッドシートアイコンをクリックし、希望の回答の送信先を選択します。これでフォーム回答者全員分のメールアドレスを含む、収集したデータを表示および編集できるようになります。

また、回答者のメールアドレスやその他のフォーム回答をCSVファイルとしてダウンロードすることも可能です。

Jotformでメールアドレスを収集する

Jotformもメールアドレスを集めるのに役立つツールです。Jotformの豊富なテンプレートライブラリを使えば、メール登録フォームテンプレートのようなカスタマイズ可能なテンプレートが見つかるでしょう。

Jotformを使ってメールアドレスを収集すれば、効率的でシンプルなプロセスで、回答者から必要なデータを確実に収集することができるようになります。フォームにメールアドレスフィールドを追加するのは簡単で、メールフィールドをフォームにドラッグ＆ドロップするだけです。回答者全員がメールアドレスを記入してくれるように、このフィールドを「必須」に設定することも可能です。これにより、メールアドレスなしで回答が送信されることを防ぐことができます。

データの信頼性を高めるために、JotformではEメール検証ウィジェットも提供しています。このウィジェットは、入力されたメールアドレスに確認コードを送信することで、メールアドレスをリアルタイムで検証し、偽造または誤ったメール アドレスの可能性を軽減します。さらに、Jotformアカウントを持っている他のユーザーに、フォームを簡単に共有・割り当てすることもできます。

Eメールを効果的に使う

しかし、メールアドレスを収集することは、プロセスの最初のステップに過ぎません。収集したメールアドレスを価値あるものとするためには、そのメールアドレスを効果的に利用する必要があるのです。

各回答者から収集した情報をCRMにアップロードすると、データ整理に役立ちます。これは、会社が回答者に適切なコミュニケーションを送っていることを確認する効果的な方法でもあります。新しい見込み客に紹介メールを送ったり、メールマガジンに登録した顧客を適切なリストに追加したりすることもできるでしょう。

適切なフォームと適切なテクノロジーがあれば、メールアドレスを収集することは難しくはありません。GoogleフォームもJotformも、マーケティングや販売のプロセスに組み込める便利なツールとして活用できるでしょう。