Google Forms è uno strumento pratico e intuitivo e viene spesso scelto perché è uno dei tanti servizi gratuiti e affidabili di Google.
Tuttavia, presenta alcune limitazioni. Quando Google ha lanciato Forms, era uno dei pochi strumenti disponibili e non era ancora chiaro cosa cercassero davvero le persone in un modulo.
Nel corso degli anni, le esigenze degli utenti si sono evolute, ma Google ha fatto ben poco per sviluppare o migliorare i moduli. È forse anche per questo che non c’è ancora un’opzione diretta per limitare le date che gli utenti possono scegliere.
Ma non preoccuparti. Con un pizzico di creatività si può aggirare quasi ogni limite, e in questo articolo scoprirai qualche soluzione pratica e veloce, raccontata sotto forma di breve storia.
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Jotform mette a disposizione uno strumento completo per creare moduli, progettato per funzionare perfettamente anche da mobile e con più integrazioni rispetto a qualsiasi altro servizio. È ideale per ricevere pagamenti, automatizzare il lavoro, acquisire lead e altro ancora.
Pulizia della spiaggia
Quando le temperature aumentano, tutti si dirigono verso una spiaggia sul lago Scaggins. A fine estate, però, diventa una zona disastrata.
Così, ogni anno Bill, Linda e Sheryl creano un comitato per coordinare la pulizia della spiaggia subito dopo il 1º di settembre. Invitano dei volontari a partecipare. Solitamente basta una giornata per completare il lavoro, ma quest’anno la spiaggia ha subito maggiori danni per via del crescente numero di campeggiatori.
I membri del comitato per la pulizia hanno concordato che ci sarebbero voluti due o tre giorni quest’anno. Tuttavia, è già difficile convincere le persone a partecipare anche solo per un giorno, e sapevano che quasi nessuno si sarebbe presentato per tutti e tre.
Perciò hanno deciso di permettere alle persone di partecipare in uno dei tre giorni previsti per la pulizia. Però volevano anche sapere quante persone sarebbero venute in ciascun giorno, quindi hanno creato un modulo per scoprire chi avrebbe partecipato in ognuna delle tre giornate.
Limitare le date: l’opzione elenco a discesa
Il comitato ha prima provato ad aggiungere un campo data al modulo.
Bill si è accorto rapidamente che non poteva limitare la selezione della data ai soli tre giorni previsti per la pulizia. Quando ha aggiunto il calendario, le persone potevano scegliere qualsiasi data desiderassero.
La situazione lasciava ampio margine di errore e non poteva andare bene. Perciò Bill ha inserito un campo a discesa per far selezionare agli utenti il giorno in cui volevano partecipare.
Era abbastanza facile da impostare e tutti pensavano di aver finito. Ma quando hanno provato a visualizzare l’anteprima del modulo, Sheryl ha realizzato un altro problema.
Il fatto che probabilmente le persone non si sarebbero presentate in più giorni non significava che fosse impossibile. E se qualcuno volesse davvero aiutare per tutti e tre i giorni, o anche solo per due?
Limitare le date: l’opzione con la casella di controllo
Quindi l’idea dell’elenco a discesa si rivelò un fallimento, perché permetteva solo una scelta. Così hanno dovuto ricominciare da capo.
Dopo qualche clic e una breve discussione, si sono resi conto che l’elenco a discesa non serviva affatto. Potevano semplicemente usare delle caselle di controllo. In effetti, passare dall’elenco a discesa alle caselle è stato facile come cambiare il tipo di campo: non hanno nemmeno dovuto reinserire le opzioni.
Erano soddisfatti del modulo e lo hanno inviato a tutti i volontari presenti nella lista email. La pulizia è andata benissimo, e tutti si sono divertiti a prendersi cura della propria comunità.
In effetti, l’evento ha avuto così tanto successo che il rifugio per animali municipale ha deciso di contattare il comitato. Il rifugio voleva che il comitato coordinasse le attività di volontariato per la stagione dei gattini del prossimo anno.
Tra marzo e ottobre, arrivano al rifugio centinaia di gattini, per questo si parla di “stagione dei gattini”. Il rifugio cercava volontari per dare supporto nell’affidamento, nell’ingresso degli animali e nelle adozioni, tre volte a settimana per l’intera stagione.
Il comitato accettò di aiutare, ma si rese conto che creare un Google Form per gestire i turni come avevano fatto con la pulizia non sarebbe stato sufficiente. Avevano bisogno di uno strumento più sofisticato che permettesse loro di controllare effettivamente le date dei volontari. Ed è proprio in quel momento che Linda scoprì Jotform.
Trovare l’opzione migliore per limitare le date
Linda fece una ricerca su Google e diede un’occhiata a diversi strumenti per creare moduli online. Si rese conto che con la versione gratuita di Jotform il comitato poteva fare molto di più rispetto a qualsiasi altro strumento che aveva valutato.
Inoltre, trovò la funzione esatta di cui avevano bisogno per gestire i futuri sforzi dei volontari. Nel campo Selettore Data di Jotform è già inclusa un’opzione per limitare le date. Ancora meglio, trovò uno strumento chiamato Tabelle Jotform che funziona come un foglio di calcolo avanzato, simile ad Airtable. Con questo avrebbero potuto gestire e coordinare in modo più efficace i turni dei volontari.
Linda mostrò Jotform al team, e tutti furono subito d’accordo che si trattava di una soluzione molto migliore. Grazie a Jotform, il comitato era fiducioso e pronto per la stagione dei gattini.
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